W kontekście wprowadzenia regulacji na temat fakultatywnego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i wystawiania e-faktur pojawia się kilka wątpliwości praktycznych. Wśród przedsiębiorców coraz częściej pada pytanie, jak wygląda zmiana daty wystawienia faktury w przypadku wysyłki do KSeF. Zbadamy aktualne przepisy prawa oraz stanowisko MF w tym zakresie.
Wystawianie e-faktur
System KSeF został wprowadzony 1 stycznia 2022 roku i na tym etapie ma on charakter fakultatywny. Podatnicy, którzy zdecydują się na korzystanie z niego, mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Administratorem KSeF jest Szef KAS. System ten jest systemem teleinformatycznym służącym przede wszystkim do wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania e-faktur.
Należy jednak pamiętać, że w ramach KseF Szef KAS ma również możliwość dokonywania analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Wystawca e-faktury w ramach korzystania z KseF otrzymuje konkretne informacje o:
- dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem, o którym mowa w art. 106nc ust. 3,
- braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF.
Jeżeli chodzi o zakres podmiotowy, to z KSeF mogą korzystać:
- podatnik,
- podmioty wskazane przez podatnika,
- podmioty w trybie egzekucji,
- osoby fizyczne wskazane przez podmioty w trybie egzekucji,
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
- podmioty inne niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.
Zmiana daty wystawienia faktury a KSeF
Reguła ogólna wyrażona w art. 106i ust. 1 ustawy VAT podaje, że fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2–9.
Ponadto, jak wskazuje art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy VAT, wśród elementów faktury znajduje się data jej wystawienia.
Można wskazać, że regulacją szczególną w tym zakresie, jest art. 106na ustawy VAT, który odnosi się do faktur ustrukturyzowanych, czyli tzw. e-faktur.
Zgodnie z brzmieniem tego przepisu fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w nim numeru identyfikującego tę fakturę.
Następnie wskażmy, że faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego (art. 106nc ustawy VAT).
Problem ze zmianą daty wystawienia faktury może pojawić się w sytuacji, gdy podatnik we własnym systemie wystawi ją jednego dnia (np. 31 stycznia), ale prześle do KSeF w dniu następnym (1 lutego). Pojawia się zatem pytanie i jednocześnie spora wątpliwość, w jaki sposób należy rozpatrywać taki przypadek.
Na stronie podatki.gov.pl w części dotyczącej pytań i odpowiedzi dotyczących funkcjonowania KSeF na pytanie o podobny stan faktyczny tzn.:
„Istnieją systemy, w których wygenerowanie faktury wiąże się z faktycznym wystawieniem tej faktury z określoną datą. Nie ma możliwości zmiany daty wystawienia faktury, jeżeli faktura nie zostanie przesłana do systemu w tym samym dniu. Tym samym data wystawienia wskazana w polu P_1 będzie inna niż data faktycznej wysyłki do KSeF. Jak rozwiązać powyższy problem?”.
Resort finansów udzielił następującej odpowiedzi:
„Okoliczność, iż w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę. Powyższe należy uwzględnić w systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji”.
W rezultacie bezwzględnie w takim przypadku należy uznać, że data wystawienia e-faktury to data przesłania jej do KSeF.
Oczywiście problem ten pojawia się w przypadku wystawiania i wysyłania faktury do KSeF w różnych okresach rozliczeniowych. Większych problemów nie rodzi przypadek, w którym wystawienie i wysyłka mają miejsce w tym miesiącu (kwartale).
Podsumowując powyższe, zmiana daty wystawienia faktury w KSeF nie jest możliwa, ponieważ przepisy ustawy VAT wprost wskazują, że niezależnie od daty wygenerowania faktury przez wewnętrzny system księgowy, datą wystawienia faktury jest dzień przesłania jej do KSeF.
Data wystawienia faktury w KSeF w pytaniach i odpowiedziach
Jak ustalić datę wystawienia e-faktury?
Czy można zmienić datę wystawienia e-faktury?
