Poradnik Przedsiębiorcy

Pełnomocnik w działalności gospodarczej - do czego upoważnia?

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej czasami trzeba wyręczyć się pełnomocnikiem.  Można tak załatwić sprawy urzędowe, podatkowe, zawierać umowy. Do czego zostaje upoważniony pełnomocnik w działalności gospodarczej? Czy trzeba je gdzieś zgłosić? Jak je napisać?

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych

Najczęstszy kontakt, jaki podatnicy mają z urzędem skarbowym, polega na składaniu deklaracji podatkowych. Można ustanowić pełnomocnika do podpisania deklaracji podatkowych. Może być nim każda pełnoletnia osoba (chyba że została ubezwłasnowolniona). Może, ale nie musi być to doradca podatkowy, adwokat czy radca prawny. Równie dobrze pełnomocnikiem może zostać np. pracownik czy członek rodziny podatnika. 

Możliwe jest ustanowienie pełnomocnictwa:

  • do podpisywania deklaracji składanej w postaci papierowej (formularz UPL-1P) – pełnomocnik podpisuje wtedy i składa deklaracje w postaci papierowej

  • do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (formularz UPL-1) – pełnomocnik w działalności gospodarczej podpisuje wtedy i składa deklaracje przez internet (przy czym do podpisania wielu deklaracji musi mieć kwalifikowany podpis elektroniczny).

Najwygodniej ustanowić pełnomocnika w działalności gospodarczej do podpisywania deklaracji podatkowych, wypełniając formularze UPL-1 lub UPL-1P na platformie ePUAP i podpisując formularz profilem zaufanym ePUAP. W takim przypadku jako adresata formularza wpisuje się Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jeśli natomiast formularze składane są papierowo, to UPL-1 należy złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników; natomiast UPL-1P – organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy. 

Uwaga!

Pełnomocnik zawsze podpisuje się swoim imieniem i nazwiskiem!

Podpisanie się na dokumencie cudzym imieniem i nazwiskiem jest fałszowaniem podpisu na dokumencie i naraża na odpowiedzialność karną!

Pełnomocnictwo do reprezentowania w sprawach podatkowych

Od pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych trzeba odróżnić pełnomocnictwo do reprezentowania podatnika w sprawach podatkowych.

Może to być:

  • pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) - upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych (oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych); co do zasady można je zgłosić tylko elektronicznie, za pośrednictwem Portalu Podatkowego.

  • pełnomocnictwo szczególne (PPS-1) - upoważnia do działania we wskazanej (konkretnej)  sprawie podatkowej (lub wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego); może być zgłoszone w formie elektronicznej lub papierowej.

  • pełnomocnictwo do doręczeń (PPD-1) - trzeba je ustanowić, gdy przedsiębiorca nie ma pełnomocnika ogólnego ani szczególnego i równocześnie wyprowadza się poza Unię Europejską; nie trzeba go ustanawiać, gdy doręczanie pism między stroną a urzędem będzie następować w formie elektronicznej; dzięki temu pełnomocnictwu urząd będzie wysyłał korespondencję do pełnomocnika, na jego adres.

Pełnomocnictwo pocztowe

Przed dłuższym wyjazdem warto ustanowić pełnomocnika do odbioru korespondencji, szczególnie wtedy, gdy pod nieobecność przedsiębiorcy nikt nie będzie w biurze jej odbierać. Taki pełnomocnik będzie mógł odebrać na poczcie korespondencję zaadresowaną do przedsiębiorcy.

Jeśli wiadomo, że w konkretnym urzędzie czy sądzie toczy się postępowanie z udziałem przedsiębiorcy, można ustanowić pełnomocnika do tego postępowania i to na adres pełnomocnika będzie doręczana korespondencja w tym postępowaniu. Ale nie zabezpiecza to na wypadek, gdyby trzeba było odebrać inne przesyłki, zaadresowane bezpośrednio do przedsiębiorcy, choćby pozew z sądu przeciw niemu.

Bez pełnomocnictwa będzie problem z odbiorem na poczcie przesyłek, szczególnie awizowanych listów poleconych z sądu. To z kolei może mieć bardzo negatywne konsekwencje, bo nieodebraną z poczty mimo awizowania przesyłkę poczta zwraca do nadawcy i jest ona uznawana za skutecznie doręczoną.

Bez problemu przesyłkę na poczcie odbierze osoba, której udzielono pełnomocnictwa pocztowego, a odebranie listu może być bardzo ważne. Przykładowo przesyłki w postępowaniach sądowych opatrzone są adnotacją „odbiór osobisty”. Żeby taką przesyłkę mógł odebrać na poczcie pełnomocnik, musi mu zostać udzielone pełnomocnictwo pocztowe.

