Wyrównanie dodatku stażowego - jak obliczyć i kiedy przysługuje?

Dodatek za wieloletnią pracę, czy też dodatek za wysługę lat – nazywany często „dodatkiem stażowym” – to składnik wynagrodzenia przysługujący pracownikom w zależności od długości ich stażu pracy. Najczęściej jest regulowany przez przepisy szczególne lub akty wewnętrzne pracodawcy i obejmuje m.in. pracowników sfery budżetowej, takich jak nauczyciele czy urzędnicy. Jego wysokość ustala się procentowo od wynagrodzenia zasadniczego i wzrasta ona wraz z kolejnymi latami pracy. Poniżej omówiono wyrównanie dodatku stażowego przysługującemu pracownikom samorządowym.

Kiedy pracownikowi przysługuje dodatek stażowy?

Dodatek za wieloletnią pracę przysługuje po 5 latach pracy w wysokości wynoszącej 5% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek ten wzrasta o 1% za każdy dalszy rok pracy aż do osiągnięcia 20% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

Wspomniany dodatek wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia:

• od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym pracownik samorządowy nabył prawo do dodatku lub wyższej stawki dodatku, jeżeli nabycie prawa nastąpiło w ciągu miesiąca;

• za dany miesiąc, jeżeli nabycie prawa do dodatku lub wyższej stawki dodatku nastąpiło pierwszego dnia miesiąca.

Przykład 1.

16 stycznia 2026 roku pracownik osiągnął staż pracy wynoszący 5 lat. W związku z tym, od 1 lutego 2026 roku, pracodawca ma obowiązek wypłacać pracownikowi dodatek za wieloletnią pracę w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

Przykład 2.

Staż pracy wynoszący 8 lat pracownik osiągnął 1 marca 2026 roku. W tym przypadku obowiązek wypłacania dodatku za wieloletnią pracę w wysokości 8% wynagrodzenia zasadniczego istnieje już od marca 2026 roku.

Dodatek za wieloletnią pracę przysługuje pracownikowi samorządowemu za dni, za które otrzymuje wynagrodzenie, oraz za dni nieobecności w pracy z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, za które otrzymuje z tego tytułu zasiłek z ubezpieczenia społecznego (art. 38 ust. 1 Ustawy z 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych; dalej: ustawa, § 7 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych; dalej: rozporządzenie).

Okresy wliczane do stażu pracy

Do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli na mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Pracownikowi samorządowemu, który wykonuje pracę w urzędzie lub jednostce w czasie urlopu bezpłatnego udzielonego przez pracodawcę w celu wykonywania tej pracy, okres zatrudnienia u tego pracodawcy poprzedzający dzień rozpoczęcia urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy uprawniającego do dodatku za wieloletnią pracę.

Jeżeli pracownik samorządowy był zatrudniony równocześnie w ramach więcej niż jednego zakończonego stosunku pracy, do okresu uprawniającego do dodatku za wieloletnią pracę wlicza się jeden z tych okresów zatrudnienia (art. 38 ust. 5 ustawy i § 7 ust. 3 i 4 rozporządzenia).

Przykład 3.

Pracownik, przy zatrudnianiu go w samorządowym zakładzie budżetowym, przedstawił swojemu pracodawcy świadectwo pracy, w którym wykazano okres zatrudnienia w banku wynoszący 7 lat, a także zaświadczenie z urzędu gminy stwierdzające 5-letni okres prowadzenia przez pracownika indywidualnego gospodarstwa rolnego. Zatem w chwili zatrudnienia pracownika w samorządowym zakładzie budżetowym jego staż pracy, podlegający uwzględnieniu przy ustalaniu prawa do dodatku za wieloletnią pracę oraz wymiaru tego dodatku, wynosił 12 lat. W związku z tym pracodawca miał obowiązek wypłacania pracownikowi dodatek w wysokości 12% wynagrodzenia zasadniczego.

Jak oblicza się dodatek za wieloletnią pracę?

Jak wskazano wyżej, podstawą wymiaru dodatku za wieloletnią pracę jest wynagrodzenie zasadnicze, czyli składnik wynagrodzenia ustalany w stałej stawce miesięcznej. Wysokość przysługującego pracownikowi dodatku stanowi iloczyn kwoty wynagrodzenia zasadniczego i odpowiedniego wskaźnika procentowego.

Przykład 4.

Wynagrodzenie zasadnicze pracownika gminnej jednostki budżetowej wynosi 5000 zł, a jego staż pracy to 14 lat. W związku z tym pracownik ma prawo do dodatku za wieloletnią pracę w wysokości 700 zł, zgodnie z obliczeniem: 5000 zł × 14% = 700 zł.

Przykład 5.

Staż pracy pracownika starostwa powiatowego, z wynagrodzeniem zasadniczym w wysokości 4500 zł, wynosi 23 lata. Kwotę przysługującego pracownikowi dodatku za wieloletnią pracę obliczymy w tym przypadku następująco: 4500 zł × 20% = 900 zł. Wynika to z zasady, iż maksymalna wysokość dodatku wynosi 20% wynagrodzenia zasadniczego, co oznacza, że po osiągnięciu stażu pracy obejmującego 20 lat, procentowy wskaźnik już nie wzrasta.

