Rok 2025 zamyka półtorej dekady dynamicznych zmian na polskim rynku pracy. W tym czasie – od globalnego kryzysu finansowego, przez pandemię COVID‑19, po rekordową digitalizację procesów – pracodawcy, ustawodawcy i sami pracownicy zdążyli przyzwyczaić się do myśli, że tradycyjny dzień roboczy od 8.00 do 16.00 jest raczej historycznym punktem odniesienia niż realnym standardem. Ruchomy system czasu pracy, wprowadzony do Kodeksu pracy w 2013 roku, przez wiele lat traktowany był jako ciekawostka, z której korzystały głównie firmy produkcyjne o niestandardowych cyklach. W latach 2023–2025 coraz większe znaczenie zyskuje ruchomy czas pracy, który dla wielu firm stał się fundamentem elastyczności i nowoczesnego zarządzania personelem.Przyczyniły się do tego m.in. wejście w życie regulacji dotyczących pracy zdalnej, dyskusja o skróceniu tygodnia pracy oraz zauważalna zmiana priorytetów pracowników pokolenia Z, dla których autonomia w wyborze godzin wykonywania zadań stała się kluczowym kryterium atrakcyjności pracodawcy. Przyjrzyjmy się zatem relacji między ruchomym systemem a pojęciem doby pracowniczej – jednemu z najistotniejszych mechanizmów ochronnych polskiego prawa pracy.
Kontekst gospodarczy i społeczny elastycznego czasu pracy
Od początku 2024 roku Rada Dialogu Społecznego prowadzi intensywną debatę nad projektem skrócenia tygodnia pracy do 35 godzin. Choć reforma – według Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – najwcześniej mogłaby wejść w życie w 2027 roku, sam fakt jej rozważania znacząco przyspieszył zainteresowanie przedsiębiorców bardziej elastycznymi rozkładami pracy.
Socjologowie pracy zwracają uwagę, że rosnąca popularność elastycznych rozwiązań jest reakcją na zmieniającą się strukturę demograficzną. Pokolenie Z, stanowiące już ponad 30% pracowników sektora IT i usług wspólnych, deklaruje w badaniach, że elastyczność godzin ma dla nich większe znaczenie niż wysokość bonusów pozapłacowych. Ponadto wzrost kosztów życia w dużych miastach skłania część specjalistów do przeprowadzki na peryferia, skąd codzienny dojazd wymaga właśnie przesunięcia godzin pracy poza szczyt komunikacyjny. Na identyczną korzyść wskazują rodzice dzieci szkolnych – możliwość rozpoczęcia pracy chwilę później ułatwia odwożenie potomstwa na zajęcia.
Wszystkie te czynniki sprawiają, że ruchomy czas pracy przestaje być niszową opcją i staje się filarem strategii zatrudnienia, a pytanie o jego implementację wybrzmiewa równie mocno jak rozmowa o pakiecie medycznym czy home office.
Definicja doby pracowniczej
Podstawowym pojęciem, bez którego nie sposób dyskutować o ruchomym rozkładzie, jest doba pracownicza. Zgodnie z art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy (kp) jest to 24‑godzinny, nieprzerwany odcinek czasu, liczony od chwili rozpoczęcia pracy przez danego pracownika, zgodnie z obowiązującym go rozkładem. W praktyce oznacza to, że każdy zatrudniony posiada „własną” dobę, która uruchamia się wraz z początkiem zmiany i kończy dokładnie po 24 godzinach. Konsekwencją takiej konstrukcji jest fakt, że doba pracownicza może przecinać dwie doby kalendarzowe i wcale nie musi zaczynać się o północy. To rozróżnienie ma ogromne znaczenie przy rozliczaniu norm czasu pracy: dobowa norma 8 godzin (art. 129 § 1 kp) odnosi się bowiem właśnie do tej indywidualnej doby pracowniczej, a nie do przedziału 0.00–24.00 w sensie kalendarzowym.
W codziennej praktyce działów kadr niezrozumienie powyższej definicji prowadzi często do błędnej klasyfikacji godzin nadliczbowych – zwłaszcza wtedy, gdy pracownik kończy zmianę po północy lub zaczyna kolejną przed upływem 24 godzin. Dopiero opanowanie „sztuki” przypisywania każdej minuty pracy do właściwej doby pracowniczej pozwala poprawnie wyliczyć nadgodziny i prawidłowo kontrolować odpoczynek dobowy.
