Od 1 czerwca 2025 roku obowiązują zmienione zasady legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce. Każdy przedsiębiorca powinien dokładnie wiedzieć, jak uzyskać zezwolenie na pracę, aby bez problemów zatrudniać obcokrajowców zgodnie z najnowszymi wytycznymi i unikać opóźnień w procesach rekrutacyjnych w swojej firmie. Unormowano je w Ustawie z 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jakie działania powinien podjąć pracodawca w razie, gdy wystąpi odmowa wydania zezwolenia na pracę, o tym poniżej.
Dlaczego wprowadzono nowe przepisy?
Celem wprowadzenia ustawy było ograniczenie występujących nadużyć, usprawnienie procedur dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom, zmniejszenie zaległości załatwiania spraw przez urzędy oraz pełna elektronizacja postępowań.
Utrzymano dotychczasowe podejście, zgodnie z którym zasady dostępu cudzoziemców do rynku pracy powinny uwzględniać jego potrzeby. Oznacza to z jednej strony, że w przypadku cudzoziemców, którym nie przysługuje swobodny dostęp do rynku pracy, warunkiem uzyskania dostępu do rynku jest inicjatywa pracodawcy lub podmiotu zamierzającego zatrudnić cudzoziemca na innej podstawie niż stosunek pracy wyrażająca się m.in. we wniosku o wydanie zezwolenia na pracę.
Kiedy niezbędne jest zezwolenie na pracę dla cudzoziemca i kto je wydaje?
Zezwolenie na pracę wydaje się w przypadku, gdy cudzoziemiec:
- będzie wykonywał pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie umowy z polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi, a w przypadku kierowania tego cudzoziemca przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do innego podmiotu – na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej lub
- przebywając na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, będzie pełnił funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub spółki kapitałowej w organizacji albo będzie reprezentował spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną lub prowadził sprawy takiej spółki, albo będzie pełnił funkcję prokurenta, lub
- jest pracownikiem podmiotu zagranicznego i będzie delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu wykonywania pracy, lub
- będzie wykonywał pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej pracę sezonową.
Zezwolenie na pracę wydaje, odmawia jego wydania lub uchyla w drodze decyzji administracyjnej wojewoda na wniosek podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, w szczególności pracodawcy. Organem wyższego stopnia, do którego można odwoływać się od decyzji wojewody, jest minister właściwy do spraw pracy.
Jak złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na pracę?
Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę oraz dokumenty dotyczące wniosku składa się za pomocą systemu teleinformatycznego, przez portal Praca.gov.pl. Wniosek złożony w inny sposób pozostawia się bez rozpoznania.
Główne podstawy odmowy wydania dokumentu jakim jest zezwolenie na pracę
Wydania zezwolenia na pracę odmawia się, jeżeli:
- podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi:
- złożył wniosek zawierający nieprawdziwe dane osobowe lub fałszywe informacje albo dołączył do niego dokumenty zawierające takie dane lub
- w toku postępowania zeznał nieprawdę lub zataił prawdę albo podrobił lub przerobił dokument w celu użycia go jako autentycznego bądź używał takiego dokumentu jako autentycznego, lub
- został prawomocnie ukarany za wykroczenia i przestępstwa szczegółowo określone w przepisach ustawy, lub
- nie dopełnia obowiązków dotyczących ustawowego pułapu wynagrodzenia cudzoziemca, lub
- nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych oraz Fundusz Solidarnościowy albo nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne rolników, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskał przewidziane prawem odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty należności z tytułu składek lub gdy wysokość nieopłaconej składki nie przekracza kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, lub
- nie dopełnia obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego pracowników lub innych osób objętych obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym albo nie zgłasza do ubezpieczenia społecznego rolników pomocników rolnika w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników, lub
- zalega z uiszczeniem podatków, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, lub
- nie posiada środków finansowych ani źródeł dochodu niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi, lub
- nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym ma zawieszone wykonywanie działalności gospodarczej, został wykreślony z właściwego rejestru lub jego działalność jest w stanie likwidacji, lub
