Przedsiębiorcy – czy to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, czy spółki – niezależnie od zatrudniania pracowników muszą co miesiąc zgłaszać informacje do ZUS-u o swoich dochodach, przychodach, osobach ubezpieczanych przez dany podmiot, informacji o pracownikach, osobach współpracujących. Nawet przy jednoosobowej działalności gospodarczej warto zastanowić się nad zaangażowaniem profesjonalnego podmiotu – księgowego, który będzie składał wszystkie deklaracje, dokumenty, obliczał wysokość składki zdrowotnej. W ten sposób przedsiębiorca zdejmuje z siebie część obowiązków, równocześnie dzieląc się odpowiedzialnością w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości. W dalszej części zostanie wskazane, w jaki sposób udzielane jest pełnomocnictwo dla biura rachunkowego, aby mogło ono reprezentować klienta w sprawach związanych z ZUS-em.
Formularz PEL
Na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a także w salach obsługi klientów ZUS-u są dostępne formularze, które należy wypełnić, aby ustanowić pełnomocnika do wykonywania czynności prawnych w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
W pełnomocnictwie zawierane są następujące informacje:
- Dane dotyczące osoby udzielającej pełnomocnictwa:
- Imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia,
- Adres zamieszkania,
- Numer telefonu – jest to pole nieobowiązkowe, jego podanie może usprawnić kontakt ubezpieczonego z ZUS-em;
- Oświadczenie osoby, która udziela pełnomocnictwa – czy robi to w imieniu własnym, ze wskazaniem NIP-u działalności, czy też podmiotu, który reprezentuje, np. spółki (również trzeba wskazać NIP i dodatkowo adres siedziby, REGON). W przypadku spółki należy też wypełnić formularz PEL-Z, o którym więcej informacji w kolejnym punkcie;
- Dane pełnomocnika:
- Imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia,
- Adres zamieszkania,
- Numer telefonu – jest to pole nieobowiązkowe, jego podanie może usprawnić kontakt ubezpieczonego z ZUS-em;
- Zakres pełnomocnictwa – może ono bowiem dotyczyć:
- Czynności jednorazowej czy załatwienia konkretnej sprawy, np. złożenia wniosku o rozłożenie zaległości na raty,
- Załatwiania spraw w ZUS-ie – dotyczy reprezentowania klienta, składania oświadczeń w zakresie wszystkich spraw, ale bez dostępu do portalu PUE ZUS. Dodatkowo należy wskazać okres, w jakim będzie obowiązywało pełnomocnictwo – brak uzupełnienia daty końcowej będzie równoznaczny z udzieleniem go aż do odwołania,
- Do załatwiania spraw w ZUS-ie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) – wówczas dotyczy to udzielenia pełnomocnikowi dostępu do portalu. Dodatkowo należy wskazać okres, w jakim będzie obowiązywało pełnomocnictwo – brak uzupełnienia daty końcowej będzie równoznaczny z udzieleniem go aż do odwołania;
- Informacja, do jakiej roli jest udzielane pełnomocnictwo – może to być np.:
- Ubezpieczony,
- Świadczeniobiorca,
- Płatnik składek,
- Komornik,
Pełnomocnictwo może zostać ograniczone wyłącznie do odbioru korespondencji, a w informacji zaznaczmy to, co dotyczy nas – jeżeli prowadzimy działalność, zatrudniając pracowników, to musimy zaznaczyć ubezpieczonego oraz płatnika, a gdy otrzymujemy z ZUS-u np. świadczenie pielęgnacyjne, zasiłek chorobowy, macierzyński, to zaznaczmy świadczeniobiorcę;
Określenie daty złożenia wniosku i podpisanie dokumentu.
Formularz PEL-Z
PEL-Z jest załącznikiem do formularza głównego dotyczącego zarówno udzielenia, jak i odwołania pełnomocnictwa.
