Nowe przepisy dotyczące okresów zatrudnienia, które zostały określone w ustawie z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423), rozszerzają katalog okresów wliczanych do stażu pracy. Obejmuje on nie tylko umowy o pracę, lecz także umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, pod warunkiem opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Te zmiany, określane jako "rewolucja w naliczaniu stażu", wejdą w życie etapowo: od 1 stycznia 2026 r. dla sektora publicznego i od 1 maja 2026 r. dla sektora prywatnego, z obowiązkiem poświadczania takich okresów przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) na wniosek pracownika. W praktyce oznacza to potencjalny wzrost wymiaru urlopów wypoczynkowych (nawet o kilka dni), skrócenie okresów wypowiedzenia oraz wyższe odprawy, ale jednocześnie stawia przed pracownikami wyzwanie udowodnienia okresów zatrudnienia sprzed lat, gdy dokumentacja bywa niekompletna lub zaginiona.
Nowe przepisy dotyczące okresów zatrudnienia i ich cele
Okresy aktywności zawodowej realizowane na podstawie umów cywilnoprawnych,
a także prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, będą traktowane na równi z wcześniejszym zatrudnieniem pracowniczym przy ustalaniu stażu pracy. W konsekwencji osoby, które dotąd pracowały poza stosunkiem pracy, uzyskają dostęp do szeregu uprawnień zastrzeżonych dotąd głównie dla pracowników etatowych. Obejmie to w szczególności zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego, możliwość nabycia prawa do nagród jubileuszowych oraz prawo do dodatków za wieloletnią pracę.
W praktyce oznacza to, że wielu zatrudnionych będzie mogło korzystać z większej liczby dni urlopu w ciągu roku. Nagroda jubileuszowa będzie przysługiwała każdej osobie, która osiągnie określony łączny staż zatrudnienia (np. 20, 25 czy 30 lat), przy czym jej wysokość jest zwykle określana, jako określony procent miesięcznego wynagrodzenia.
Celem regulacji jest zrównanie sytuacji osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych lub w formie samozatrudnienia z pracownikami na umowach o pracę. Dane wskazują, że około 20-30% osób aktywnych zawodowo w Polsce posiadało doświadczenie w formie zlecenia bez równoległego etatu, co uprzednio nie wpływało na wymiar świadczeń pracowniczych. Przepisy nie precyzują w pełni zasad dotyczących okresów nakładających się, wliczając wyłącznie jeden, dłuższy okres.
Rola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w poświadczaniu okresów
Zakład Ubezpieczeń Społecznych pełni kluczową rolę, wydając zaświadczenia o okresach składkowych na wniosek pracownika składany elektronicznie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS. Wniosek zawiera numery umów lub numer NIP działalności gospodarczej, a Zakład potwierdza daty odprowadzania składek na podstawie ewidencji. Zaświadczenie wiąże pracodawcę, jest wydawane bezpłatnie w terminie do trzydziestu dni i stanowi novum w porównaniu z poprzednim stanem prawnym.
Ewidencja ZUS opiera się na danych zdigitalizowanych od około 1999 r., kiedy wprowadzono indywidualne konta ubezpieczonych. W odniesieniu do wcześniejszych okresów, zwłaszcza z lat 80. i 90. XX wieku, dane mogą być niekompletne z powodu braku komputeryzacji.
W przypadku odmowy poświadczenia z powodu braków archiwalnych pracownik dostarcza dowody alternatywne, stosując analogicznie przepisy art. 19 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Brak ograniczeń czasowych wstecz umożliwia udowodnienie okresów nawet z 1970 r., pod warunkiem posiadania dokumentów.
Trudności występują w odniesieniu do umów o dzieło, gdzie składki były fakultatywne do 2016 r. – Zakład potwierdza wyłącznie okresy z opłaconymi składkami. W przypadku działalności gospodarczej decydujące znaczenie mają wpisy do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz decyzje o niezaleganiu ze składkami.
