Regulamin wynagradzania to dokument modyfikowany przez pracodawców w celu dostosowania systemu motywacyjnego do realiów rynkowych. Przeprowadzona w firmie zmiana regulaminu wynagradzania, obejmująca likwidację premii czy modyfikację dodatków, bezpośrednio wpływa na sposób ustalania podstawy wymiaru świadczeń chorobowych przez pracodawcę oraz ZUS. W tym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo postępować w przypadku modyfikacji zakładowych przepisów płacowych..
Ustalenie podstawy wymiaru zasiłków
Zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków przysługujących ubezpieczonym pracownikom zostały określone w art. 36 i następnych Ustawy z 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Podstawą wymiaru zasiłków (chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego i opiekuńczego) oraz świadczenia rehabilitacyjnego dla pracownika jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność ta powstała przed upływem tego okresu, podstawę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.
Powstanie niezdolności do pracy przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego powoduje to, że podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowić będzie wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy, w tym:
- wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości;
- wynagrodzenie miesięczne obliczone przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które ubezpieczony pracownik miał do przepracowania w tym miesiącu, jeżeli przepracował choćby 1 dzień;
- kwota zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłacona za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy, jeżeli pracownik nie osiągnął żadnego wynagrodzenia.
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru ustala się w ten sposób, że dzieli się wynagrodzenie osiągnięte przez ubezpieczonego pracownika za okres przyjmowany do wyliczenia podstawy wymiaru zgodnie z obowiązującymi przepisami przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Gdy w tym okresie dana osoba nie osiągnęła wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru:
- wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
- przyjmuje się, po uzupełnieniu wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.
Jakie składniki nie są uwzględnianie w podstawie wymiaru zasiłku?
W podstawie wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania świadczenia zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego świadczenia.
Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi zgodnie z zapisami umowy o pracę lub innego aktu, na mocy którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu nie będą uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia należnego za okres po tym terminie. Dotyczy to także innych składników, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu.
Do podstawy wymiaru wlicza się:
- premie,
- nagrody
- inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy:
- miesięczne – wlicza się do podstawy wymiaru w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru;
- kwartalne – wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy
- roczne – wlicza się do podstawy wymiaru w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.
Gdyby składniki nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat świadczeń, do podstawy wymiaru przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni.
Regulamin wynagradzania
Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownicy ci nie są objęci zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, który określałby warunki płacy oraz przyznawania innych świadczeń w sposób umożliwiający ustalenie indywidualnych warunków umów o pracę.
Pracodawca zatrudniający poniżej 50 pracowników może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie, jeśli osoby zatrudnione nie są objęte zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy układ zbiorowy nie określa warunków płacy oraz innych świadczeń w sposób umożliwiający ustalenie na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę.
Pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników ma obowiązek ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie, jeżeli z wnioskiem o jego wprowadzenie wystąpi zakładowa organizacja związkowa. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownicy ci nie są objęci zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, który określałby warunki płacy oraz przyznawania innych świadczeń w sposób umożliwiający ustalenie indywidualnych warunków umów o pracę.
Regulamin wynagradzania może przewidywać również inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania.
Regulamin wynagradzania obowiązuje do momentu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę.
Korzystniejsze dla pracowników postanowienia regulaminu wynagradzania z dniem jego wejścia w życie zastępują z mocy prawa dotychczasowe warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.
Elementy regulaminu wynagradzania
Przykładowe elementy regulaminu wynagradzania to:
- ogólne postanowienia (zakres zastosowania, zakres przetwarzania danych, okres przechowania danych),
- zasady wynagradzania (systemy płacowe, składniki wynagrodzenia, przyznawanie nagród, dodatki stażowe),
- wypłacanie wynagrodzenia (terminy wypłat, zasady wypłaty),
- zapisy dotyczące świadczeń związanych z pracą (nagrody jubileuszowe, wypłata wynagrodzenia chorobowego, zasady dotyczące diet służbowych i kosztów podróży),
- postanowienia końcowe (czas obowiązywania regulaminu, data wejścia w życie, sposób wyjaśniania wątpliwości).
Zmiana regulaminu wynagradzania
Zmiana w zakresie wypłaty danego składnika wynagrodzenia prowadzi do automatycznego przeliczenia świadczeń chorobowych. Przeliczenie dokonywane jest poprzez wyłączenie uwzględnianego wcześniej składnika wynagrodzenia lub uwzględnienie pomijanego wcześniej składnika wynagrodzenia.
- płatnik składek uprawniony do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym, czyli podmiot, który zgłasza do ubezpieczenia więcej niż 20 osób po wprowadzeniu zmiany w regulaminie wynagradzania,
- ZUS po przekazaniu informacji o zmianach regulaminu i ich zakresie
Przykład 1.
Pani Stefania choruje nieprzerwanie od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku. W tym okresie nie wystąpiła przerwa wynosząca pełny miesiąc kalendarzowy ani nie zmienił się jej wymiar czasu pracy. Podstawę wymiaru zasiłku ustalono w lutym 2026 roku na podstawie wynagrodzenia za okres od lutego 2025 roku do stycznia 2026 roku.
Od 1 czerwca 2026 roku pracodawca zmienił regulamin wynagradzania, wprowadzając zapis, że dodatek motywacyjny przysługuje pracownikom w stałej kwocie 500 zł również za okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy (w tym z powodu choroby) i nie podlega za ten czas pomniejszeniu.
Jak należy postąpić w takiej sytuacji?
Dotychczasową podstawę wymiaru zasiłku ustaloną w lutym należy przeliczyć z urzędu. Od 1 czerwca dodatek motywacyjny jest wypłacany obok zasiłku, dlatego trzeba wyłączyć ten składnik z dotychczasowej podstawy.
Jeżeli firma zatrudnia powyżej 20 osób i jest płatnikiem zasiłków, przeliczenia dokonuje samodzielnie. Gdy zasiłki wypłaca ZUS, pracodawca po wejściu w życie nowego regulaminu ma obowiązek przekazać tę informację do ZUS, a organ na podstawie otrzymanych danych dokonuje korekty.
Zmiana regulaminu wynagradzania - podsumowanie
Modyfikacja regulaminu wynagradzania dotyczy nie tylko prawa pracy, ale wpływa również na sferę ubezpieczeń społecznych. Rutynowe podejście do tego procesu wiąże się z ryzykiem błędów, dlatego każdy usunięty, zmodyfikowany lub nowo dodany składnik wynagrodzenia wymaga indywidualnej analizy. Przeoczenie tych zależności może prowadzić do zaniżenia lub zawyżenia wypłacanych świadczeń, co skutkuje koniecznością dopłat, składania korekt do ZUS oraz powstawaniem konfliktów między pracodawcą a pracownikami.
