Poradnik Przedsiębiorcy

Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę

Rozwiązanie umowy o pracę może powodować istotne następstwa dla stron stosunku pracy – szczególnie dla pracownika, który zostaje zmuszony do znalezienia nowego źródła utrzymania. W przepisach Kodeksu pracy przewidziano mechanizmy, które mają chronić pracowników przed pochopnym zwalnianiem. Jednym z nich jest obowiązek poinformowania jaka jest przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę.

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem 

Kodeks pracy wymienia następujące rodzaje umów o pracę:

  • na okres próbny,
  • na czas nieokreślony,
  • na czas określony.

Każda z tych umów może zostać rozwiązania m.in. przez oświadczenie jednej z jej stron – pracodawcę albo pracownika – z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem).

Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu (podobnie jak o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia) powinno nastąpić na piśmie.

Specyfika rozwiązania umowy o pracę w omawianym trybie polega na tym, że pomiędzy złożeniem oświadczenia o jej rozwiązaniu a wystąpieniem skutku w postaci ustania stosunku pracy upływa pewien czas nazywany okresem wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny wynosi:

  • 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
  • 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
  • 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

  • 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
  • 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
  • 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Okres wypowiedzenia obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca.

Przykład 1.

Pani Joanna jest zatrudniona u pracodawcy od ponad pięciu lat. 9 marca 2021 roku pracodawca wypowiedział jej umowę o pracę. W związku z tym ulegnie ona rozwiązaniu po upływie 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, 30 czerwca 2021 roku.

Instytucja okresu wypowiedzenia służy zabezpieczeniu pracownika przed nagłą utratą źródła utrzymania (dlatego rozwiązanie umowy o pracę ze skutkiem natychmiastowym przewidziano w Kodeksie pracy dla wyjątkowych przypadków, takich jak ciężkie naruszenie przez stronę umowy o pracę jej podstawowych obowiązków lub długotrwała nieobecność pracownika z powodu choroby, nierokująca powrotu do pracy). Z drugiej strony, z punktu widzenia interesu pracodawcy, okres wypowiedzenia jest przydatnym rozwiązaniem, dającym czas na odpowiednie zorganizowanie pracy w sytuacji, gdy to pracownik wypowie umowę o pracę.

Wypowiedzenie umowy o pracę – jak wyżej wskazano – jest dokonywane przez jedną ze stron stosunku pracy. Druga z nich jest tym najczęściej w mniejszym lub większym stopniu zaskoczona i często odbiera to jako zdarzenie dla siebie niekorzystne. Okres wypowiedzenia pozwala złagodzić negatywne następstwa rozwiązania umowy dotykające stronę, której umowę wypowiedziano.

Kolejnym rozwiązaniem służącym ochronie interesu strony otrzymującej wypowiedzenie jest obowiązek jego uzasadnienia – podania przyczyny wypowiedzenia.

Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę 

Zgodnie z art. 30 § 4 kp w pisemnym oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony powinna być wskazana  (analogicznie należy postąpić przy rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia). Jak wynika z przytoczonego przepisu, obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia ciąży wyłącznie na pracodawcy i to tylko w odniesieniu do umowy na czas nieokreślony (nie trzeba uzasadniać wypowiedzenia umów zawartych na okres próbny i na czas określony). Mamy więc tu do czynienia z mechanizmem chroniącym wyłącznie jedną ze stron stosunku pracy – pracownika. Omawiane unormowanie oparto na założeniu, że wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę, zważywszy na skutki, jakie niesie dla pracownika, musi być oparte na dostatecznych przesłankach – jego przyczyny nie powinny być błahe. 

Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 5 maja 1999 roku, I PKN 670/98

Warunku podania pracownikowi w piśmie o wypowiedzeniu umowy o pracę jego przyczyny (art. 30 § 4 kp) nie może zastąpić ocena pracodawcy, że przyczyna ta – mimo że nie została wskazana – była znana pracownikowi.

Przyczyna wypowiedzenia – jak ją określić?

Przyczyna rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem powinna być sformułowana w taki sposób, aby pracownik wiedział i rozumiał, z jakiego powodu dochodzi do zakończenia stosunku pracy. Powinna być prawdziwa (a nie pozorna) i zostać dostatecznie skonkretyzowania, choć nie musi być opisana w sposób drobiazgowy.