Trudności w udowadnianiu stażu z umów zlecenia zawartych w okresie nauki
Umowy zlecenia zawarte przez uczniów lub studentów poniżej 26 roku życia nie podlegały ubezpieczeniom społecznym, co uniemożliwia ich potwierdzenie w ewidencji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracownik samodzielnie ponosi ciężar udowodnienia istnienia i wykonywania tych umów. Pracodawca, jako podmiot decyzyjny w kwestii zaliczenia do stażu, rozpatruje umowy zlecenia, rachunki wystawione za wykonane prace oraz oświadczenia dawnych zleceniodawców. Ci ostatni nie mają obowiązku ich wydawania, a działalność przedsiębiorstwa mogła zostać zakończona lub dokumentacja utracona. Oświadczenia takie podlegają ocenie pod kątem wiarygodności, zwłaszcza, gdy pochodzą od osób fizycznych lub podmiotów bez śladu w rejestrach publicznych.
Trudności w udowadnianiu okresów przed 1999 r.
Analogiczne problemy dotyczą umów zlecenia zawartych przed 1999 r., kiedy nie funkcjonowały indywidualne konta ubezpieczonych, a ewidencja składek prowadzona była w formie papierowej, często niezdigitalizowanej i narażonej na zniszczenie
w wyniku upływu czasu lub zdarzeń losowych. Pracownik odtwarza przebieg zatrudnienia za pomocą umów, potwierdzeń przelewów wynagrodzenia, notatek księgowych lub korespondencji, co po 25-30 latach okazuje się zadaniem o wysokim stopniu trudności. Oświadczenia pracownika stanowią środek dowodowy wyjątkowy, którego skuteczność zależy od uznania pracodawcy, zwłaszcza w jednostkach sektora finansów publicznych, gdzie kontrola wydatków publicznych wymusza rygorystyczną weryfikację.
Trudności w udowadnianiu pracy zarobkowej za granicą
Okresy pracy zarobkowej za granicą na podstawach innych niż stosunek pracy, takich jak umowy o świadczenie usług lub działalność gospodarcza, nie wymagają potwierdzenia ubezpieczeń społecznych, co umożliwia wykorzystanie szerokiego katalogu dokumentów, lecz zwiększa skomplikowanie weryfikacji.
Pracodawca oczekuje dokumentów wiarygodnych, w tym zaświadczeń od zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych (np. Deutsche Rentenversicherung Bund), deklaracji podatkowych lub pism od zagranicznego pracodawcy, opatrzonych pieczęciami i apostille. Różnorodność form zatrudnienia w państwach członkowskich Unii Europejskiej uniemożliwia ujednoliconą ocenę, co może rodzić wątpliwości, co do autentyczności.
Należy podkreślić, że ciężar dowodu spoczywa na pracowniku, od którego pracodawca może żądać dostarczenia dokumentów przetłumaczonych przez tłumaczy przysięgłych, co może zniechęcać do ubiegania się o zaliczenie krótkich okresów zatrudnienia, np. kilkumiesięcznego świadczenia usług za granicą.
Dopuszczalne dokumenty alternatywne
Katalog dokumentów alternatywnych poza zaświadczeniem ZUS obejmuje umowy cywilnoprawne z oznaczeniem sygnatury i okresu obowiązywania, deklaracje PIT-11, PIT-37 lub PIT-36 potwierdzające dochody i składki, potwierdzenia przelewów składek ZUS (formularze RMUa, RCA).
W odniesieniu do działalności gospodarczej decydują ewidencje przychodów, faktury VAT, decyzje ZUS o niezaleganiu ze składkami oraz wyciągi bankowe z przelewami za usługi. Dokumenty te winny być czytelne, datowane i powiązane z danym okresem. Wydruki z systemów e-PIT lub PUE ZUS posiadają moc dowodową równorzędną oryginałom. Kopie poświadczone notarialnie dopuszczalne są w braku oryginałów.
Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz.1423).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
