Od 2024 roku polscy przedsiębiorcy muszą mierzyć się z nowymi obowiązkami wynikającymi z implementacji unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów. Ustawa o ochronie sygnalistów, której celem jest zapewnienie bezpiecznego systemu zgłaszania naruszeń prawa, wprowadza szereg wymogów organizacyjnych i proceduralnych dla pracodawców. Sygnalistą może być nie tylko pracownik, ale również zleceniobiorca, czy podwykonawca. Dla przedsiębiorców to rozwiązanie oznacza konieczność przygotowania wewnętrznych regulacji oraz wdrożenie procedur, a także zapewnienie realnej ochrony.
Ustawa o ochronie sygnalistów wdrażająca Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r., nakłada konkretne obowiązki na pracodawców, zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego. W przypadku przedsiębiorców kluczowe jest ustalenie, czy i od kiedy musza wdrożyć wewnętrzny system zgłaszania naruszeń.
Od powyższej reguły zastosowanie mają pewne odstępstwa, a mianowicie do wdrożenia procedur związanych z ochroną sygnalistów zobligowani są również wszyscy przedsiębiorcy, którzy w oparciu o przepisy Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, mają status instytucji obowiązanej.
Będą to na przykład podmioty świadczące usługi związane z kryptowalutami, instytucje finansowe, instytucje kredytowe, kantory, lombardy, a nawet biura rachunkowe. Co istotne
w przypadku tych podmiotów nie ma znaczenia liczba zatrudnionych osób, mają one obowiązek wdrożyć ustawę o sygnalistach nawet jeżeli nie zatrudniają żadnych pracowników.
Ustawa o sygnalistach dotyczy również jednostek samorządu terytorialnego. Przepisy wskazują, że obowiązek wdrożenia rozwiązań związanych z ochroną sygnalistów dotyczy jednostek samorządu terytorialnego liczących co najmniej 10 tysięcy mieszkańców.
W przypadku pozostałych podmiotów tj. firm zatrudniających poniżej 50 pracowników oraz jednostek samorządowych obejmujących poniżej 10 tysięcy mieszkańców wprowadzenie wewnętrznej procedury ochrony sygnalistów jest dobrowolne.
Ustawa o ochronie sygnalistów -kim jest sygnalista i jakie działania podlegają ochronie?
Sygnalistą zgodnie z art. 4 ustawy jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
- pracownik;
- pracownik tymczasowy;
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorca;
- prokurent;
- akcjonariusz lub wspólnik;
- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
- stażysta;
- wolontariusz;
- praktykant;
- funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r.
- o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
- żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
Ochrona sygnalistów ma zastosowanie od chwili dokonania zgłoszenia lub publicznego ujawnienia informacji. Warunkiem objęcia ochroną jest przekonanie zgłaszającego o prawdziwości przekazywanej informacji oraz o tym, że jest ona naruszeniem prawa. Obejmuję ona zgłoszenia działań lub zaniechań niezgodnych z prawem, lub mających na celu obejście prawa, nie dotyczy ona jednak wszystkich obszarów. Art. 3 ustawy o sygnalistach zawiera wyszczególnienie obszarów jakich ma dotyczyć naruszenie. Są to na przykłady naruszenia związane z korupcją, zamówieniami publicznymi, ochroną środowiska, interesami finansowymi Skarbu Państwa oraz inne wymienione w przywołanym przepisie.
Dodatkowo każdy podmiot może we własnym zakresie rozszerzyć ochronę na zgłoszenia dotyczące naruszeń wewnętrznych regulacji obowiązujących w jednostce.
Jakie rozwiązania muszą wdrożyć przedsiębiorcy?
Pracodawcy objęci ustawą o ochronie sygnalistów mają obowiązek stworzenia wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń prawa oraz zapewnienia realnej ochrony osobom dokonującym takich zgłoszeń. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia kilku kluczowych rozwiązań organizacyjnych i formalnych.
Dokument ten powinien uwzględniać:
- sposób przekazywania zgłoszeń oraz wskazanie adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej do kontaktu,
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub podmiot zewnętrzny odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń,
- jednostkę organizacyjną lub osobę odpowiedzialną za podejmowanie działań następczych, a także obowiązki związane z należytą starannością przy podejmowaniu działań następczych,
- tryb postępowania w przypadku zgłoszeń anonimowych,
- terminu maksymalnego na przekazywanie informacji zwrotnych sygnalistom (nie dłużej niż 3 miesiące),
- informacje o możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych np. do organów publicznych.
Ustawodawca pozostawia podmiotom stosujący ustawę o ochronie sygnalistów duża swobodę w zakresie implementacji procedur. Dobór środków pozwalających na realizacje regulacji pozostawiono przedsiębiorcom, to właśnie oni muszą we własnym zakresie zadbać o odpowiednie rozwiązania, które pozwolą na prawidłową realizację obowiązków nałożonych ustawą. Jedyny wymóg przewidziany w przepisach to możliwość dokonywania ustnych oraz pisemnych zgłoszeń, a także gwarancja zachowania poufności.
Dodatkowo jednostka może uzupełnić treść regulaminu o możliwość dokonywania zgłoszeń dotyczących naruszania regulacji wewnętrznych panujących w jednostce.
Wdrożenie odpowiednie systemu nie kończy się na samym przyjęciu procedury, pracodawca powinien również zadbać odpowiednie szkolenia dla pracowników, a także zapewnić sprawną komunikacje wewnętrzną.
Poinformowanie pracowników o nowych zasadach związanych z wprowadzenie procedury ochrony sygnalistów może okazać się kluczowe dla ich przestrzegania w późniejszym czasie. Istotne jest też przeprowadzenie szkoleń zwłaszcza dla kadry kierowniczej, dla pozostałych pracowników natomiast informację te powinny być łatwo dostępne np. w wewnętrznym systemie informacyjnym lub na stronach internetowych przeznaczonych dla pracowników jednostki.
Kary za brak wdrożenia nowych obowiązków
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje również sankcje za nieprzestrzeganie jej regulacji. Niewdrożenie procedur lub nieprzestrzeganie przepisów może wiązać się z konsekwencjami prawnymi i finansowymi.
Pracodawca, który pomimo ustawowego obowiązku, nie ustanowi odpowiedniej procedury zgłoszeń, podlega karze grzywny.
Przepisy przewidują również karę za utrudnianie zgłoszenia sygnaliście. Osoba, która utrudnia działanie sygnaliście, stosuje działania odwetowe, narusza obowiązek zachowania poufności lub wyjawia tożsamość sygnalisty podlega karze grzywny, ograniczenia wolności, a nawet karze pozbawienia wolności do lat trzech.
Odpowiedzialność dotyczy także osób, które dokonują, jako sygnaliści fałszywego zgłoszenia, W tym przypadku przepisy przewidują karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch.
Sygnalista, wobec którego zastosowano działania odwetowe może dochodzić również odszkodowania na drodze cywilnej. Pracodawca może być zobowiązany do wypłaty świadczenia nawet w przypadku, jeżeli jego działania obejmowały wypowiedzenie umowy z przyczyn neutralnych, niezwiązanych z działaniem sygnalisty.
Warto podkreślić, że w postępowaniu sądowym obowiązuje domniemanie, że niekorzystne działania wobec sygnalisty miały związek z dokonanym przez niego zgłoszeniem – to pracodawca musi udowodnić, że było inaczej.
Podstawy prawne:
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
Polecamy:
