Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i jestem czynnym podatnikiem VAT. Czy w okresie obowiązywania dobrowolnego korzystania Krajowego Systemu e-Faktur możliwe jest częściowe dokumentowanie w KSeF?
Łukasz, Kraków
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur jest rewolucyjną zmianą w odniesieniu do sposobu wystawiania faktur i przekazywania danych dotyczących zawieranych transakcji gospodarczych do organów podatkowych. KSeF wiąże się również ze zmianą i usprawnieniem obiegu dokumentów pomiędzy przedsiębiorcami. Ustawodawca, zdając sobie sprawę z tego, że systemy księgowe oraz przedsiębiorcy w Polsce potrzebują czasu na dostosowanie się do tych zmian wprowadził okres dobrowolności korzystania z KSeF.
Obowiązkowe dokumentowanie w KSeF
Zgodnie z informacjami przekazanymi na briefingu prasowym, który odbył się 24 kwietnia 2024 roku z udziałem Ministerstwa Finansów, resort poinformował, że podatnicy nie będą zobowiązani do fakturowania za pośrednictwem KSeF w 2024 roku ani nawet w 2025 roku!
Ministerstwo Finansów ogłosiło, że KSeF będzie obowiązkowy:
- od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln złotych obrotów),
- od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów.
Z chwilą kiedy dokumentowanie w KSeF stanie się obowiązkiem przedsiębiorcy, będzie on zobligowany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że z obiegu gospodarczego zostaną wycofane faktury papierowe oraz elektroniczne wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym, np. w PDF.
Warto jednak mieć na uwadze, że faktura ustrukturyzowana również jest fakturą elektroniczną, lecz wyłącznie w formacie XML. Zgodnie z definicją wskazaną w art. 2 ust. 32a ustawy o VAT przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Przygotowując się zatem na wdrożenie KSeF w prowadzonej działalności, wspomniane faktury będzie można wystawiać:
- bezpośrednio w KSeF lub
- za pośrednictwem systemu do fakturowania/ księgowego, który oferuje integrację z KSeF, np. system wFirma, który umożliwia przesyłanie do KSeF wystawianych faktur ustrukturyzowanych, a także ich odbieranie i automatyczne księgowanie w ewidencji.
Wiadomo już zatem, kiedy KSeF będzie obowiązkowy i dla podatników podstawową formą dokumentowania sprzedaży będzie faktura ustrukturyzowana wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.
Niemniej jednak, czy w okresie obowiązywania dobrowolnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych możliwe jest częściowe dokumentowanie w KSeF?
Częściowe dokumentowanie w KSeF w 2024 roku
Przedsiębiorca do momentu wejścia w życie obowiązkowego fakturowania w KSeF ma możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za jego pośrednictwem dobrowolnie.
Aby jednak wystawianie faktur w KSeF było możliwe, należy uwierzytelnić się w wersji produkcyjnej oferowanej przez Ministerstwo Finansów za pośrednictwem tzw. Aplikacji Podatnika KSeF. Uwierzytelnianie możliwe jest wyłącznie za pośrednictwem profilu zaufanego lub certyfikowanego podpisu elektronicznego przedsiębiorcy.
Generując token dla osoby trzeciej, można nadać jej następujące uprawnienia:
- dostęp do faktur;
- wystawianie faktur;
- przeglądanie uprawnień;
- zarządzanie uprawnieniami.
Przykład 1.
Pan Antoni planuje zacząć korzystać dobrowolnie z KSeF i dokumentować za jego pośrednictwem sprzedaż. Ma jednak wątpliwości, czy przystąpienie do KSeF będzie dla niego wiążące i czy będzie miał możliwość rezygnacji z dokumentowania sprzedaży w KSeF?
Do momentu wejścia w życie obowiązkowego korzystania z KSeF pan Antoni może część faktur dokumentować za pośrednictwem KSeF, a część poza nim. Przystąpienie do KSeF nie jest zatem obecnie wiążące dla podatnika i może on tylko częściowo dokumentować sprzedaż w KSeF.
Przykład 2.
Pani Anna zaczęła dobrowolnie korzystać z KSeF. Dotychczas wszystkie faktury wystawiała za pośrednictwem rządowej platformy. Jednak jeden z kontrahentów poinformował panią Annę, że dopóki dokumentowanie w KSeF nie jest obowiązkowe, to chce on otrzymywać faktury wystawiane poza platformą. Czy pani Anna ma prawo udokumentować tę sprzedaż poza KSeF?
Tak, pani Anna ma do tego prawo. W okresie dobrowolnego obowiązywania KSeF to podatnik decyduje, czy faktury wystawia za pośrednictwem KSeF w formie faktury ustrukturyzowanej, czy w formie dotychczas obowiązującej w obiegu gospodarczym, czyli jako faktura elektroniczna lub faktura papierowa.
Przykład 3.
Pan Marcin wystawia faktury za pośrednictwem KSeF. Jeden z kontrahentów dokonał zwrotu zakupionego towaru i poprosił o korektę faktury. Czy pan Marcin ma obowiązek wystawić fakturę korygującą w KSeF, czy może zrobić to poza platformą?
W przypadku wystawienia faktury pierwotnej w KSeF pan Marcin ma obowiązek wystawić korektę faktury również w KSeF, bowiem korekta ta wpływa na podstawę opodatkowania i kwotę podatku. Dodatkowo na wystawianej fakturze korygującej należy wskazać numer faktury pierwotnej nadany przez KSeF.
Przedsiębiorca może zatem dowolnie decydować, czy wystawiana przez niego faktura zostanie wystawiona w obecnie obowiązującej formie papierowej, elektronicznej, czy w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF.
Jakie korzyści daje dokumentowanie w KSeF?
Ministerstwo Finansów już na początku wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur zapowiadało, że dokumentowanie w KSeF przyniesienie sporo korzyści dla podatników.
Przedsiębiorca decydujący się na wyłączne dokumentowanie w KSeF zyskuje zatem:
- szybszy termin zwrotu VAT w ciągu 40 dni – podstawowy termin wynosi 60 dni;
- bezpieczeństwo w przechowywaniu danych w bazie Ministerstwa Finansów, które dostępne będą nawet w przypadku zaginięcia czy zagubienia dokumentów – oznacza to, że zostanie zlikwidowana konieczność wystawiania duplikatów tych dokumentów;
- automatyczne przekazanie dokumentów pomiędzy kontrahentami – wystawiana faktura automatycznie dostarczana jest na serwer Ministerstwa Finansów, z którego odbiorca faktury ma możliwość ją odebrać (o ile w okresie dobrowolnego KSeF dokumentuje sprzedaż za jego pośrednictwem);
- ujednolicenie wyglądu faktury, co zdecydowanie ułatwi weryfikację otrzymywanych dokumentów i ich księgowanie w systemie finansowo-księgowym.
Pytania i odpowiedzi w zakresie KSeF - wywiad w Ministerstwie Finansów
