Odbiór korespondencji w placówce pocztowej to zabawa, w którą bawimy się od powstania tej instytucji. Znakiem rozpoznawczym Poczty Polskiej jest właśnie awizo. Listonosz zostawia je w skrzynce, kiedy nie zostanie adresata lub innej osoby dorosłej. Niekiedy sam adresat nie chce w danym momencie odebrać listu, prosząc listonosza o awizo (jest to domena kancelarii prawnych, gdzie ogromne znaczenie mają terminy sądowe). Tak czy inaczej, znajdując pisemne zawiadomienie o próbie dokonania doręczenia, trzeba przejść się do określonej placówki, odstać swoje i odebrać przesyłkę. Przy prowadzeniu przedsiębiorstwa nie zawsze jest na to czas, można jednak złożyć upoważnienie pocztowe dla pracownika do odbioru korespondencji, co załatwi większość problemów z odbieraniem listów.
Upoważnienie pocztowe – odrębny rodzaj pełnomocnictwa
Z uwagi na szczególny charakter przesyłek pocztowych oraz ich znaczenie w obrocie korespondencji urzędowej i sądowej upoważnienie pocztowe doczekało się odrębnego uregulowania w ustawie – Prawo pocztowe. Przepisy wskazują tutaj na znaczny formalizm procedury udzielania takiego pełnomocnictwa.
Upoważnienie pocztowe jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa cywilnego. Odrębne uregulowanie w Prawie pocztowym tej instytucji sprawia, że w pierwszej kolejności należy dostosować się do przepisów tej ustawy, a dopiero kiedy jakiś obszar nie został uregulowany, możemy zwrócić się ku przepisom Kodeksu cywilnego (kc).
Co ciekawe, upoważnienie pocztowe nie ma charakteru obligatoryjnego. Operator pocztowy ma bowiem prawo wyłączyć możliwość jego udzielenia. Przepis art. 38 ust. 1 Prawa pocztowego mówi: „Operator pocztowy może przyjąć od adresata pisemne oświadczenie o udzieleniu innej osobie pełnomocnictwa do odbioru przesyłek lub przekazów pocztowych”. Kluczowe jest tutaj słowo „może”. Operator może zatem ograniczyć całkowicie lub częściowo (zawęzić zakres pełnomocnictwa do danych spraw albo wyłączyć dane sprawy spod pełnomocnictwa) możliwość udzielania upoważnienia pocztowego.
Zasady funkcjonowania upoważnień pocztowych w danej placówce mogą być dodatkowo unormowane w regulaminie świadczenia usług pocztowych lub regulaminie usług powszechnych. Operator może tam w szczególności określić dodatkowe odstępstwa od obowiązku udzielenia pełnomocnictwa pocztowego na terenie jego placówki. Warto zatem pamiętać, że w zależności od poczty wymogi stawiane przed mocodawcą i pełnomocnikiem mogą być nieco inne.
Zakres upoważnienia pocztowego – czy można go udzielić pracownikowi?
Zakres upoważnienia pocztowego zależy w całości od woli mocodawcy. To on decyduje, komu i w jakiej formie udzieli pełnomocnictwa. Może ono obejmować uprawnienie do odbioru wszystkich przesyłek, niektórych z ich typów lub jednej konkretnej. Pełnomocnictwo może być również udzielone do odbioru korespondencji tylko od określonego nadawcy.
Aby zostać pełnomocnikiem pocztowym, należy posiadać co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych, tj. mieć skończone 13 lat i nie być ubezwłasnowolnionym całkowicie. To jedyne wymagania stawiane przed osobą, która może legitymować się upoważnieniem pocztowym. To też oznacza, że nie ma żadnych przeszkód, aby przedsiębiorca uprawnił jednego ze swoich pracowników (lub kilku z nich) do odbioru przesyłek pocztowych.
Jak powinno wyglądać upoważnienie pocztowe?
Jak już wskazano na wstępie, upoważnienie pocztowe jest silnie sformalizowane. Ustawodawca wskazał w ust. 2 art. 38 ustawy, jak powinno ono wyglądać. Zgodnie z tym przepisem obejmuje co najmniej:
- imię i nazwisko oraz rodzaj, serię i numer dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość osoby udzielającej pełnomocnictwa;
- zakres pełnomocnictwa;
- imię i nazwisko oraz rodzaj, serię i numer dokumentu ze zdjęciem potwierdzającego tożsamość pełnomocnika.
Brak któregokolwiek z powyższych elementów powoduje bezwzględną nieważność upoważnienia. Za niedopuszczalne uznaje się domniemanie zakresu pełnomocnictwa – musi być ono dokładnie wskazane.
Odnośnie do formy upoważnienia, to Prawo pocztowe jej nie wskazuje. Zgodnie z art. 99 § 2 kc pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie. Tutaj prawodawca tego nie określa. W doktrynie przyjmuje się zgodnie, że forma pisemna zastrzeżona jest wyłącznie dla celów dowodowych (ad probationem).
