Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego do reprezentowania klienta w sprawach ZUS

Przedsiębiorcy – czy to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, czy spółki – niezależnie od zatrudniania pracowników muszą co miesiąc zgłaszać informacje do ZUS-u o swoich dochodach, przychodach, osobach ubezpieczanych przez dany podmiot, informacji o pracownikach, osobach współpracujących. Nawet przy jednoosobowej działalności gospodarczej warto zastanowić się nad zaangażowaniem profesjonalnego podmiotu – księgowego, który będzie składał wszystkie deklaracje, dokumenty, obliczał wysokość składki zdrowotnej. W ten sposób przedsiębiorca zdejmuje z siebie część obowiązków, równocześnie dzieląc się odpowiedzialnością w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości. W dalszej części zostanie wskazane, w jaki sposób udzielane jest pełnomocnictwo dla biura rachunkowego, aby mogło ono reprezentować klienta w sprawach związanych z ZUS-em.

Formularz PEL

Na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a także w salach obsługi klientów ZUS-u są dostępne formularze, które należy wypełnić, aby ustanowić pełnomocnika do wykonywania czynności prawnych w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

W pełnomocnictwie zawierane są następujące informacje:

1. Dane dotyczące osoby udzielającej pełnomocnictwa:
• Imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia,
• Adres zamieszkania,
• Numer telefonu – jest to pole nieobowiązkowe, jego podanie może usprawnić kontakt ubezpieczonego z ZUS-em;
2. Oświadczenie osoby, która udziela pełnomocnictwa – czy robi to w imieniu własnym, ze wskazaniem NIP-u działalności, czy też podmiotu, który reprezentuje, np. spółki (również trzeba wskazać NIP i dodatkowo adres siedziby, REGON). W przypadku spółki należy też wypełnić formularz PEL-Z, o którym więcej informacji w kolejnym punkcie;
3. Dane pełnomocnika:
• Imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia,
• Adres zamieszkania,
• Numer telefonu – jest to pole nieobowiązkowe, jego podanie może usprawnić kontakt ubezpieczonego z ZUS-em;
4. Zakres pełnomocnictwa – może ono bowiem dotyczyć:
• Czynności jednorazowej czy załatwienia konkretnej sprawy, np. złożenia wniosku o rozłożenie zaległości na raty,
• Załatwiania spraw w ZUS-ie – dotyczy reprezentowania klienta, składania oświadczeń w zakresie wszystkich spraw, ale bez dostępu do portalu PUE ZUS. Dodatkowo należy wskazać okres, w jakim będzie obowiązywało pełnomocnictwo – brak uzupełnienia daty końcowej będzie równoznaczny z udzieleniem go aż do odwołania,
• Do załatwiania spraw w ZUS-ie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) – wówczas dotyczy to udzielenia pełnomocnikowi dostępu do portalu. Dodatkowo należy wskazać okres, w jakim będzie obowiązywało pełnomocnictwo – brak uzupełnienia daty końcowej będzie równoznaczny z udzieleniem go aż do odwołania;
5. Informacja, do jakiej roli jest udzielane pełnomocnictwo – może to być np.:
• Ubezpieczony,
• Świadczeniobiorca,
• Płatnik składek,
• Komornik,

Pełnomocnictwo może zostać ograniczone wyłącznie do odbioru korespondencji, a w informacji zaznaczmy to, co dotyczy nas – jeżeli prowadzimy działalność, zatrudniając pracowników, to musimy zaznaczyć ubezpieczonego oraz płatnika, a gdy otrzymujemy z ZUS-u np. świadczenie pielęgnacyjne, zasiłek chorobowy, macierzyński, to zaznaczmy świadczeniobiorcę;

6. Określenie daty złożenia wniosku i podpisanie dokumentu.

Formularz PEL-Z

PEL-Z jest załącznikiem do formularza głównego dotyczącego zarówno udzielenia, jak i odwołania pełnomocnictwa.

