Rodzicielstwo w Polsce od dawna łączy w sobie radość pierwszych chwil z nowo narodzonym dzieckiem i konieczność mierzenia się z procedurami prawnymi, które mają zapewnić rodzinie stabilność finansową w najbardziej wrażliwym okresie życia dziecka. Przełomowy dla systemu ochrony rodzicielskiej okazał się marzec 2025 roku, kiedy to ustawodawca wprowadził uzupełniający urlop macierzyński przeznaczony wyłącznie dla rodziców wcześniaków wymagających długotrwałej opieki szpitalnej. Rozwiązanie to było odpowiedzią na wieloletni apel neonatologów i organizacji społecznych, które wskazywały, że rodzice wcześniaków spędzających tygodnie, a czasem miesiące w inkubatorze tracą bezpowrotnie czas ochronny wynikający ze standardowego urlopu macierzyńskiego. Dzisiejszy rodzic, planując kilka następujących po sobie urlopów i związanych z nimi świadczeń, musi nie tylko znać liczne terminy, lecz także umiejętnie je ze sobą powiązać, aby nie utracić ani jednego dnia zasiłku. Aby niczego nie przegapić, kluczowy jest wniosek o uzupełniający urlop macierzyński oraz prawidłowe złożenie wniosków o macierzyński i rodzicielski w wymaganych terminach.
Najnowsze podstawy prawne i kierunek zmian
Fundamentem systemu jest Kodeks pracy, którego art. 180 definiuje standardowy urlop macierzyński, pozostawiając bez zmian jego podstawowy wymiar: 20 tygodni po urodzeniu jednego dziecka, z możliwością przeniesienia do 6 tygodni na okres przedporodowy. Kluczową nowością jest art. 180² dodany Ustawą z 6 grudnia 2024 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, obowiązujący od 19 marca 2025 roku. Przepis ten wprowadza uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców noworodków.
Przysługuje on rodzicom:
dzieci przedwcześnie urodzonych – przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g. W takim przypadku przysługuje tydzień urlopu za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do 15. tygodnia po porodzie;
dzieci urodzonych po ukończeniu 28. tygodnia ciąży i przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży oraz z masą powyżej 1000 g – tydzień urlopu za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do 8. tygodnia po porodzie;
dzieci urodzonych w terminie (po 37. tygodniu ciąży), które wymagają hospitalizacji – jeśli pobyt w szpitalu trwa minimum 2 kolejne dni i rozpoczyna się między 5. a 28. dniem po porodzie, przysługuje tydzień urlopu za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w okresie od 5. do 8. tygodnia po porodzie.
W przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka bierze się pod uwagę wagę dziecka o najniższej masie i okres pobytu w szpitalu dziecka najdłużej hospitalizowanego.
Wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wynosi:
do 15 tygodni – w przypadku wcześniaków (przed 28. tygodniem ciąży lub masa ≤ 1000 g);
do 8 tygodni – w pozostałych przypadkach, zależnie od okresu hospitalizacji dziecka.
Co istotne, nowe regulacje przyznają dodatkowy urlop nie tylko matce, lecz również ojcu (o ile to on w dalszej kolejności wykorzystuje część macierzyńskiego), a także rodzicom adopcyjnym.
Rozpoczynanie urlopu macierzyńskiego przed porodem
Możliwość skorzystania nawet z 6 tygodni urlopu macierzyńskiego przed planowaną datą porodu powstała z myślą o kobietach aktywnych zawodowo, które (choć nie korzystają ze zwolnienia lekarskiego) potrzebują wcześniejszego odpoczynku. Formalnie wniosek należy złożyć u pracodawcy w dowolnej formie pisemnej, dołączając zaświadczenie lekarza prowadzącego z określeniem daty porodu. Z momentem otrzymania wniosku pracodawca jest związany jego treścią, a pracownica ma prawo do zasiłku macierzyńskiego za ten okres.
