Pracodawcy mają ustawowy obowiązek dbać o to, aby staż pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, był wyliczany rzetelnie i uwzględniał wszystkie okresy nauki. Uzasadnieniem tej zasady jest uznanie edukacji za formę inwestycji w rozwój zawodowy, która podnosi kompetencje pracownika analogicznie do doświadczenia praktycznego. Warto jednak pamiętać o kluczowej regule: jeśli występują pokrywające się okresy nauki i pracy, do stażu zalicza się tylko jeden z nich, wybierając wariant korzystniejszy dla zatrudnionego.
Wymiar urlopu wypoczynkowego a staż pracy
Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:
- 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
- 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy. W tym przypadku niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu wypoczynkowego i jego wymiar, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w co najmniej dwóch stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy (art. 154 § 1 i § 2, art. 1541 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy; dalej: Kodeks pracy).
Przykład 1.
Jedna osoba pozostaje w dwóch stosunkach pracy z różnymi podmiotami. Pierwsza umowa, z pracodawcą A, została zawarta 1 kwietnia 2022 roku, natomiast druga, z pracodawcą B – 1 października 2024 roku. U pracodawcy A do stażu pracy, od którego zależy prawo do urlopu wypoczynkowego oraz jego wymiar, wlicza się cały okres zatrudnienia, czyli od 1 kwietnia 2022 roku. Z kolei u pracodawcy B do stażu urlopowego zalicza się okres pracy u poprzedniego pracodawcy przypadający od 1 kwietnia 2022 roku do 30 września 2024 roku oraz czas trwania bieżącego stosunku pracy u pracodawcy B, liczony od 1 października 2024 roku.
Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający (art. 158 Kodeksu pracy). Oznacza to, że w roku, w którym staż urlopowy pracownika wyniesie 10 lat, niezależnie od tego, w jakim dniu tego roku to nastąpi, pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni (przyjmując, że jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy).
Przykład 2.
W pierwszej połowie roku pracownik wykorzystał cały przysługujący mu urlop wypoczynkowy (20 dni). W listopadzie tego roku staż pracy pracownika wyniósł 10 lat. W związku z tym w dniu osiągnięcia tego stażu pracy pracownik nabył w omawianym roku prawo do uzupełniającego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 6 dni.
Należy odnotować, że w związku z nowelizacją Kodeksu pracy dokonaną na mocy przepisów Ustawy z 26 września 2025 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw znacznie rozszerzono zbiór okresów podlegających wliczeniu do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, w tym prawo do urlopu wypoczynkowego i jego wymiar. Wśród okresów podlegających wspomnianemu wliczeniu wymieniono m.in. okresy:
- prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
- wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,
- pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą wykonującą umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną;
- pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej;
- pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych;
- wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyte za granicą.
Obowiązek wliczania wspomnianych okresów do stażu pracy istnieje od 1 stycznia 2026 roku dla pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu Ustawy z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, a dla pozostałych pracodawców – od 1 maja 2026 roku.
Przykład 3.
Pracownik zatrudniony w prywatnej firmie, którego staż pracy do 30 kwietnia 2026 roku wynosił 7 lat, w maju 2026 roku przedłożył zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumentujące czteroletni okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. W związku z tym staż, od którego zależy wymiar urlopu, wzrósł w maju 2026 roku do 11 lat, co oznacza, że w całym 2026 roku pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Wliczanie okresów nauki
Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:
- zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
- średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
- średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
- średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
- szkoły policealnej – 6 lat,
- szkoły wyższej – 8 lat.
Okresy nauki, o których wyżej mowa, nie podlegają sumowaniu (art. 155 § 1 Kodeksu pracy).
Przykład 4.
Pracownik ukończył średnią szkołę ogólnokształcącą oraz szkołę policealną. W związku z tym do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, należy wliczyć 6 lat.
Pokrywające się okresy nauki i pracy
Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się albo okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, albo okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika (art. 155 § 2 Kodeksu pracy). Oznacza to, że na pracodawcy ciąży obowiązek ustalenia, które okresy należy uwzględnić, aby uzyskać korzystniejszy (dłuższy) staż, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.
Przykład 5.
Pracownik jest zatrudniony u obecnego pracodawcy od 1 stycznia 2019 roku. Od 1 października 2017 roku studiował, a naukę zakończył 31 maja 2022 roku. W związku z tym do stażu pracy pracownika, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, należy wliczyć 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej oraz okres zatrudnienia niepokrywający się z okresem pobierania nauki, czyli od 1 czerwca 2022 roku do chwili obecnej. Oznacza to, że staż urlopowy wynoszący 10 lat pracownik osiągnął 31 maja 2024 roku, czyli z upływem dwóch lat od ukończenia szkoły wyższej. W 2024 roku pracownik nabył zatem prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni.
Przykład 6.
Pracownik studiował na uczelni wyższej przez 9 lat, m.in. z powodu powtarzania niektórych lat studiów. W tym czasie nieustannie pracował. W tym przypadku w stażu pracy należy uwzględnić okres 9 lat zatrudnienia, nie zaś krótszy okres 8 lat odpowiadający ukończeniu nauki na uczelni wyższej.
Przykład 7.
Pracownik młodociany łączył zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego z nauką w szkole branżowej (równorzędnej ze szkołą zasadniczą). Okresy zatrudnienia i nauki we wspomnianej szkole w całości się pokrywały, wynosząc 3 lata. W tym przypadku pracodawca może zaliczyć do stażu urlopowego zarówno okres zatrudnienia, jak i okres pobierania nauki (ale tylko jeden z tych okresów), gdyż każde z tych rozwiązań jest tak samo korzystne dla pracownika.
Przykład 8.
Pracownik młodociany od 1 stycznia 2019 roku był zatrudniony przy wykonywaniu lekkich prac, w innym celu niż przygotowanie zawodowe. 1 września 2019 roku podjął naukę w szkole branżowej, którą ukończył w czerwcu 2022 roku. Przewidziany programem nauczania czas trwania nauki w tej szkole obejmował 2 lata i 9 miesięcy. W dniu ukończenia szkoły staż urlopowy pracownika wynosił zatem 3 lata i 5 miesięcy, obejmując okres zatrudnienia od 1 stycznia do 31 sierpnia 2019 roku (8 miesięcy) i czas trwania nauki określony w programie nauczania.
Podsumowując, można zauważyć, że obowiązek wliczania do okresu zatrudnienia również okresów nauki odróżnia zasady ustalania stażu urlopowego od reguł służących ustalaniu stażu pracy dla innych potrzeb (np. dla nabywania uprawnień do dodatku za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej, czy odprawy pieniężnej).
