W zakładach pracy, w których działają fundusze socjalne, pracownicy mogą korzystać z ulgowych usług i świadczeń, przy czym prawo do pomocy w tej formie uzależnione jest od kilku czynników, w tym sytuacji życiowej danej osoby. Zasady i warunki dysponowania środkami funduszu określa się w odrębnym regulaminie. W codziennej praktyce dochodzi do szczególnych przypadków, jednym z nich jest sprawa możliwości udzielenia zapomogi z funduszu socjalnego bez wniosku uprawnionego pracownika – czy jest to dopuszczalne? Odpowiadamy na to pytanie w artykule.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i działalność socjalna – podstawy prawne
Na wstępie należy wskazać podstawy prawne funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) oraz ustalić, czy pomoc materialna (zapomoga losowa) mieści się w pojęciu działalności socjalnej.
Udzielanie pomocy finansowej, np. zapomóg losowych, stanowi składnik działalności socjalnej świadczonej przez pracodawców w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS.
Udzielenie zapomogi z funduszu socjalnego bez wniosku osoby uprawnionej
Generalną zasadą jest, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS).
W świetle powyższych wyjaśnień należy uznać, że udzielenie zapomogi losowej z funduszu socjalnego powinno być w pierwszej kolejności uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Po drugie – przyznanie pomocy materialnej w formie określonej kwoty odbywa się w trybie i na zasadach określonych w regulaminie ZFŚS.
Przykład 1.
Pracownik zakładu pracy, w którym funkcjonuje fundusz socjalny, uległ wypadkowi (udar mózgu) i wymaga dodatkowej rehabilitacji. Otrzymane przez niego świadczenia nie wystarczają na opłacenie wszystkich zabiegów w długoterminowej perspektywie. Pracownik, z racji stanu zdrowia, nie może złożyć wniosku o przyznanie zapomogi losowej z ZFŚS. W związku z tym o tę pomoc materialną wystąpiła jego rodzina. Niestety, wniosek został rozpatrzony negatywnie, ze względu na fakt, że regulamin ZFŚS nie przewiduje zapisu upoważniającego inną osobę niż pracownik do składania wniosków o przyznanie ulgowych usług i świadczeń.
Jak więc wynika z powyższego przykładu, kluczową kwestią w zakresie przyznania pomocy materialnej bez wniosku uprawnionego pracownika jest odpowiednie postanowienie w regulaminie ZFŚS. W tym przypadku zabrakło dodatkowej wzmianki w regulaminie, przewidującej np., że w szczególnych przypadkach, gdy pracownik z przyczyn obiektywnych nie jest w stanie samodzielnie złożyć wniosku o zapomogę, może to uczynić członek najbliższej rodziny po przedstawieniu dokumentów wskazujących na brak możliwości przedłożenia wniosku przez pracownika (zaświadczenie lekarskie, inne dokumenty potwierdzające stan zdrowia).
Trzeba pamiętać, że regulamin funduszu socjalnego tworzony jest na podstawie ustawy o ZFŚS i pracodawca nie ma możliwości swobodnego korzystania ze środków tego funduszu – działania niezgodne z przepisami podlegają sankcjom karnym.
W powyższych sprawach orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami ustawy – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia.
Przykład 2.
Pracownik wskutek nieszczęśliwego wypadku doznał urazu czaszki i został objęty opieką szpitalną. Pozostaje nieprzytomny, przy czym lekarze uważają, że po ozdrowieniu będzie wymagał długotrwałej terapii. Rodzina pracownika znalazła się w trudnej ekonomicznie sytuacji. Zwróciła się z prośbą do znajomych z pracy poszkodowanego pracownika, czy jest możliwość uzyskania jakiejkolwiek pomocy finansowej ze strony firmy. Ci z kolei przedstawili zaistniały przypadek w dziale kadr. Okazuje się, że w zakładzie pracy funkcjonuje fundusz socjalny, w którego ramach przewidziano możliwość udzielenia zapomogi pracownikom znajdującym się w szczególnie niekorzystnej sytuacji. Regulamin ZFŚS zawiera postanowienia, w których myśl zapomogi losowe są przyznawane po spełnieniu określonych warunków na wniosek uprawnionego pracownika. Ponadto o taką pomoc może ubiegać się przełożony pracownika lub przedstawiciel komisji socjalnej, jeżeli z przyczyn obiektywnych, niezależnych od pracownika, nie może on osobiście przedłożyć wniosku. W takich okolicznościach zapomoga z ZFŚS będzie mogła zostać wypłacona, mimo że wniosek o pomoc w tej formie skieruje inna osoba, wskazana w regulaminie funduszu jako uprawniona do podjęcia takiego działania.
Udzielenie zapomogi z funduszu socjalnego bez wniosku pracownika – podsumowanie
Rzeczywistość pokazuje, że ubieganie się o przyznanie pomocy materialnej w postaci na przykład zapomogi losowej nie jest rzadkim przypadkiem. Zdarza się bowiem, że uprawnieni do świadczeń z funduszu socjalnego pracownicy nie mają możliwości – ze względu na stan zdrowia – złożenia wniosku osobiście. W takich okolicznościach decydujące znaczenie mają zapisy zawarte w regulaminie ZFŚS, który jest obligatoryjnym dokumentem w odniesieniu do zakładów pracy prowadzących działalność socjalną na podstawie ustawy o ZFŚS. Jeżeli regulamin nie przewiduje postanowień umożliwiających przedłożenie wniosku o zapomogę przez inną osobę niż poszkodowany pracownik, to niestety przyznanie tego świadczenia będzie niezgodne z prawem. Uwzględnienie w regulaminie dodatkowych osób mogących wystąpić z wnioskiem spowoduje, że pomoc finansowa zostanie udzielona pracownikowi, mimo że to nie on wnioskował o zapomogę.
