0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

Odliczenie VAT od faktur wystawionych w KSeF

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Już od dłuższego czasu funkcjonuje w polskim systemie prawnym Krajowy System e-Faktur. System KSeF administrowany i udostępniany jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wraz ze wdrożeniem systemu pojawiły się liczne pytania odnośnie do tego, jak zachować się zarówno w przypadku faktur wystawianych, jak i otrzymywanych przez KSeF względem VAT. Kiedy możliwe jest odliczenie VAT od faktur wystawionych w KSeF? Sprawdźmy!

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur

System elektroniczny KSeF administrowany jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Za pomocą systemu KSeF przesyłane są pomiędzy przedsiębiorcami elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, KSeF realizuje poniższe funkcje:

  1. nadaje uprawnienia oraz uwierzytelnia i obsługuje użytkowników systemu,
  2. umożliwia wystawianie, wysyłanie, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, faktur korygujących ustrukturyzowanych,
  3. umożliwia podgląd wystawionych i odebranych faktur ustrukturyzowanych,
  4. kontroluje prawidłowość danych na wystawianych fakturach,
  5. archiwizuje wszystkie faktury wystawione w systemie,
  6. wszystkie faktury wystawione w systemie posiadają specjalny numer identyfikacyjny,
  7. wszystkie faktury są wystawiane według jednolitego, ustandaryzowanego wzoru,
  8. powiadamia podatników o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej albo odrzuceniu faktury.

W systemie KSeF nie na możliwości wystawiania not korygujących.

Kto może założyć konto na KSeF?

Obecnie z systemu KSeF mogą korzystać uwierzytelnieni:

  1. podatnicy lub podmioty wskazane przez podatnika,
  2. organy egzekucyjne lub komornicy, lub osoby fizyczne wskazane przez te podmioty,
  3. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne, lub komornicy nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
  4. inne podmioty, wskazane przez osoby fizyczne korzystające KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Wystawianie faktury ustrukturyzowanej

Podatnik, który dokona rejestracji w systemie KSeF, może wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu systemu KSeF wymaga wcześniejszej zgody odbiorcy faktury co do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych tym właśnie kanałem.

Warto wspomnieć, że wystawienie faktury ustrukturyzowanej i przekazanie jej odbiorcy może odbywać się dwojako:

  1. odbiorca zaakceptował możliwość odbioru faktury ustrukturyzowanej poprzez KSeF – sprzedawca wysyła do niego fakturę ustrukturyzowaną poprzez KSeF,
  2. odbiorca nie zaakceptował możliwości odbioru faktury ustrukturyzowanej poprzez KSeF – sprzedawca pobiera fakturę ustrukturyzowaną przez KSeF i wysyła ją do niego albo pocztą elektroniczną, albo w formie papierowej pocztą tradycyjną.

Nawet jeżeli odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie przez KSeF faktury ustrukturyzowanej, to sprzedawca może wciąż wystawić w systemie KSeF ustrukturyzowaną fakturę sprzedaży i przesłać ją w innej formie odbiorcy (mailem lub pocztą w formie papierowej).

Brak akceptacji odbioru faktury ustrukturyzowanej poprzez KSeF

Niezwykle ważną kwestią jest to, że nawet gdy odbiorca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktury poprzez KSeF, ale jest on zarejestrowany w KSeF, to może ją odnaleźć na podstawie poniższych danych:

  • numeru identyfikującego daną fakturę w KSeF,
  • numeru faktury,
  • NIP-u odbiorcy lub sprzedawcy, 
  • imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku tych danych,
  • kwoty należności ogółem.

Odliczenie VAT od faktur wystawionych w KSeF

Ogólna zasada mówi, że czynnemu podatnikowi VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT (w części lub w całości) z faktury dokumentującej zakupiony towar lub usługę, jeżeli te nabyte towary lub usługi:

  1. będą przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną VAT w części lub w całości,
  2. nie będą przeznaczone wyłącznie na sprzedaż zwolnioną z VAT,
  3. nie będą przeznaczone na użytek prywatny.

Prawo do odliczenia podatku VAT od nabytych towarów lub usług powstaje w rozliczeniu za okres (miesiąc), w którym dla tych nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy (obowiązek podatkowy u sprzedawcy). Nabywca towarów i usług musi więc zweryfikować, czy dla nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy (u sprzedawcy), czy też nie, ponieważ nie może odliczyć wcześniej podatku VAT. Natomiast, aby nabywca mógł zrealizować prawo do odliczenia podatku VAT, musi posiadać fakturę. Tak więc prawo do odliczenia podatku VAT nabywca zrealizuje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres (miesiąc), w którym otrzymał on fakturę lub dokument celny.

Co ciekawe, zgodnie z tym, co mówi art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Moment przydzielenia numeru identyfikującego fakturę wystawioną w systemie KSeF będzie jednocześnie momentem otrzymania faktury ustrukturyzowanej przez odbiorcę (przy założeniu, że wyraził zgodę na otrzymywanie tych faktur w systemie KSeF). Tak więc w tym momencie – w rozliczeniu za ten miesiąc podatnik – nabywca będzie mieć prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury ustrukturyzowanej.

Jeżeli nabywca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych z KSeF i np. pobrał jedynie fakturę albo otrzymał ją mailem od sprzedawcy, wówczas realizacja prawa do odliczenia VAT powstanie na zasadach ogólnych.

Faktura ustrukturyzowana korygująca

Zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy o VAT, jeżeli sprzedawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną w systemie KSeF, i jeżeli ma obowiązek wystawić fakturę korygującą, to również ona musi być wystawiona jako ustrukturyzowana w KSeF.

Przykład

Sprzedawca wystawił 1 marca 2023 roku fakturę ustrukturyzowaną poprzez system KSeF dokumentującą sprzedaż akcesoriów samochodowych nabywcy – podatnikowi VAT. Po 2 tygodniach i wspólnych uzgodnieniach sprzedawca zgodził się udzielić rabat nabywcy. Czy faktura korygująca powinna być wystawiona w KSeF?

W takim wypadku sprzedawca miał obowiązek wystawić fakturę korygującą ustrukturyzowaną w systemie KSeF. Z kolei nabywca ujął fakturę korygującą ustrukturyzowaną w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał w systemie KSeF.

Podatnik, który wystawia fakturę korygująca ustrukturyzowaną, poza podstawowymi elementami faktury korygującej ma obowiązek zamieścić na niej dodatkowo numer identyfikujący w KSeF fakturę ustrukturyzowaną, której dotyczy faktura korygująca ustrukturyzowana.

Faktury korygujące ustrukturyzowane wystawione w systemie KSeF rozliczane są względem VAT w dacie wystawienia takiej faktury. 

Odliczenie VAT od faktur wystawionych w KSeF w przypadku korekt in minus

Na mocy art. 86 ust. 19d ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi ujmuje w JPK_V7 fakturę korygującą in minus, otrzymaną w systemie KSeF w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Pytania i odpowiedzi w zakresie KSeF - wywiad w Ministerstwie Finansów

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów