W trakcie procedury, której celem jest indywidualna interpretacja podatkowa, mogą pojawić się sytuacje, w których organ nie dotrzymuje ustawowych terminów. Wielu przedsiębiorców zastanawia się wówczas, czy skutecznym rozwiązaniem będzie formalne ponaglenie w sprawie wydania interpretacji podatkowej na bezczynność KIS. Warto wiedzieć, jakie uprawnienia faktycznie przysługują podatnikowi, gdy urząd zwleka z wydaniem decyzji i jakie instrumenty prawne pozwalają na skuteczne zabezpieczenie interesów firmy.
Jak poprawnie złożyć wniosek o indywidualną interpretację podatkową?
W praktyce stosowania przepisów podatkowych podatnicy często napotykają na sytuacje budzące wątpliwości interpretacyjne, w szczególności w przypadku niejednoznacznych regulacji lub złożonych stanów faktycznych. W takich przypadkach jednym z podstawowych narzędzi zapewniających bezpieczeństwo podatkowe jest możliwość wystąpienia z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych. Instytucja ta pozwala na uzyskanie oficjalnego stanowiska organu podatkowego w odniesieniu do konkretnej sytuacji podatnika, co ma istotne znaczenie z punktu widzenia prawidłowego stosowania przepisów oraz ograniczenia ryzyka podatkowego. Należy jednak pamiętać, że zasady sporządzania wniosku oraz jego zakres zostały określone w przepisach prawa podatkowego i wymagają zachowania określonych warunków formalnych.
ORD-IN to wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Obecnie obowiązuje wzór 11. Składając wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, należy w nim przedstawić szczegółowy i kompletny opis okoliczności budzących wątpliwości, obejmujący zaistniały stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe, a także własne stanowisko wnioskodawcy wraz z jego oceną prawną. Jednocześnie trzeba mieć na uwadze, że przedmiotem wniosku nie mogą być te elementy stanu faktycznego, które na dzień jego złożenia są objęte postępowaniem podatkowym, kontrolą podatkową lub kontrolą celno-skarbową, ani takie, które zostały już rozstrzygnięte co do istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego.
Wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych można złożyć zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej. W przypadku wersji papierowej dokument należy dostarczyć bezpośrednio do siedziby Krajowej Informacji Skarbowej w Bielsku-Białej (ul. Warszawska 5) albo przesłać drogą pocztową na jej adres. Z kolei wniosek w formie elektronicznej można przekazać za pośrednictwem platformy ePUAP, korzystając z Elektronicznej Skrzynki Podawczej (/KIS/wnioski) lub dołączając go jako załącznik do pisma ogólnego składanego przez serwis e-Urząd Skarbowy.
Termin wydania interpretacji podatkowej i jego skutki
Wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej powinno nastąpić w określonym przez przepisy terminie, co ma istotne znaczenie z punktu widzenia sytuacji prawnej wnioskodawcy. Choć organ interpretacyjny powinien działać sprawnie i bez zbędnej zwłoki, ustawodawca wprowadził jednocześnie maksymalny termin na załatwienie sprawy, który wyznacza ramy czasowe dla jego działania.
„Interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego wydaje się bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania wniosku. Do tego terminu nie wlicza się terminów i okresów, o których mowa w art. 139 § 4”.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej jest bowiem zobowiązany do wydania interpretacji nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania wniosku. Termin ten liczony jest w miesiącach, co oznacza, że upływa w dniu odpowiadającym datą dniowi rozpoczęcia jego biegu, a jeżeli w danym miesiącu takiego dnia nie ma – w jego ostatnim dniu. Jeżeli natomiast koniec terminu przypada na sobotę, niedzielę lub święto będące dniem ustawowo wolnym od pracy, termin ten ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy. Należy przy tym uwzględnić, że do wskazanego terminu nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu (art. 139 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa). Jednocześnie przepisy nakładają na organ obowiązek poinformowania wnioskodawcy o każdym przypadku niedotrzymania ustawowego terminu załatwienia sprawy. Na mocy bowiem art. 140 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa o każdym przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
W przypadku doręczenia interpretacji indywidualnej za pomocą środków komunikacji elektronicznej interpretację indywidualną uważa się za wydaną z zachowaniem terminu, o którym mowa w § 1, jeżeli dowód wysłania, o którym mowa w art. 40 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, został wystawiony przed upływem tego terminu (art. 14d § 2 ustawy Ordynacja podatkowa).
Czy ponaglenie w sprawie wydania interpretacji podatkowej jest dopuszczalne?
W przypadku przedłużającego się oczekiwania na wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej naturalnym odruchem wnioskodawcy może być poszukiwanie środków prawnych przewidzianych w przepisach proceduralnych. W tym kontekście wnioskodawca może podejmować działania zmierzające do uzyskania informacji o stanie sprawy oraz przewidywanym terminie jej zakończenia, gdyż przepisy przewidują w tym zakresie określone uprawnienia informacyjne.
Zgodnie bowiem z art. 14d § 3 ustawy Ordynacja podatkowa wnioskodawca może w każdym czasie wystąpić z żądaniem poinformowania go telefonicznie albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej o dacie wydania interpretacji indywidualnej oraz o zawartej w niej ocenie jego stanowiska albo o innym sposobie rozstrzygnięcia sprawy. Informację przekazuje się niezwłocznie, a w przypadku gdy wnioskodawca wystąpił z tym żądaniem przed wydaniem interpretacji indywidualnej – nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu wydania tej interpretacji albo innego rozstrzygnięcia w sprawie.
W praktyce może powstać pytanie, czy w przypadku braku rozstrzygnięcia w ustawowym terminie możliwe jest skorzystanie z instytucji ponaglenia. Takie rozwiązanie nie zostało przewidziane w przepisach – wnioskodawca nie może wnieść ponaglenia na niezałatwienie w terminie wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Wynika to z art. 14h ustawy Ordynacja podatkowa, który nie zawiera w sprawach interpretacyjnych odesłania do art. 141 tej ustawy regulującego ponaglenie.
Przykład 1.
Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą powziął wątpliwości dotyczące możliwości zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych. W celu uzyskania potwierdzenia prawidłowości swojego stanowiska złożył wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, który wpłynął do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 20 lutego 2026 roku. 25 kwietnia 2026 roku podatnik nadal oczekiwał na wydanie interpretacji i powziął wątpliwość, czy organ nie przekroczył już ustawowego terminu oraz czy może podjąć działania w celu przyspieszenia rozstrzygnięcia. Czy w opisanej sytuacji upłynął już termin na wydanie interpretacji oraz czy podatnik może wnieść ponaglenie?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej powinien wydać interpretację indywidualną bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania wniosku. W analizowanym przypadku termin ten upływa 20 maja 2026 roku, o ile nie wystąpiły okoliczności wyłączające bieg terminu na podstawie art. 139 § 4 Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że 25 kwietnia 2026 roku termin na wydanie interpretacji jeszcze nie upłynął. Jednocześnie podatnik nie ma możliwości wniesienia ponaglenia, gdyż przepisy dotyczące interpretacji indywidualnych nie przewidują zastosowania tej instytucji.
Brak możliwości wniesienia ponaglenia nie oznacza jednak, że bezczynność organu pozostaje bez konsekwencji prawnych. Przepisy przewidują w tym zakresie odrębny mechanizm, który zabezpiecza sytuację wnioskodawcy w przypadku niewydania interpretacji w ustawowym terminie.
Milcząca interpretacja jako skutek bezczynności organu
Przekroczenie przez organ interpretacyjny ustawowego terminu na wydanie interpretacji indywidualnej nie pozostaje bez konsekwencji prawnych. Ustawodawca wprowadził w tym zakresie szczególny mechanizm mający na celu ochronę interesów wnioskodawcy oraz zapewnienie mu możliwości uzyskania rozstrzygnięcia mimo braku formalnego działania organu.
W przypadku niewydania interpretacji w terminie określonym w przepisach przyjmuje się bowiem, że dochodzi do tzw. milczącej interpretacji. W takiej sytuacji przyjmuje się, że z dniem następującym po upływie terminu została wydana interpretacja potwierdzająca prawidłowość stanowiska przedstawionego przez wnioskodawcę w pełnym zakresie.
„W razie niewydania interpretacji indywidualnej w terminie określonym w art. 14d uznaje się, że w dniu następującym po dniu, w którym upłynął termin wydania interpretacji, została wydana interpretacja stwierdzająca prawidłowość stanowiska wnioskodawcy w pełnym zakresie”.
Konstrukcja ta eliminuje stan niepewności po stronie podatnika i zastępuje brak rozstrzygnięcia organu jego prawnym odpowiednikiem wynikającym wprost z przepisów.