Urlop macierzyński rozpoczynany tuż po porodzie
Statystyki ZUS dowodzą, że zdecydowana większość matek rozpoczyna urlop macierzyński dopiero w dniu narodzin dziecka. W przypadku urlopu macierzyńskiego przepisy nie regulują terminu, w jakim należy złożyć wniosek pracodawcy, ponieważ przysługuje on pracownicy „z urzędu”.
Wniosek o urlop rodzicielski i znaczenie terminu 21 dni
Inaczej jednak wygląda sprawa dotycząca składania wniosku o urlop rodzicielski. Przepisy wyraźnie wskazują, że wniosek o urlop rodzicielski należy złożyć pracodawcy 21 dni od dnia porodu, jeśli pracownica chce wykorzystać urlop rodzicielski bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Przy zachowaniu terminu 21 dni zasiłek macierzyński będzie wynosił 81,5% podstaw zasiłku za cały okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Przekroczenie terminu nie blokuje prawa do urlopu, ale skutkuje zmianą wysokości zasiłku macierzyńskiego. W takim wypadku za okres urlopu macierzyńskiego przysługuje prawo do zasiłku macierzyńskiego w wysokości 100% podstawy, a za pozostały okres urlopu rodzicielskiego zasiłek wynosi 70% podstawy. Zatem już w pierwszych tygodniach po porodzie warto przygotować i złożyć wniosek rodzicielski, nawet jeśli przyszły plan opieki zakłada podział urlopu na późniejsze części.
Łączenie wniosków o urlop macierzyński i rodzicielski
Możliwość złożenia jednego, zbiorczego wniosku obejmującego zarówno urlop macierzyński, jak i rodzicielski, jest korzystne przede wszystkim dla tych rodziców, którzy od początku wiedzą, że chcą spędzić z dzieckiem pełne 52 tygodnie bez przerw. Rozwiązanie to wydaje się administracyjnym ideałem: jedno pismo, jedno potwierdzenie pracodawcy, jedna deklaracja w systemie PUE ZUS.
[alert info]Pobierz darmowy wzór wniosku o urlop macierzyński i rodzicielski: Wniosek o urlop macierzyński i rodzicielski 2025 r. – darmowy wzór z omówieniem.[/alert-info].
Jednak sytuacja się skomplikowała w momencie wprowadzenia w życie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, który może zostać wykorzystany w określonych przypadkach, ale tylko bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a przed rozpoczęciem urlopu rodzicielskiego.
Procedura wnioskowania – wniosek o uzupełniający urlop macierzyński i termin „minus 21”
Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński musi trafić do pracodawcy najpóźniej 21 dni przed planowanym zakończeniem podstawowego macierzyńskiego. Termin jest nieprzekraczalny, co oznacza, że jego niedopełnienie skutkuje utratą prawa do urlopu. Przepisy przejściowe wskazują jednak, że jeżeli w momencie wejścia w życie ustawy rodzic już korzystał z urlopu macierzyńskiego i spełnia kryteria, może złożyć wniosek w ostatnim dniu trwania urlopu macierzyńskiego, a uzupełniający rozpocznie się bezpośrednio po nim. Jak zatem aktualnie wygląda proces składania wniosków o urlop macierzyński, uzupełniający urlop macierzyński oraz urlop rodzicielski?
Kaskadowe układanie urlopów – scenariusz krok po kroku
Jak już zostało wspomniane, pracownicy często korzystają z tzw. długiego wniosku, czyli jednego wniosku, na którym wskazują chęć korzystania z urlopu macierzyńskiego i bezpośrednio po nim urlopu rodzicielskiego. Pracownicy nauczeni wieloletnią praktyką składają wnioski najczęściej niedługo po narodzinach dziecka. W tym procesie nic nie budzi wątpliwości. Komplikacje rozpoczynają się, jeśli dziecko urodzi się przedwcześnie lub musi być hospitalizowane po ukończeniu 5. doby życia. Jak postąpić w takiej sytuacji? Przeanalizujmy te dwa odrębne scenariusze
Przykład 1.