Co istotne, definicja doby jest wspólna dla wszystkich systemów organizacji czasu pracy, od podstawowego po równoważny i zadaniowy. Nie zmienia się także przy pracy zdalnej – ważna pozostaje rzeczywista godzina rozpoczęcia zadań.
Konstrukcja i rodzaje ruchomego rozkładu czasu pracy
Regulacja zawarta w art. 140¹ kp przewiduje dwa równorzędne warianty ruchomego systemu czasu pracy. Pierwszy polega na odgórnym wskazaniu różnych godzin rozpoczęcia pracy w poszczególnych dniach tygodnia. Na przykład: poniedziałek – 6.00, wtorek – 8.00, środa – 10.00. Rozwiązanie to najczęściej wybierają zakłady produkcyjne, w których rytm dostaw lub specyfika maszyn wymusza zmiany w harmonogramie startu linii. Wariant drugi – zdecydowanie popularniejszy w usługach – przewiduje przedział czasu, w którym to pracownik sam podejmuje decyzję o uruchomieniu doby. Przykładowo firma może wyznaczyć „widełki” od 7.00 do 10.00, a zatrudniony każdego dnia deklaruje w aplikacji RCP, czy zacznie o 7.15, 8.30, czy może 9.45.
Wybór któregoś z wariantów musi być poprzedzony procedurą konsultacyjną: jeżeli w firmie działa związek zawodowy lub rada pracowników, wprowadzenie ruchomego systemu wymaga zawarcia porozumienia; w pozostałych przypadkach – konsultacji z przedstawicielami pracowników. Ustawodawca dopuszcza także zastosowanie ruchomego systemu wyłącznie wobec konkretnych osób, na ich pisemny wniosek. Ta furtka bywa szczególnie cenna dla rodziców dzieci do lat 8 oraz osób niepełnosprawnych, którym takie rozwiązanie ułatwia pogodzenie obowiązków zawodowych z leczeniem czy rehabilitacją.
Bez względu na wybrany wariant, kluczowe jest precyzyjne określenie godzin lub przedziałów w regulaminie pracy oraz odpowiednie skonfigurowanie systemu rejestracji czasu. Tylko wtedy możliwe jest późniejsze udowodnienie, że praca w tej samej dobie wynikała z obowiązującego grafików, a nie doraźnego polecenia przełożonego.
Relacja ruchomego systemu do doby pracowniczej
Największą zmianą, jaką wprowadza art. 140¹ § 4, jest uchylenie zakazu ponownego rozpoczynania pracy w tej samej dobie pracowniczej. W klasycznym systemie, jeżeli pracownik zaczynał w poniedziałek o 6.00, nie mógł zgodnie z prawem rozpocząć wtorkowej zmiany wcześniej niż o 6.00 kolejnego dnia, ponieważ naruszałby normę dobową. Ruchomy rozkład znosi to ograniczenie, pod warunkiem że różne godziny startu zostały z góry przewidziane w harmonogramie. W praktyce oznacza to, że pracownik może w poniedziałek wykonywać pracę od 12.00 do 20.00, a we wtorek od 7.00 do 15.00. Pierwsze pięć godzin wtorkowej pracy „wpada” jeszcze w dobę poniedziałkową, ale nie są one kwalifikowane jako nadgodziny, o ile łączny czas przepracowany w tej dobie nie przekroczy 8 godzin.
Dzięki temu mechanizmowi przedsiębiorcy zyskują możliwość płynnego przesuwania liczby rąk do pracy w zależności od zapotrzebowania, np. w zakładzie produkcyjnym przed świętami czy w call‑center obsługującym rynki o różnych strefach czasowych. Należy jednak pamiętać, że jeśli w obrębie tej samej doby normy zostaną przekroczone, a odpoczynek skrócony, powstaje po stronie pracodawcy obowiązek wypłaty dodatku do nadgodzin lub udzielenia czasu wolnego.
Przepisy wyraźnie mówią, że „złamanie” doby jest legalne tylko wtedy, gdy wynika z ustalonego rozkładu, a nie z nagłej, nieudokumentowanej decyzji kierownika. W ten sposób ustawodawca zabezpiecza pracownika przed nadużyciami polegającymi na samowolnym wzywaniu do pracy w godzinach nocnych pod pretekstem ruchomego systemu.
Przykład 1.