Wyrównanie dodatku stażowego

Wyrównanie dodatku stażowego polega na wypłacie pracownikowi kwoty stanowiącej różnicę między należnym dodatkiem za wieloletnią pracę a dodatkiem faktycznie wypłaconym. Sytuacja taka występuje najczęściej wtedy, gdy pracodawca z opóźnieniem uwzględnił wyższy staż pracy, błędnie obliczył jego wysokość albo nie zaliczył wszystkich okresów zatrudnienia podlegających wliczeniu. Wyrównanie obejmuje okres wsteczny, za który pracownikowi przysługiwał wyższy procent dodatku, wraz z odpowiednim przeliczeniem od wynagrodzenia zasadniczego. Roszczenie o wyrównanie dodatku ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się ono wymagalne (art. 291 § 1 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, dalej: Kodeks pracy).

Przykład 6.

13 maja 2025 roku pracownik osiągnął staż pracy wynoszący 7 lat, co powinno skutkować wypłacaniem przez pracodawcę, od czerwca 2025 roku, dodatku za wieloletnią pracę w wysokości 7% wynagrodzenia. Jednak pracodawca, pomimo posiadania dokumentów, z których wynikał 7-letni staż pracy pracownika, nadal wypłacał mu dodatek w wysokości 6% wynagrodzenia zasadniczego. Do sierpnia 2025 roku wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosiło 4900 zł, a od września 2025 roku podwyższono je do kwoty 5200 zł. W listopadzie 2025 roku pracodawca zauważył swoją pomyłkę w obliczaniu dodatku i dokonał w związku z tym jego wyrównania.

Pracodawca stwierdził, że za czerwiec, lipiec i sierpień 2025 roku wypłacono pracownikowi zaniżony dodatek w kwocie 294 zł miesięcznie (4900 zł × 6% = 294 zł), a za wrzesień i październik – w kwocie 312 zł miesięcznie (5 200 zł × 6% = 312 zł).

Dodatek w prawidłowych wysokościach powinien był wynosić, za czerwiec, lipiec i sierpień, 343 zł miesięcznie (4900 zł × 7% = 343 zł), a za wrzesień i październik – 364 zł miesięcznie (5200 zł × 7% = 364 zł).

Zatem wyrównanie dodatku za czerwiec, lipiec i sierpień powinno wynieść po 49 zł miesięcznie (343 zł – 294 zł = 49 zł), a za wrzesień i październik – 52 zł miesięcznie (364 zł – 312 zł = 52 zł).

Ogółem kwota wyrównania wynosi 251 zł (49 zł × 3 + 52 zł × 2 = 251 zł).

Przykład 7.

Pracownik, zatrudniony w urzędzie gminy od 5 lat, udokumentował wcześniej niewykazany swojemu pracodawcy okres zatrudnienia wynoszący 4 lata, przypadający na czas przed nawiązaniem obecnie trwającego stosunku pracy. Oznacza to, że obecny pracodawca wypłacał pracownikowi dodatek stażowy według wskaźnika o 4% niższego niż wynikający z jego faktycznego stażu pracy. W omawianych okolicznościach pracodawca ma obowiązek dokonać odpowiedniego wyrównania dodatku za wieloletnią pracę tylko za 3 lata (a nie 5 lat) wstecz, czyli za okres nieobjęty przedawnieniem roszczenia pracownika o dokonanie wyrównania.

Należy również zastanowić się, czy wyrównanie dodatku stażowego dotyczy tylko przypadków, w których wcześniej wypłacono go w kwocie niższej niż przysługująca pracownikowi. Mogą bowiem występować sytuacje, w których pracodawca wypłaca pracownikowi dodatek w kwocie wyższej, niż wynikałoby to ze stażu pracy pracownika. 

Pojęcie wyrównania dodatku za wieloletnią pracę można byłoby tu rozumieć szeroko, jako obejmujące zarówno wyrównanie „w górę”, jak i wyrównanie „w dół”. Trzeba jednak pamiętać, że o ile wyrównania „w górę” pracodawca może dokonać samodzielnie, o tyle do wyrównania „w dół” konieczna jest zgoda pracownika. Wyrównanie „w dół” może polegać na przekazaniu pracodawcy przez pracownika nadpłaconej kwoty dodatku albo na potrąceniu odpowiedniej kwoty z wynagrodzenia. 

Potrącenie to może być dokonane tylko za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, przy czym wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania (art. 90 § 1 i § 2 pkt 1 Kodeksu pracy). Przy wyrównywaniu „w dół”, podobnie, jak w przypadkach wyrównywania „w górę”, obowiązuje 3-letni okres przedawnienia roszczenia.

Konieczność wyrównywania dodatku stażowego jest konsekwencją jednego z podstawowych obowiązków pracodawcy, jakim jest prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia (art. 94 pkt 5 Kodeksu pracy).