Przyjmijmy, że dziecko urodziło się 15 kwietnia 2025 roku i był to 30. tydzień ciąży. Dziecko przebywało w szpitalu przez 8 tygodni. W takiej sytuacji matka dziecka, chcąc wykorzystać wszystkie możliwe urlopy, powinna złożyć wnioski o:
- urlop macierzyński w okresie od 15 kwietnia 2025 roku do 1 września 2025 roku (20 tygodni);
- uzupełniający urlop macierzyński w okresie od 2 września 2025 roku do 27 października 2025 roku (8 tygodni);
- urlop rodzicielski w okresie od 28 października 2025 roku do 9 czerwca 2026 roku (32 tygodnie).
Przykład 2.
Dziecko urodziło się 10 maja 2025 roku w terminie, czyli w 39. tygodniu ciąży. Jednak z powodu bardzo silnej żółtaczki musiało być hospitalizowane od 7. do 13. doby życia. Tym samym rodzic dziecka może wnioskować o:
- urlop macierzyński w okresie od 10 maja 2025 roku do 26 września 2025 roku (20 tygodni);
- uzupełniający urlop macierzyński w okresie od 27 września 2025 roku do 3 października 2025 roku (1 tydzień);
- urlop rodzicielski w okresie od 4 października 2025 roku do 15 maja 2026 roku (32 tygodnie).
W obu przykładach pracownik, który chciałby skorzystać z urlopu rodzicielskiego zaraz po urlopie macierzyńskim i zachować prawo do uśrednionej wysokości zasiłku (81,5%), powinien złożyć wniosek o urlop macierzyński i urlop rodzicielski wraz ze wskazaniem terminów obu urlopów do 21 dni od porodu. Jednak w związku z tym, że w obu przypadkach rodzice mają prawo do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, powinni oni złożyć wniosek o ten urlop (21 dni przed końcem urlopu macierzyńskiego) wraz z zaświadczeniem lekarskim potwierdzającym prawo do tego urlopu. Jednocześnie powinni oni złożyć aneks do pierwotnego wniosku, zmieniając daty korzystania z urlopu rodzicielskiego.
W drugim przykładzie, jeśli rodzice nie spieszyliby się ze składaniem wniosku, to zachowując termin 21 dni od porodu, mogliby złożyć wszystkie wnioski jednocześnie ze wskazaniem odpowiednich okresów, ponieważ do tego czasu znany był okres urlopu uzupełniającego.
Aktualnie ustawodawca nie przedstawił praktycznych wskazówek co do odpowiedniego procesu składania wniosków. Warto jednak podkreślić, że są to szczególne uprawnienia dla rodziców i jeśli pracownik zachowuje odpowiednie terminy, a sytuacja zdrowotna noworodka jest dynamiczna, pracodawca nie powinien odmawiać składania wniosków aktualizacyjnych okresy urlopu uzupełniającego lub rodzicielskiego.
Podsumowanie
Polski system urlopów rodzicielskich przeszedł w ostatniej dekadzie większą ewolucję niż w poprzednich dwóch. Wymagające standardy unijne, postęp technologiczny i zmieniające się role społeczne pchnęły ustawodawcę do stworzenia palety rozwiązań obejmującej wszystkie etapy rodzicielstwa – od 6-tygodniowej ochrony prenatalnej po dodatkowy urlop dla rodzin wcześniaków. Jednak o wartości tych przepisów zadecyduje ich praktyczny odbiór: świadomość rodziców, gotowość pracodawców do elastyczności i terminowość procedur. Wiedząc, jak złożyć wniosek o urlop macierzyński, rodzicielski i uzupełniający, w jakiej kolejności i w jakich terminach, każdy rodzic może zaplanować rok opieki nad dzieckiem tak, by ani jeden dzień nie został stracony.