Ten formularz jest wypełniany w sytuacji, gdy podmiotem udzielającym (lub odwołującym) pełnomocnictwa jest spółka, której organ przedstawicielski ma wieloosobowy skład.
W tym formularzu uzupełnia się:
- Dane pełnomocnika – PESEL, dane osoby udzielającej/odwołującej – NIP oraz datę wypełnienia;
- Dane przedstawicieli, którzy udzielają lub odwołują pełnomocnictwo:
- PESEL, data urodzenia, imię i nazwisko,
- Adres zamieszkania,
- Numer telefonu – jest to pole nieobowiązkowe, jego podanie może usprawnić kontakt z ZUS-em,
- Data wypełnienia formularza i podpisy wszystkich przedstawicieli.
W formularzu są pola dla 4 przedstawicieli. Jeśli byłoby ich więcej, należy wypełnić kolejny formularz, dodając pismo przewodnie ze wskazaniem, że nie wszystko udało się zmieścić w jednym.
Formularz PEL-K
Co istotne, formularz PEL nie daje pełnomocnikowi uprawnień do reprezentowania mocodawcy w żadnym postępowaniu kontrolnym wszczętym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Aby pełnomocnik reprezentował podmiot w związku z kontrolą, należy udzielić biuru rachunkowemu odrębnego pełnomocnictwa właśnie na formularzu PEL-K.
Jest to upoważnienie do reprezentowania podmiotu w trakcie kontroli ZUS-u. Wskazuje się w nim następujące dane:
- NIP, REGON udzielającego pełnomocnictwo, a w przypadku ich braku – PESEL;
- nazwa płatnika, imię i nazwisko;
- adres siedziby płatnika.
Następnie podaje się, kto będzie upoważniony – imię, nazwisko, nazwa pełnomocnika, określenie reprezentowanego – również poprzez podanie nazwy przedsiębiorstwa lub imienia i nazwiska osoby.
Co ważne, upoważnienie jest udzielane na czas trwania kontroli, natomiast odebranie protokołu kontroli jest równoznaczne z wygaśnięciem upoważnienia.
Jeśli wobec osoby toczy się kilka kontroli, należy wypełniać odrębne formularze.
W ostatniej części wskazuje się dane pełnomocnika:
- PESEL;
- imię, nazwisko;
- adres;
- fakultatywnie numer telefonu.
Wniosek powinien zostać opatrzony datą jego wypełnienia oraz podpisem mocodawcy.
Formularz PEL-O
Formularz PEL-O dotyczy odwołania pełnomocnictwa.
Może być złożony przez:
- mocodawcę;
- osobę, która udzieliła pełnomocnictwa w imieniu innego podmiotu, np. spółki (wówczas należy dołączyć formularz PEL-Z);
- pełnomocnika.
Jeżeli to biuro rachunkowe kończy współpracę, np. z uwagi na niewywiązywanie się klienta z obowiązku zapłaty wynagrodzenia, po formalnym rozwiązaniu umowy powinno złożyć formularz z wypowiedzeniem pełnomocnictwa, aby wszystkie informacje, czynności prawne prowadzone z ZUS-em były dostarczane bezpośrednio klientowi.
Również w tym formularzu należy wskazać dane mocodawcy i pełnomocnika, a także podać datę, od której odwołuje się pełnomocnictwo.
Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego - jak złożyć formularz?
Formularze można złożyć:
- osobiście, w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych właściwym ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę mocodawcy;
- wysyłając go za pośrednictwem operatora – Poczty Polskiej, do ZUS-u właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę mocodawcy (data nadania pisma stanowi datę jego złożenia w jednostce);
- elektronicznie, za pośrednictwem ZUS PUE, podpisując dokument podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym – jest to najszybszy i bez wątpienia najprostszy sposób, choć wiąże się z koniecznością posiadania profilu zaufanego. Dziś jest to jednak standard, dlatego jest to forma zalecana dla wszystkich przedsiębiorców.