W szczególności nie jest wystarczające stwierdzenie, że pracownik „wykonuje pracę niestarannie” lub „nie realizuje poleceń przełożonych”. Należy doprecyzować, na czym w danym przypadku polega niestaranność pracownika albo jakich poleceń nie wykonuje. Nie wystarczy też tylko wskazanie, że pracownik nie spełnia oczekiwań pracodawcy na zajmowanym stanowisku. Trzeba podać, o jakich konkretnie oczekiwaniach jest mowa. Podobnie nie jest wystarczające ogólnikowe stwierdzenie, że pracownik niewłaściwie wywiązuje się z obowiązków.

Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 7 kwietnia 1999 roku, I PKN 645/98

Naruszeniem art. 30 § 4 kp jest zarówno niewskazanie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę lub ujęcie jej w sposób zbyt ogólnikowy, jak i podanie innej przyczyny niż uzasadniająca rozwiązanie umowy o pracę, a więc wskazanie przyczyny „nierzeczywistej”.

Przykład 2.

Pracodawca w wypowiedzeniu umowy o pracę jako przyczynę wskazał brak wykonywania obowiązków pracowniczych, co polegało na nieprzekazaniu przez pracownika przełożonemu w wyznaczonych terminach 29 stycznia, 15 lutego i 1 marca 2021 roku bez usprawiedliwienia, projektów umów, które miały być zawarte z głównymi kontrahentami firmy. Tak sformułowaną przyczynę można uznać za dostatecznie skonkretyzowaną, określono w niej bowiem czas naruszenia obowiązków pracowniczych oraz wskazano, co dokładnie było przedmiotem tych naruszeń, a ich waga była istotna (umowy miały zostać zawarte z głównymi kontrahentami).

Dwojaki charakter przyczyn wypowiedzenia 

Powód rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem nie musi leżeć po stronie pracownika. Decydować o tym mogą również okoliczności od niego niezależne. W takim przypadku znajdują zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, zwanej popularnie ustawą o zwolnieniach grupowych, określające szczegółowy tryb dokonywania takich zwolnień. 

Przyczyny, których dotyczy wspomniana ustawa, można podzielić na:

  • organizacyjne (np. likwidacja stanowiska pracy, na którym dany pracownik jest zatrudniony);
  • ekonomiczne (np. konieczność wprowadzenia programu naprawczego i ograniczenia kosztów zatrudnienia);
  • technologiczne (np. wdrożenie nowej technologii wiążące się z koniecznością zwolnienia pracowników nieposiadających adekwatnych kwalifikacji).

W przypadku zwolnień dokonywanych z przyczyn niedotyczących pracowników pracodawca musi wypłacić im odprawy pieniężne w wysokości:

  1. jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;

  2. dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;

  3. trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.

Konsekwencje braku podania przyczyny wypowiedzenia 

Jak stanowi art. 45 § 1 kp, w razie ustalenia, że wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony jest nieuzasadnione lub narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, sąd pracy – stosownie do żądania pracownika – orzeka o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu – o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu. Warto zauważyć, że podstawą do zakwestionowania przez sąd prawidłowości wypowiedzenia jest nie tylko naruszenie przepisu prawa, lecz także niezasadność wypowiedzenia, czyli brak podania przyczyny rozwiązania umowy o pracę, względnie określenie przyczyny w sposób wadliwy (np. nie dość konkretnie, podanie przyczyny o nieistotnym znaczeniu lub przyczyny pozornej, nieodpowiadającej rzeczywistości).

Prawidłowe określenie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę często nie jest łatwe. Kodeks pracy nie podaje katalogu takich przyczyn, a jedynie wymaga, aby dostatecznie uzasadniały one decyzję o zwolnieniu pracownika. Jest to jeden z powodów, dla którego niektórzy pracodawcy – obawiając się przegranej w sądzie pracy – unikają zawierania umów na czas nieokreślony (do rozwiązywania umów o pracę na okres próbny i na czas określony nie jest konieczne podawanie przyczyny ustania stosunku pracy).