Informacja zwrotna skierowana do sygnalisty jest kluczowym elementem w procesie zgłaszania nieprawidłowości. Na przykład w przypadku zgłoszenia nieprawidłowości finansowych w dużej organizacji szybka i odpowiednia reakcja może zapobiec poważnym stratom oraz poprawić zaufanie pracowników do systemu zgłaszania. Taki proces buduje kulturę otwartości i współpracy w organizacji, wskazując, że każdy głos ma znaczenie. Stanowi nie tylko potwierdzenie, że zgłoszenie zostało przyjęte, ale również daje sygnaliście poczucie bezpieczeństwa i pewność, że jego obawy są traktowane poważnie. Odpowiednie skonstruowanie takiej informacji wymaga spełnienia określonych wymogów prawnych oraz stosowania najlepszych praktyk komunikacyjnych. W poniższym artykule omówimy, co powinna zawierać informacja zwrotna do sygnalisty, aby była zgodna z obowiązującymi regulacjami oraz skuteczna w budowaniu zaufania.
Znaczenie informacji zwrotnej w kontekście sygnalistów
Wdrożenie mechanizmów ochrony sygnalistów to jeden z fundamentów transparentności i odpowiedzialności organizacji. Informacja zwrotna jest jednym z kluczowych narzędzi wspierających ten proces. Bez odpowiedniej reakcji na zgłoszenie sygnalista może poczuć się zlekceważony, co może zniechęcić go do dalszej współpracy. W konsekwencji organizacja traci możliwość identyfikacji i eliminacji potencjalnych zagrożeń. Odpowiednia informacja zwrotna buduje także atmosferę zaufania w organizacji, pokazując, że każdy zgłaszający jest traktowany poważnie i że organizacja dba o transparentność działań.
Wymogi prawne dotyczące terminów przekazania informacji zwrotnej sygnaliście
Zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, w tym dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 dotyczącą ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, organizacje muszą zapewnić sygnaliście informację zwrotną w ustalonym terminie. W Polsce przepisy te zostały wdrożone w Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów. Kluczowe wymogi dotyczące informacji zwrotnej obejmują:
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od jego otrzymania.
Przekazanie informacji o podjętych działaniach następczych w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty zgłoszenia.
Zapewnienie anonimowości sygnaliście, jeśli zgłoszenie zostało złożone w takiej formie.
Powyższe terminy obowiązują wtedy, gdy sygnalista podał swoje dane kontaktowe. W przeciwnym razie nie otrzyma on informacji zwrotnej.
Przykład 1.
W zakładzie pracy obowiązuje system informatyczny do obsługi zgłoszeń sygnalistów. 10 stycznia pracownik za pomocą tej platformy zgłosił nieprawidłowości. Tego samego dnia otrzymał on automatyczną odpowiedź z systemu o przyjęciu zgłoszenia i rozpoczęciu procedury analizy zgłaszanych nieprawidłowości. Natomiast w ciągu 3 miesięcy sygnalista powinien otrzymać informację zwrotną o podjętych działaniach, na jakim etapie jest wyjaśnienie zgłaszanych nieprawidłowości i jakie działania będą podejmowane w dalszych etapach. Dobrą praktyką będzie także poinformowanie o wynikach końcowych przeprowadzonych działań i podjętych działań naprawczych.
Warto również pamiętać, że brak odpowiedniej reakcji na zgłoszenie może skutkować sankcjami prawnymi dla organizacji, a także utratą zaufania pracowników i interesariuszy. Dlatego kluczowe jest dokładne przestrzeganie tych wymogów i ich systematyczna kontrola.
Treść informacji zwrotnej
Informacja zwrotna do sygnalisty powinna być sformułowana w sposób jasny, zrozumiały i profesjonalny. Musi zawierać następujące elementy:
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – pierwszym krokiem jest oficjalne potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Należy wskazać datę jego otrzymania oraz numer referencyjny, jeśli taki jest używany w organizacji. Tego rodzaju formalizacja procesu buduje zaufanie i zwiększa przejrzystość. Sygnalista musi mieć pewność, że jego zgłoszenie nie zostało zignorowane, co dodatkowo podnosi jego zaangażowanie w proces.
Informacje o procedurze postępowania ze zgłoszeniem – sygnalista powinien otrzymać informacje na temat tego, jakie kroki zostaną podjęte w związku z jego zgłoszeniem. Może to obejmować np. wstępną analizę treści zgłoszenia przez dedykowany zespół, skierowanie sprawy do odpowiedniego działu, przeprowadzenie audytu wewnętrznego lub zebranie dodatkowych dowodów wspierających sprawę. Może to obejmować:
Przeprowadzenie wstępnej analizy zgłoszenia.
Ewentualne skierowanie sprawy do odpowiednich działów lub organów.
