Ujęcie faktury w księgach rachunkowych a data jej wystawienia w KSeF

Kluczowym zagadnieniem dla wielu przedsiębiorców jest ustalenie relacji pomiędzy datą wystawienia e-faktury w KSeF a momentem jej ujęcia w księgach rachunkowych jednostki. W obliczu nowych regulacji istotne staje się zrozumienie skutków prawnych sytuacji, w której data wystawienia faktury w programie księgowym różni się od daty przesłania dokumentu do systemu KSeF, co bezpośrednio wpływa na rzetelność prowadzonej ewidencji.

Data wystawienia e-faktury a Krajowy System e-Faktur

Zgodnie z regułą podstawową ujętą w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT regułą generalną jest powstanie obowiązku podatkowego z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

W konsekwencji dla zastosowania owych reguł generalnych podatnik musi każdorazowo ustalić moment dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, dlatego że, po pierwsze, w tym momencie powstaje obowiązek podatkowy, a po drugie, moment ten wyznacza ramy czasowe dla wystawienia faktury dokumentującej tę czynność.

Jeżeli więc dostawa towarów została dokonana np. 10 maja, to obowiązek podatkowy powstanie 10 maja, natomiast faktura powinna zostać wystawiona do 15 czerwca. Przy czym podatnik rozliczający się w okresach miesięcznych podatek należny wynikający z przedmiotowej dostawy powinien rozliczyć w rozliczeniu za maj, a zatem w rozliczeniu składanym do 25 czerwca.

Analogiczną regułę ustawodawca przewiduje w odniesieniu do płatności otrzymanych od podatnika przed dokonaniem czynności. Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 tej ustawy, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Przechodząc do kwestii związanych z datą wystawienia e-faktury, wskażmy, że zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego.

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania faktury do KSeF – przy założeniu, że data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1, jest tożsama z datą przesłania faktury do KSeF. Jest to przypadek wystawienia faktury w trybie ONLINE.

Moment wystawienia faktury został określony w przepisach ustawy także dla sytuacji opóźnień technicznych lub awarii systemu. W ustawie KSeF przewidziano i uregulowano następujące przypadki:

1. niedostępność KSeF związana z zaplanowanymi pracami serwisowymi tego systemu – tzw. tryb offline;
2. awaria KSeF (ogłaszana w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu);
3. awaria systemu (ogłaszana w środkach społecznego przekazu);
4. możliwość wystawienia faktury w trybie offline24, w sytuacji np. braku tymczasowego dostępu do internetu u podatnika.

W przypadku gdy data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1, to w myśl art. 106nda ust. 16 ustawy faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie OFFLINE24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1 (a nie data przesłania jej do KSeF).

Jak bowiem podaje przywołany art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT, za fakturę wystawioną w trybie OFFLINE24 uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazana na tej fakturze.

Wskazany powyżej tryb OFFLINE24 polega na możliwości dobrowolnego wystawienia faktury w postaci elektronicznej (tzw. tryb offline24), jeśli zostanie ona:

• wystawiona zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, oraz
• przesłana niezwłocznie do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.

Wybór tego trybu wystawiania faktur jest dobrowolny, np. można z niego skorzystać w sytuacji braku możliwości wystawienia faktury w trybie online lub konieczności wystawienia faktur na rzecz podmiotu innego niż zarejestrowany do VAT, nieposługującego się NIP-em, w tym na rzecz konsumenta i podmiotu zagranicznego, lub dla podmiotu korzystającego ze zwolnienia w procedurze SME.

Jednocześnie wprowadza się zasadę ogólną, że faktura wystawiona w trybie offline24 na rzecz podmiotów gospodarczych (podatników krajowych) zawsze jest otrzymywana przez te podmioty w KSeF. Datę wskazaną przez podatnika w polu P_1 w takiej fakturze uznaje się za datę wystawienia faktury w trybie offline24.

Ujęcie faktury w księgach rachunkowych w kontekście KSeF

Mając na uwadze powyższe wyjaśnienia, zastanówmy się, co w przypadku gdy  data wystawienia faktury w programie księgowym będzie się różnić od daty przesłania faktury do systemu KSeF. W tym zakresie pojawia się pytanie, jaką datę należy uwzględnić w księgach.

Zaznaczmy, że zgodnie z art. 21 ust. 1 i 1a Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W odpowiedziach MF na pytania dotyczące KSeF możemy przeczytać (https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/):

„Istnieją systemy, w których wygenerowanie numeru faktury wiąże się z faktycznym wystawieniem tej faktury z określoną datą. Nie ma możliwości zmiany daty wystawienia faktury, jeśli faktura nie zostanie przesłana do systemu w tym samym dniu. Tym samym data wystawienia wskazana w polu P_1 będzie inna niż data faktycznej wysyłki do KSeF. Jak rozwiązać powyższy problem?

Okoliczność, że w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF, nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę. Powyższe należy uwzględnić w systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji”.

Biorąc zatem pod uwagę powyższe wyjaśnienia, trzeba stwierdzić, że w księgach rachunkowych jednostki należy uwzględnić zarówno fizyczną datę wystawienia faktury, jak i datę wysyłki e-faktury do KSeF.