Pełnomocnictwo pocztowe musi zostać podpisane na poczcie, w obecności jej pracownika. Podpisuje je osoba udzielająca pełnomocnictwa, a nie pełnomocnik. Dlatego nie jest w momencie podpisywania pełnomocnictwa wymagana obecność na poczcie pełnomocnika.

Pełnomocnictwo pocztowe może trwać przez czas oznaczony lub do odwołania.  Wpisuje się w nim na druku Poczty Polskiej dane osoby udzielającej pełnomocnictwa i dane pełnomocnika  (imię, nazwisko, numer dokumentu tożsamości) oraz zakres pełnomocnictwa (czyli do odbioru jakich przesyłek ono upoważnia – wystarczy zaznaczyć odpowiednie pozycje na druku).

Opłata od pełnomocnictwa pocztowego do stałego odbioru przesyłek wynosi 25,83 zł brutto (płatne na poczcie).

Pełnomocnik w działalności gospodarczej wpisany do CEIDG

Każdy przedsiębiorca wpisany do CEIDG może ujawnić w tym rejestrze fakt udzielenia komuś pełnomocnictwa. Wpisanie pełnomocnika do CEIDG nie jest obowiązkowe. Pełnomocnik, który nie zostanie tam wpisany, również może reprezentować przedsiębiorcę. Co ważne, zgłoszenie pełnomocnika w CEIDG nie zastępuje udzielenia pełnomocnictwa. Zgłasza się już udzielone pełnomocnictwa. Najpierw trzeba więc go udzielić, a potem można je zgłosić w CEIDG.

Zgłoszenia pełnomocnictwa w CEIDG można dokonać od razu podczas rejestracji działalności albo później. Należy wtedy wypełnić formularz CEIDG-1 (zmiana wpisu). Najwygodniej zrobić to online i podpisać elektronicznie, profilem zaufanym. Podaje się w nim dane pełnomocnika. Trzeba też wpisać zakres pełnomocnictwa (np. pełnomocnictwo ogólne).

Co daje ujawnienie pełnomocnika w CEIDG?

Jeśli pełnomocnik w działalności gospodarczej będzie reprezentować przedsiębiorcę przed urzędami, to nie trzeba będzie za każdym razem dostarczać dokumentu pełnomocnictwa. Urząd sam będzie musiał potwierdzić w CEIDG to, czy pełnomocnik jest upoważniony do reprezentowania przedsiębiorcy (sprawdzi, jaki zakres pełnomocnictwa został wpisany w CEIDG). Im szerszy będzie ten zakres, tym więcej spraw pełnomocnik będzie mógł załatwić. Najszersze będzie pełnomocnictwo ogólne.

Uwaga!

Wpisanie pełnomocnika do rejestru pełnomocnictw CEIDG nie upoważnia go do reprezentowania przedsiębiorcy w sprawach podatkowych! Do nich potrzebne jest odrębne zgłoszenie pełnomocnika opisane wcześniej!

Wpisanie pełnomocnictwa do CEIDG da też oszczędności. Nie trzeba będzie płacić 17 zł opłaty skarbowej za każdym razem, gdy pełnomocnik załatwia w urzędzie kolejne sprawy. Taką opłatę trzeba uiścić od składanego w urzędzie dokumentu pełnomocnictwa. Skoro pełnomocnik w działalności gospodarczej jest wpisany do CEIDG nie musi składać tego dokumentu, opłata skarbowa nie jest konieczna.

Pełnomocnik do zawierania umów

Pełnomocnictwo może się przydać nie tylko w kontaktach z urzędami, lecz także kontrahentami.  Pełnomocnik w działalności gospodarczej będzie mógł np. zawierać umowy w imieniu przedsiębiorcy. Nie ma jednak możliwości, żeby udzielić komuś pełnomocnictwa do dokonywania wszystkich czynności.

Najszerszy zakres ma pełnomocnictwo ogólne.  Żeby było ważne, musi być sporządzone na piśmie. Nie upoważnia do wszystkich czynności, ale uprawnia pełnomocnika do podejmowania tzw. czynności zwykłego zarządu. Nie znajdziemy nigdzie ich sprecyzowanej listy, jednak chodzi tu o czynności zwykle podejmowane w ramach przedsiębiorstwa osoby, która pełnomocnictwa udzieliła.

Węższy zakres ma pełnomocnictwo rodzajowe – upoważnia ono tylko do dokonywania czynności określonego rodzaju (np. tylko do zawierania umów o dzieło).

Najwęższe jest pełnomocnictwo szczegółowe,  do dokonania określonej czynności (np. zawarcia konkretnej umowy).