Ten formularz jest wypełniany w sytuacji, gdy podmiotem udzielającym (lub odwołującym) pełnomocnictwa jest spółka, której organ przedstawicielski ma wieloosobowy skład.

W tym formularzu uzupełnia się:

1. Dane pełnomocnika – PESEL, dane osoby udzielającej/odwołującej – NIP oraz datę wypełnienia;
2. Dane przedstawicieli, którzy udzielają lub odwołują pełnomocnictwo:
• PESEL, data urodzenia, imię i nazwisko,
• Adres zamieszkania,
• Numer telefonu – jest to pole nieobowiązkowe, jego podanie może usprawnić kontakt z ZUS-em,
• Data wypełnienia formularza i podpisy wszystkich przedstawicieli.

W formularzu są pola dla 4 przedstawicieli. Jeśli byłoby ich więcej, należy wypełnić kolejny formularz, dodając pismo przewodnie ze wskazaniem, że nie wszystko udało się zmieścić w jednym.

Formularz PEL-K

Co istotne, formularz PEL nie daje pełnomocnikowi uprawnień do reprezentowania mocodawcy w żadnym postępowaniu kontrolnym wszczętym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Aby pełnomocnik reprezentował podmiot w związku z kontrolą, należy udzielić biuru rachunkowemu odrębnego pełnomocnictwa właśnie na formularzu PEL-K.

Jest to upoważnienie do reprezentowania podmiotu w trakcie kontroli ZUS-u. Wskazuje się w nim następujące dane:

• NIP, REGON udzielającego pełnomocnictwo, a w przypadku ich braku – PESEL;
• nazwa płatnika, imię i nazwisko;
• adres siedziby płatnika.

Następnie podaje się, kto będzie upoważniony – imię, nazwisko, nazwa pełnomocnika, określenie reprezentowanego – również poprzez podanie nazwy przedsiębiorstwa lub imienia i nazwiska osoby.

Co ważne, upoważnienie jest udzielane na czas trwania kontroli, natomiast odebranie protokołu kontroli jest równoznaczne z wygaśnięciem upoważnienia.

Jeśli wobec osoby toczy się kilka kontroli, należy wypełniać odrębne formularze.

W ostatniej części wskazuje się dane pełnomocnika:

• PESEL;
• imię, nazwisko;
• adres;
• fakultatywnie numer telefonu.

Wniosek powinien zostać opatrzony datą jego wypełnienia oraz podpisem mocodawcy.

Formularz PEL-O

Formularz PEL-O dotyczy odwołania pełnomocnictwa.

Może być złożony przez:

• mocodawcę;
• osobę, która udzieliła pełnomocnictwa w imieniu innego podmiotu, np. spółki (wówczas należy dołączyć formularz PEL-Z);
• pełnomocnika.

Jeżeli to biuro rachunkowe kończy współpracę, np. z uwagi na niewywiązywanie się klienta z obowiązku zapłaty wynagrodzenia, po formalnym rozwiązaniu umowy powinno złożyć formularz z wypowiedzeniem pełnomocnictwa, aby wszystkie informacje, czynności prawne prowadzone z ZUS-em były dostarczane bezpośrednio klientowi.

Również w tym formularzu należy wskazać dane mocodawcy i pełnomocnika, a także podać datę, od której odwołuje się pełnomocnictwo.

Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego - jak złożyć formularz?

Formularze można złożyć:

• osobiście, w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych właściwym ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę mocodawcy;
• wysyłając go za pośrednictwem operatora – Poczty Polskiej, do ZUS-u właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę mocodawcy (data nadania pisma stanowi datę jego złożenia w jednostce);
• elektronicznie, za pośrednictwem ZUS PUE, podpisując dokument podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym – jest to najszybszy i bez wątpienia najprostszy sposób, choć wiąże się z koniecznością posiadania profilu zaufanego. Dziś jest to jednak standard, dlatego jest to forma zalecana dla wszystkich przedsiębiorców.