Początek nowego roku skłania nas do głębszych analiz i podsumowań. Dotyczy to nie tylko życia osobistego, ale również zawodowego. Pracownicy chcący rozwijać swoje kompetencje, często oczekują od swoich przełożonych informacji zwrotnej dotyczącej jakości pełnionych przez nich obowiązków. Firma konsultingowa Zenger Folkman zgodnie przyznaje, iż 72% badanych wskazuje informację zwrotną od szefa, jako największe wsparcie w karierze. Natomiast 92% uważa, że dobrze przekazana konstruktywna krytyka znacząco poprawia wyniki. Zatem, jakie metody zastosować, by umiejętnie przekazać pracownikowi istotne kwestie dotyczące jego pracy? Z pomocą przychodzą metody: feedback i feedforward.
Feedback – co to takiego?
Metoda feedbacku początkowo może zostać błędnie odebrana jako przejaw krytyki, jednak stosowana poprawnie stanowi bardzo dobrą metodę uczenia się człowieka o samym sobie poprzez informacje zwrotne od innych osób, np. naszych współpracowników. Tak pielęgnowane spojrzenie na kulturę feedbacku, zwiększa szansę na jego poprawne przyjęcie i wprowadzenie zmian sprzyjających efektywności.
Skąd obawa przed otrzymaniem feedbacku pomimo świadomości jak bardzo jest pomocny?
Jedną z podstawowych potrzeb człowieka jest poczucie bezpieczeństwa. Zaspokajając ją, stajemy się bardziej efektywni, nie odczuwamy ciągłego niepokoju czy niepewności. Takie odczucia mogą wręcz demotywować i paraliżować. W kontekście pracy, taka potrzeba zostaje zaspokojona nie tylko, gdy podpisujemy umowę z pracodawcą. Potrzebna nam jest jeszcze informacja, odnośnie tego jak wykonujemy swoje zadania. Wśród większości ludzi pojawia się jednak lęk przed oceną, która często kojarzy nam się z krytyką i stygmatyzowaniem.
Obawa przed feedbackiem wynika z:
-
zachwiania poczucia bezpieczeństwa,
-
zagrożenia dla samooceny,
-
lęku przed oceną,
-
obawy przed poczuciem bycia niekompetentnym.
Jakie są zasady poprawnie udzielanego feedbacku?
Jednym z kluczowych czynników prowadzących do wzrostu efektywności pracownika jest zapewnienie mu poczucia bezpieczeństwa poprzez stosowanie odpowiednich metod udzielania informacji zwrotnych. By minimalizować nieprzyjemne odczucia związane z postrzeganiem feedbacku jako oceny i krytyki, warto pamiętać o fundamentach, na których opiera się ta metoda oraz 6. krokach pozytywnego feedbacku.
Zasady poprawnie udzielanego feedbacku:
-
Powinien stanowić metodę konstruktywnego wskazania kierunku możliwości.
-
Powinien być odbierany jako stały element współpracy.
-
Osoba odbierająca feedback powinna znać swoje obowiązki i mieć od początku jasno określone wymagania.
-
Feedback dotyczy konkretnych zachowań oraz faktów. Nie może dotyczyć ogólnego postrzegania danej osoby. Nie ma tu miejsca na domysły i wróżbiarstwo typu: Wiem co myślałeś/czułeś.
-
Jest formułowany w sposób nieoceniający.
-
Jest udzielany w trakcie lub zaraz po zaistniałym zdarzeniu.
-
Powinien zawierać nie więcej niż 1-2 elementy (zdarzenia, sytuacje o których mowa).
-
Feedback nie jest monologiem. Zawsze jest to komunikacja dwukierunkowa, podczas której obie strony starają się wypracować konkretne rozwiązanie i poprawić sytuację.
-
Feedback tylko w niewielkiej części powinien odnosić się do zachowania/sytuacji. W największej mierze powinien zmierzać do rozmowy i poszukiwań konkretnych rozwiązań sprzyjających efektywności.
6 kroków pozytywnego feedbacku można natomiast poprowadzić w następujący sposób:
-
Podaj cel.
-
Opisz szczegółowo to, co obserwujesz.
-
Opisz swoje reakcje.
-
Daj drugiej osobie możliwość przedstawienia jej stanowiska w tej sprawie.
-
Zaproponuj konkretne rozwiązania.
-
Podsumuj i wyraź swoje wsparcie.
Feedback i feedforward – metoda sprzyjająca otwartości
Umiejętnie udzielany feedback i feedforward stanowi pomocną technikę budowania efektywności oraz zaufania poprzez okazywane wsparcie członkom zespołu. Jednak z uwagi na wciąż silnie zakorzenioną obawę przed oceną, której unikamy, proponowana jest odmienna forma dostarczania informacji zwrotnej. Forma, która zdecydowanie intensywniej skupia się na przyszłości zamiast na zdarzeniach przeszłych.
Feedforward to odwrócona forma zbierania informacji dotyczących wykonywanych przez siebie zadań i dalszego rozwoju. Odbiorca informacji zwrotnej samodzielnie inicjuje rozmowę poprzez pytanie z danego obszaru.
Feedforward powinien zawierać 4 kluczowe elementy:
-
Wybór obszaru – podstawą ukierunkowanej rozmowy jest wybór czego mają dotyczyć jej fundamenty. Zdecyduj czego dotyczyć ma dialog.
-
Sformułowanie celu – konieczne jest jasne ustalenie celu, jaki przed sobą stawiamy, a którego przedstawienie rozmówcy skłoni go do udzielenia ci informacji zwrotnej.
-
Prośba o pomysł – zacznij rozmowę. Jeśli twoim celem jest poprawa komunikacji w konkretnym obszarze możesz zapytać: chciałbym lepiej komunikować pracownikom zakres ich zadań. Masz może pomysł, co mógłbym poprawić/zmienić?
-
Uważne słuchanie – kluczem do odniesienia sukcesu w tej metodzie jest nie tylko ośmielenie pracowników. Fundament stanowi również uważne słuchanie ich odpowiedzi. Mogą bowiem pojawić się w nich wskazówki dostarczające zdecydowanie większej liczby informacji, np. na temat relacji w zespole, konfliktów, które są w fazie początkowej, tego jak pracownicy postrzegają pracodawcę.
Feedback i feedforward – stematyczność przekazu sprzyja efektywności
Podsumowując, metody feedback i feedforward stosowane umiejętnie, otwarcie i z poszanowaniem rozmówcy, z czasem przybierają formę komunikacji opartej na pełnym zaufaniu. By mogło się stać, istotna jest systematyczność przekazu. Zmiany są możliwe jedynie wówczas gdy uświadamiamy sobie obszar, który tego wymaga. Również pracownik świadomy tego, nad czym powinien popracować będzie mógł zwiększać swoją efektywność.