W dziale marketingu jednej z firmy obowiązuje ruchomy rozkład czasu pracy. W regulaminie określono, że pracownicy objęci tym rozkładem mają obowiązek rozpoczynać pracę w dni robocze pomiędzy godziną 7.00 a 10.00. Czy poniższy rozkład czasu pracy jest zgodny z przepisami?
Poniedziałek 7.00 - 15.00
Wtorek 9.00-17.00
Środa 10.00-18.00
Czwartek 7.00 - 15.00
Piątek 8.30- 16.30
Sobota, niedziela – wolne
Powyższy harmonogram pracy nie łamie przepisów, ani o zachowaniu doby pracowniczej, ani o zachowaniu odpoczynku dobowego i tygodniowego. Nie generuje także nadgodzin.
Odpoczynek dobowy i tygodniowy w systemie ruchomym
Elastyczność rozkładu nie oznacza zniesienia limitów odpoczynku. Art. 132 kp gwarantuje każdemu co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w dobie pracowniczej, a art. 133 kp – minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu obejmującym co najmniej jedną dobę. Wyjątek, przewidziany dla osób zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy, pozwala skrócić tygodniowy odpoczynek do 24 godzin, ale nie częściej niż co 8 tygodni i pod warunkiem „oddania” brakujących godzin w kolejnym okresie rozliczeniowym.
Ruchomy system w żaden sposób nie osłabia tych gwarancji. W praktyce oznacza to, że planując harmonogram, należy nie tylko dbać, by suma godzin w dobie nie przekroczyła 8, lecz również, by między końcem jednej zmiany a początkiem kolejnej zachować co najmniej 11 godzin przerwy. Największe wyzwanie pojawia się przy przedziale czasu startu, ponieważ pracownik może teoretycznie zacząć bardzo późno jednego dnia, a bardzo wcześnie następnego. Dlatego regulaminy często zawierają dodatkowe zapisy zobowiązujące do respektowania 11‑godzinnego odstępu nawet wtedy, gdy grafik formalnie dopuszcza inny układ.
Państwowa Inspekcja Pracy w komunikacie z listopada 2024 roku przypomniała, że brak 11‑godzinnej przerwy jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny do 30 000 zł, niezależnie od tego, czy organizacja stosuje ruchomy rozkład, czy klasyczny.
Przykład 2.
Przedstawiciele handlowi jednej z firm objęci są ruchomym czasem pracy. Regulamin wskazuje szeroki przedział godzin, w których są zobowiązani rozpocząć wykonywanie pracy – między 7.00 a 14.00. Po jednym z audytów wyszło na jaw, że rozkład pracy jednego z pracowników wyglądał następująco: poniedziałek: 9.00–17.00, wtorek: 8.00–16.00, środa: 14.00–22.00; czwartek 7.00–15.00; piątek 7.00–15.00.
Z powyższego harmonogramu wynika, że między środą a czwartkiem nie został zachowany 11-godzinny odpoczynek dobowy. Między godziną 22.00 (koniec pracy) a 7.00 (rozpoczęcie pracy w dniu kolejnym) było tylko 9 godzin przerwy. Na podstawie tej sytuacji do regulaminu wprowadzono zapis, że pracownik musi zachować minimum 11-godzinną przerwę między kolejnymi zmianami pracy.
Rozliczanie nadgodzin i praktyczna kalkulacja
Wielu kierowników sądzi, że ruchomy rozkład automatycznie „kasuje” nadgodziny, skoro pozwala pracować w tej samej dobie. Nic bardziej mylnego. Art. 151 § 1 kp jasno wskazuje, że praca ponad normę dobową 8 godzin lub średniotygodniową 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym jest pracą nadliczbową – i to niezależnie od zastosowanego systemu.
Aby prawidłowo policzyć nadgodziny w ruchomym układzie, należy wykonać dwa kroki. Po pierwsze, przypisać każdą minutę do właściwej doby pracowniczej. Po drugie, zsumować czas przepracowany w tej dobie i sprawdzić, czy przekroczył 8 godzin. Jeśli nie, przechodzimy do analizy tygodnia: zestawiamy łączną liczbę przepracowanych godzin z normą 40 godzin (pomniejszoną o ewentualne święta). Dopiero przekroczenie któregoś z tych poziomów generuje nadgodziny płatne w stawce 50% (w dniu pracy) lub 100% (w nocy, niedzielę lub święto).
Przykład 3.