Planowany termin zakończenia postępowania.
Organizacje powinny także zadbać o jasne komunikowanie, w jaki sposób zgłoszenie wpisuje się w istniejące procedury wewnętrzne, aby rozwiać ewentualne wątpliwości sygnalisty.
Zapewnienie ochrony sygnaliście – ważnym elementem jest poinformowanie sygnalisty o zapewnieniu ochrony jego tożsamości oraz gwarancji, że nie spotka go żadna forma represji. Warto przypomnieć o obowiązujących mechanizmach ochrony prawnej. Zapewnienie sygnaliście poczucia bezpieczeństwa może zachęcić innych pracowników do zgłaszania potencjalnych nieprawidłowości.
Kontakt do osoby odpowiedzialnej za komunikację – dla zwiększenia poczucia bezpieczeństwa i pewności sygnalisty, warto podać dane kontaktowe osoby lub działu odpowiedzialnego za rozpatrywanie zgłoszenia. Najskuteczniejsze formy kontaktu to e-mail, który umożliwia zachowanie pisemnego śladu komunikacji, oraz bezpieczny telefon, pozwalający na szybką reakcję w razie potrzeby. Mogą to być adres e-mail, numer telefonu lub inne bezpieczne kanały komunikacji. Ułatwienie kontaktu wzmacnia wrażenie transparentności i dbałości o zgłaszającego.
Podsumowanie działań podjętych w odpowiedzi na zgłoszenie – jeśli minęło więcej czasu od momentu przyjęcia zgłoszenia, informacja zwrotna może zawierać podsumowanie dotychczasowych działań, takich jak analiza zgłoszenia czy rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. Sygnalista powinien być poinformowany, na jakim etapie znajduje się proces. Takie podsumowanie pokazuje, że zgłoszenie jest aktywnie rozpatrywane i organizacja traktuje je priorytetowo.
Informacje o dalszych krokach – ostatnim, ale równie ważnym elementem jest przekazanie informacji o dalszych krokach oraz przewidywanym terminie zakończenia postępowania. Sygnalista powinien wiedzieć, że jego zgłoszenie nie zostanie zignorowane i że organizacja podejmuje konkretne działania. Transparentne planowanie działań buduje pozytywne relacje z sygnalistami.
Dobre praktyki w przygotowywaniu informacji zwrotnej
Oprócz spełnienia wymogów prawnych warto zwrócić uwagę na kilka dodatkowych aspektów, które mogą wpłynąć na jakość informacji zwrotnej:
Empatyczny ton komunikacji – sygnalista często zgłasza nieprawidłowości w sytuacjach stresujących. Ważne jest, aby język komunikacji był profesjonalny, ale jednocześnie wyrażający zrozumienie i wsparcie.
Przejrzystość – należy unikać używania żargonu prawniczego lub branżowego, który może być trudny do zrozumienia dla osoby niezwiązanej z tematem.
Terminowość – przekazanie informacji zwrotnej w odpowiednim terminie świadczy o profesjonalizmie organizacji i buduje zaufanie.
Dostosowanie do kanału komunikacji – jeśli zgłoszenie zostało złożone za pośrednictwem specjalnej platformy, warto wykorzystać ten sam kanał do udzielenia odpowiedzi.
Indywidualne podejście – każde zgłoszenie jest inne, dlatego warto dostosować treść informacji zwrotnej do konkretnej sytuacji.
Wyzwania związane z przygotowaniem informacji zwrotnej
Jednym z głównych wyzwań jest zachowanie równowagi między transparentnością a koniecznością ochrony poufności danych. Informacja zwrotna nie powinna ujawniać szczegółów, które mogłyby zagrozić dalszemu postępowaniu. Ważne jest także odpowiednie zabezpieczenie danych sygnalisty przed nieuprawnionym dostępem. Organizacje muszą także zmierzyć się z koniecznością utrzymania wysokiego standardu komunikacji, co wymaga przeszkolenia odpowiednich osób w zespole.
Podsumowanie - informacja zwrotna do sygnalisty
Informacja zwrotna do sygnalisty jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także ważnym narzędziem budowania zaufania i transparentności w organizacji. Dlatego każda organizacja powinna aktywnie wdrażać i doskonalić takie mechanizmy, aby wzmacniać poczucie odpowiedzialności oraz wspierać kulturę zgłaszania nieprawidłowości. Powinna ona być skonstruowana z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, ale również w sposób empatyczny i zrozumiały. Dbałość o jakość komunikacji z sygnalistą przyczynia się do wzmacniania kultury organizacyjnej oraz zwiększa skuteczność systemu zgłaszania nieprawidłowości. Organizacje, które skutecznie implementują te zasady, nie tylko spełniają wymogi prawne, ale także budują trwałą wartość w oczach swoich pracowników i interesariuszy.
