Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) jest źródłem finansowania pomocy materialnej dla uprawnionych pracowników, której przyznanie zależy od ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Weryfikacja tych kryteriów wymaga przedstawienia pracodawcy odpowiednich dokumentów. Coraz częściej pojawia się jednak pytanie, jakie konsekwencje niesie za sobą odmowa przedstawienia dokumentów do ZFŚS. W artykule wyjaśniamy, czego może spodziewać się pracownik w takiej sytuacji.
Tworzenie ZFŚS oraz działalność socjalna
Zasady tworzenia i gospodarowania środkami ZFŚS, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego zostały określone w Ustawie z 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa).
Należy wskazać, że ZFŚS tworzą pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, przy czym pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Pracodawcy:
prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą fundusz, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników,
spoza sfery budżetowej – zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – mogą tworzyć fundusz socjalny lub wypłacać świadczenie urlopowe do wysokości i na zasadach określonych w ustawie.
W rozumieniu ustawy działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego oraz udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Kryteria obowiązujące w przypadku przyznawania świadczeń z ZFŚS
Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z niego.
W wyroku Sądu Najwyższego (SN) z 20 sierpnia 2001 roku (I PKN 579/00, OSNAPiUS 2003 Nr 14 poz. 331) skład orzekający podkreślił, że pracodawca zarządzający środkami funduszu nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego unormowania nie mogą pozostawać w sprzeczności z zasadą przyznawania świadczeń zgodnie z kryterium socjalnym, uzależniającym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.
Regulamin ZFŚS jako podstawa korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu
Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 Ustawy z 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych.
W przypadku pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgodnienie regulaminu następuje z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Weryfikacja sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego – oświadczenie
Weryfikacja sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego do świadczeń z funduszu następuje poprzez udostępnienie pracodawcy określonych danych osobowych.
W myśl art. 8 ust. 1a ustawy udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia.
Przykład 1.
W regulaminie ZFŚS w zakładzie pracy przewidziano, że uprawniony może starać się o pomoc materialną, jeżeli jest to uzasadnione wyjątkowo niekorzystną sytuacją osobistą osoby uprawnionej wynikającą m.in. z choroby lub zdarzeń losowych. W celu weryfikacji sytuacji życiowej uprawnionego wymagane jest jednak przedstawienie dokumentów (oświadczeń i zaświadczeń) potwierdzających określone okoliczności.
Sąd Najwyższy potwierdził, że pracodawca jest uprawniony – dla celów przewidzianych w regulaminie funduszu – do pozyskiwania od pracownika danych o jego osobistej sytuacji życiowej oraz o dochodach członków jego rodziny. W wyroku z 8 maja 2002 roku SN uznał, że pozyskiwanie przez pracodawcę danych o pracowniku i jego rodzinie w ramach postępowania w zakresie przyznawania świadczeń socjalnych nie narusza przepisów o dobrach osobistych oraz unormowań dotyczących ochrony danych osobowych (I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99).
Pracodawca przetwarza dane osobowe udostępnione przez osobę uprawnioną przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Informacje o stanie zdrowia podlegają szczególnej ochronie i wymagają zastosowania art. 9 ust. 1 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO).
Czy odmowa przedstawienia dokumentów do ZFŚS pozbawia prawa do świadczeń?
Może się zdarzyć, że pracownik uprawniony do świadczeń z funduszu odmawia złożenia dokumentów potwierdzających jego sytuację (życiową, rodzinną i materialną). Jaki powinien być sposób postępowania pracodawcy w takim przypadku?
Przykład 2.
W przedsiębiorstwie funkcjonuje fundusz socjalny. Pracownik uprawniony do świadczeń z ZFŚS złożył wniosek o pomoc materialną (zapomogę ze środków funduszu), która jest przewidziana do udzielenia w określonych przypadkach. Uprawniony nie przedłożył jednocześnie dokumentów niezbędnych do weryfikacji jego sytuacji życiowej. Czy w takim przypadku zapomoga powinna zostać wypłacona?
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, ZFŚS działa w zakładzie pracy na podstawie regulaminu wprowadzonego w życie w wymaganym ustawowym trybie. Oznacza to, że postępowanie pracodawcy jest uzależnione od tego, jakie postanowienia zawiera wskazany regulamin.
Przykład 3.
W regulaminie ZFŚS obowiązującym w firmie zawarto zapis, zgodnie z którym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. W celu realizacji usług, świadczeń i dopłat, o których mowa, wymagane jest złożenie przez uprawnionego oświadczeń dotyczących sytuacji osobistej uprawnionego. Pracodawca może ponadto żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Są to zatem postanowienia wynikające z przepisów ustawy. Regulamin przewiduje, że niezłożenie przez uprawnionego pracownika oświadczeń i zaświadczeń dokumentujących jego sytuację życiową, rodzinną i materialną skutkuje odmową przyznania określonego świadczenia.
Wprawdzie przepisy ustawy nie odnoszą się wprost do kwestii konsekwencji braku przedłożenia przez uprawnionego dokumentów wymaganych do przyznania świadczenia z funduszu, to rozwiązanie opisane w powyższej przykładowej sytuacji należy uznać za dopuszczalne.
Niekiedy można spotkać się z odmiennym sposobem działania w takich okolicznościach, polegającym np. na zaliczeniu osoby, która nie przedstawiła wymaganych dokumentów, do kategorii uprawnionych znajdujących się w najlepszej sytuacji socjalnej. Należy jednak podkreślić, że taki tryb postępowania bywa poddawany krytyce.
Innym wariantem przedstawionego rozwiązania jest przyznanie w regulaminie funduszu uprawnionym, którzy nie złożyli oświadczeń i zaświadczeń – prawa do danego świadczenia w najniższej wysokości.
Podsumowanie
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Weryfikacja wspomnianej sytuacji następuje poprzez udostępnienie pracodawcy określonych danych osobowych, przy czym pracodawca jest uprawniony do pozyskiwania od pracownika takich danych. W przypadku odmowy złożenia dokumentów potwierdzających sytuację socjalną pracownik musi się liczyć z tym, że nie uzyska konkretnego świadczenia lub zostanie ono przyznane w najniższej wysokości.