Póki co nie ma możliwości uprawnienia do odbioru korespondencji w formie innej niż pisemnej. Nie wspominając nawet o pełnomocnictwie udzielonym ustnie czy mailowo, to upoważnienie w formie aktu notarialnego również nie będzie spełniało swojej funkcji. Jest to bowiem forma nieprawidłowa i moc dowodowa, jaką posiada w postępowaniu cywilnym, nie ma tutaj większego znaczenia. Udzielenie upoważnienia pocztowego wymaga co najmniej własnoręcznego podpisania dokumentu pełnomocnictwa przez mocodawcę.
Jak udzielić upoważnienia pracownikowi?
Również sposób udzielenia upoważnienia pocztowego jest silnie sformalizowany. Aby było ono skuteczne, musi zostać udzielone przez przedsiębiorcę w obecności pracownika pocztowego. Ponadto musi się to odbyć w placówce operatora. Jest to wymóg obligatoryjny. Bez jego spełnienia pełnomocnictwo będzie nieważne.
Istnieje jednak wyjątek od powyższego. Jeżeli mocodawca nie jest w stanie poruszać się samodzielnie, upoważnienie pocztowe może zostać udzielone w obecności pracownika pocztowego w miejscu pobytu adresata. A zatem, jeżeli przedsiębiorca jest osobą z niepełnosprawnością i np. porusza się na wózku inwalidzkim, nie musi udawać się do placówki pocztowej, aby zostawić pełnomocnictwo. Wystarczy, że skontaktuje się z operatorem i zamówi odpowiednią usługę. Pracownik w umówionym terminie zjawi się w siedzibie jego firmy.
Przy udzielaniu uprawnienia do odbioru korespondencji firmowej pełnomocnik (pracownik) nie musi być obecny. Nie ma również potrzeby, aby wykazywać przed operatorem, zgody pełnomocnika na upoważnienie go. Przyjmuje się, że zgoda pełnomocnika jest dorozumiana poprzez wskazanie w treści upoważnienia jego danych osobowych.
Jak odwołać upoważnienie pocztowe?
Prawo pocztowe na szczęście przewidziało możliwość odwołania upoważnienia pocztowego. W innym wypadku przedsiębiorca miałby problem, gdyby skonfliktował się z pracownikiem będącym jego pełnomocnikiem do odbioru korespondencji.
Przepis art. 38 ust. 5 Prawa pocztowego mówi, że pełnomocnictwo pocztowe może być odwołane w każdym czasie. Oznacza to, że odwołanie upoważnienia przybiera postać jednostronnej czynności prawnej (oświadczenia woli), nie ma wymogu współdziałania z pełnomocnikiem (pracownikiem). Jego zgoda czy obecność przy odwoływaniu nie ma znaczenia.
Odwołanie pełnomocnictwa, w odróżnieniu od jego udzielenia, nie musi odbyć się w formie pisemnej. Dopuszczalna jest każda forma, również ta ustna.
Ile kosztuje upoważnienie pocztowe?
Sporządzenie upoważnienia pocztowego w zgodzie z przepisami Prawa pocztowego to dopiero pierwszy krok. Drugim jest jego opłacenie. Jak wskazuje ust. 6 art. 38 ustawy, za przyjęcie pełnomocnictwa pocztowego i jego odwołanie operator pocztowy może pobrać opłatę, o ile określona została ona w cenniku usług pocztowych lub cenniku usług powszechnych. Została ona określona w Cenniku opłat dodatkowych Poczty Polskiej S.A. i jest całkiem pokaźna – wyższa od tej, jaką należy uiścić przy pełnomocnictwie sądowym.
Aktualnie wygląda to następująco:
- opłata stała (za pełnomocnictwo dla jednej osoby na stałe) – 26 zł;
- opłata okresowa – za każdy miesiąc lub jego część – 8 zł;
- opłata za pełnomocnictwo jednorazowe 6 zł.
Opłaty za upoważnienia pocztowe mogą być jednak inne od powyższych, placówki pocztowe mają bowiem swobodę w kształtowaniu cen. W praktyce jednak większość (o ile nie wszystkie) korzystają z ogólnych stawek, tych wskazanych powyżej.
Jak łatwo się domyślić, brak uiszczenia opłaty od pełnomocnictwa sprawia, że jest ono nieważne. Inaczej jest jednak przy odwołaniu upoważnienia. Poczta może nałożyć również opłatę za odwołanie pełnomocnictwa. Jednakże brak zapłaty nie sprawia, że czynność mocodawcy nie ma mocy prawnej. Odwołanie jest zatem skuteczne. Operator pocztowy ma natomiast prawo do żądania od mocodawcy uiszczenia określonej opłaty (może naliczać odsetki oraz udać się z roszczeniem o zapłatę do sądu).