- został ustanowiony lub działa w celu ułatwiania cudzoziemcom wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub
- cudzoziemiec:
- nie spełnia wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków wykonywania pracy w zawodzie regulowanym, w przypadku gdy wniosek dotyczy zezwolenia na pracę w tym zawodzie lub
- został prawomocnie skazany za określone w ustawie przestępstwo, lub
- jest osobą, której dane zostały umieszczone w wykazie cudzoziemców, których pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest niepożądany, lub
- dzień rozpoczęcia pracy wskazany przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi nastąpi później niż 12 miesięcy od dnia złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę, lub
- w danym roku została przekroczona maksymalna liczba zezwoleń na pracę, lub
- powierzenie pracy cudzoziemcowi spowoduje przekroczenie limitu zatrudnienia cudzoziemców przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, lub
- wymagają tego zobowiązania wynikające z postanowień ratyfikowanych umów międzynarodowych obowiązujących Rzeczpospolitą Polską, lub
- z okoliczności sprawy wynika, że pracę cudzoziemcowi powierzyłby podmiot, który nie jest agencją pracy tymczasowej działającą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z obowiązującymi przepisami, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej, lub
- pracodawca użytkownik lub podmiot, do którego cudzoziemiec jest delegowany, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym ma zawieszoną działalność gospodarczą, został wykreślony z właściwego rejestru lub jego działalność jest w okresie likwidacji, lub
- z informacji posiadanych przez organ rozpatrujący wniosek o wydanie zezwolenia na pracę wynika, że prawdopodobnym celem uzyskania zezwolenia na pracę jest pozorne powierzenie pracy cudzoziemcowi lub że cudzoziemiec nie będzie wykonywał pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na warunkach określonych w tym zezwoleniu, lub
- w ciągu 2 lat poprzedzających dzień złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemiec, który posiadał zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i wjechał na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu wykonywania pracy, nie wykonywał pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, chyba że niewykonywanie pracy wynikało z uzasadnionych przyczyn, lub
- z informacji przekazanych przez instytucje kontrolne wynika, że w okresie 24 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi udaremniał lub utrudniał przeprowadzenie kontroli legalności powierzenia pracy cudzoziemcom i wykonywania pracy przez cudzoziemców.
Wydania zezwolenia na pracę można też odmówić, jeżeli z informacji posiadanych przez organ rozpatrujący wniosek wynika, że podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi nie dopełnił obowiązków związanych z powierzeniem pracy cudzoziemcowi lub innym osobom albo obowiązków związanych z prowadzeniem działalności.
Odmowa wydania zezwolenia na pracę – co może zrobić pracodawca?
W przypadku otrzymania decyzji odmownej pracodawca może podjąć działania w dwóch kierunkach.
Pierwszym jest dostosowanie się do wymogów, które muszą być spełnione, aby zezwolenie zostało wydane. W praktyce polega to na doprowadzeniu do uniknięcia wystąpienia wyżej wymienionych przesłanek odmowy wydania zezwolenia. Należy jednak zauważyć, że bezpośredni wpływ na spełnienie wymogów koniecznych do uzyskania zezwolenia pracodawca ma tylko w odniesieniu do tych z nich, które bezpośrednio wiążą się z pracodawcą. Ograniczony wpływ dotyczy wymogów odnoszących się do osoby cudzoziemca. Natomiast trudno w ogóle mówić o możliwości wpływu na spełnienie takich wymogów jak brak przekroczenia maksymalnej liczby zezwoleń na pracę czy limitu zatrudnienia cudzoziemców przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi.
Drugim kierunkiem jest odwołanie się od decyzji wojewody do ministra właściwego do spraw pracy, gdy pracodawca uważa, że wszystkie wymogi zostały spełnione, a pomimo to otrzymał decyzję odmowną. Ten środek zaskarżenia składa się za pomocą systemu teleinformatycznego, przez portal Praca.gov.pl. Złożenie środka zaskarżenia w inny sposób jest niedopuszczalne. W przypadku nieprawidłowego działania systemu teleinformatycznego, powodującego brak możliwości wniesienia środka zaskarżenia przy wykorzystaniu tego systemu, środek zaskarżenia wnosi się w terminie 7 dni po dniu usunięcia nieprawidłowości.
Podsumowując, należy zauważyć, iż uzyskanie zezwolenia na pracę cudzoziemca jest o tyle trudniejsze niż w przeszłości, że jest ono obwarowane większą liczbą wymogów do spełnienia.