Pan Seweryn pracuje w ruchomym systemie czasu pracy z przedziałem 7.00–10.00. W poniedziałek zaczyna o 9.00, a kończy o 17.00. We wtorek startuje o 7.00 i kończy o 14.00. Poniedziałkowa doba trwa od 9.00 w poniedziałek do 9.00 we wtorek. Łącznie w tej dobie pan Seweryn pracował 8 godzin (8 w poniedziałek + 0 we wtorek), więc normy nie naruszył. W tygodniu również przepracował dokładnie 40 godzin, więc żadne nadgodziny nie powstały. Gdyby jednak wtorkowa zmiana na polecenie przełożonego rozpoczęła się o godzinie 6:00, to w poniedziałkowej dobie pojawiłyby się 2 nadgodziny.
Orzecznictwo i stanowiska organów nadzoru
Sąd Najwyższy w wyroku z 13 czerwca 2024 roku (III PK 15/23) podkreślił, że ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie może być uznawane za godzinę nadliczbową, o ile zachowany został 11‑godzinny odpoczynek dobowy. Sąd zwrócił uwagę, że to nie kalendarz, lecz realna możliwość regeneracji przesądza o zgodności z prawem. W innym głośnym orzeczeniu – uchwale siedmiu sędziów z 24 stycznia 2025 roku (III PZP 7/24) – SN orzekł, iż w sporze o nadgodziny rozstrzygające znaczenie ma rzetelność ewidencji czasu pracy. Jeżeli system RCP rejestruje jedynie odbicia kart, a nie zapisuje faktycznej godziny rozpoczęcia zadań (np. w wyniku awarii), ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy, który musi wykazać, że norma doby nie została przekroczona.
Państwowa Inspekcja Pracy w raporcie z grudnia 2024 roku wskazała, że 62% wykrytych naruszeń czasu pracy dotyczyło właśnie niepoprawnego przypisania godzin do dób pracowniczych – w tym 41% w firmach stosujących ruchomy rozkład. W większości przypadków problem wynikał z braku aktualizacji regulaminu pracy lub błędnej konfiguracji oprogramowania kadrowego po zmianie przepisów o pracy zdalnej. Inspektorzy zwracają także uwagę, że trudność w kontroli rośnie wraz z wprowadzeniem hybrydowego modelu pracy, gdzie część zadań wykonywana jest poza centralnym systemem RCP.
Ryzyka prawne i finansowe oraz rekomendacje compliance
Elastyczność niesie ze sobą ryzyko błędnej interpretacji przepisów. Najczęstsze problemy identyfikowane przez PIP to: brak aktualizacji regulaminu pracy po wprowadzeniu ruchomego systemu, nieprowadzenie obowiązkowej ewidencji czasu pracy w sposób odzwierciedlający realne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także „fikcyjny” przedział startu, w którym to przełożony – a nie pracownik – decyduje o konkretnej godzinie. W 2024 roku inspektorzy wystawili 3263 mandaty z tytułu naruszeń związanych z ruchomym rozkładem, a łączna kwota kar przekroczyła 18 mln zł.
Aby uniknąć sankcji, eksperci rekomendują cztery kroki compliance:
- jasny zapis w regulaminie lub układzie zbiorowym określający wariant ruchomego czasu pracy i procedurę zmiany widełek;
- system RCP/ECP umożliwiający budowanie doby pracowniczej na podstawie faktycznej godziny startu i natychmiastowe ostrzeganie o ryzyku naruszenia odpoczynku;
- regularne (np. kwartalne) audyty harmonogramów i ewidencji;
- szkolenia menedżerów liniowych, którzy w praktyce decydują o zatwierdzaniu grafików.
Ruchomy czas pracy - podsumowanie
Ruchomy system czasu pracy to dziś nie tylko przepis w Kodeksie pracy – to jedno z kluczowych narzędzi zarządzania kapitałem ludzkim w gospodarce opartej na wiedzy i usługach. Jego efektywne wdrożenie pozwala firmie lepiej odpowiadać na popyt, zwiększać satysfakcję pracowników i redukować koszty nieplanowanych nadgodzin. Podstawą sukcesu jest prawidłowe zrozumienie definicji doby pracowniczej i bezkompromisowe przestrzeganie norm odpoczynku. Tam, gdzie połączy się ruchomy system z nowoczesnym oprogramowaniem HR i kulturą nastawioną na efekty, może się udać stworzyć środowisko pracy, które łączy wysoką produktywność z work‑life balance.
