W obecnej sytuacji ekonomicznej podjęcie pracy w konkretnej firmie wiąże się ze szczegółowym sondowaniem warunków oferowanych pracownikom przez przedsiębiorstwo. Jednym z elementów takiej analizy może być kwestia ewentualnego zwrotu kosztów poniesionych przez zatrudnionego na dojazdy do miejsca pracy. Pojawia się pytanie, czy zwrot za dojazdy do pracy należy się pracownikowi? Czy ma on w ogóle prawo domagać się od pracodawcy rekompensaty z tego tytułu? Odpowiadamy poniżej w artykule.
Zwrot za dojazdy do pracy – powszechnie obowiązujące regulacje prawne
W zakresie praw i obowiązków wynikających dla stron ze stosunku pracy powszechną regulacją prawną jest Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, dalej jako „kp”.
Rzeczywiście, powszechnie obowiązujące normy prawa pracy nie ustanawiają zapisów, które mogłyby stanowić dla pracowników roszczenie o wypłatę należności z tytułu dojazdów do pracy. Wobec braku regulacji w tym obszarze przedmiotowym nie ma znaczenia odległość, jaką pracownik musi pokonać, aby stawić się w zakładzie pracy.
Należy jednocześnie podkreślić, że niektóre grupy zawodowe mają pewne przywileje dotyczące rekompensaty kosztów dojazdu do pracy, dla przykładu policjantowi, który zajmuje lokal mieszkalny w miejscowości pobliskiej miejsca pełnienia służby, przysługuje zwrot kosztów dojazdu do miejsca pełnienia służby w wysokości ceny biletów za przejazd koleją lub autobusem (art. 93 ust. 1 Ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 roku o Policji). Pewne uprawnienia posiadają także osoby należące do służby cywilnej.
Zwrot za dojazdy do pracy z inicjatywy pracodawcy
Jak już wspomnieliśmy, przepisy Kodeksu pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zwrotu pracownikom kosztów dojazdu do pracy, nawet wówczas, gdy zamieszkują w innej miejscowości niż siedziba zakładu pracy. Pracodawca może jednak, z własnej inicjatywy, wprowadzić dla zatrudnionych rekompensaty z tytułu ponoszenia kosztów na dojazd do firmy.
Przy ustalaniu zasad zwrotu kosztów dojazdu pracodawca musi kierować się kodeksową zasadą równego traktowania w zatrudnieniu. W tym kontekście jest dopuszczalne ustalenie różnych kryteriów, na podstawie których określane są uprawnienia pracowników w zakresie przysługiwania wspomnianego zwrotu. Istotny jest natomiast fakt, aby ewentualne zróżnicowanie w przedmiocie prawa do tego zwrotu miało uzasadnienie w postaci występowania konkretnych okoliczności, np. uzależnione było od miejsca stałego pobytu dojeżdżających osób.
Przykład 1.
Przedsiębiorca prowadzi firmę produkcyjną, która zatrudnia kilkudziesięciu pracowników. Część zatrudnionych pochodzi z okolicznych miejscowości położonych nawet w odległości przekraczającej 20 km od lokalizacji zakładu pracy. Pracodawca postanowił wprowadzić dla dojeżdżających pracowników rekompensatę w formie zwrotu kosztów poniesionych z tytułu zakupu biletów okresowych uprawniających do korzystania z komunikacji miejskiej. Osoby wykorzystujące do dojazdów prywatny samochód mają prawo do comiesięcznego ryczałtu w określonej wysokości. Jednocześnie w regulaminie wynagradzania zamieszczono zapis, zgodnie z którym prawo do rekompensaty za dojazd w pełnej wysokości przysługuje pracownikom mającym do pokonania w jedną stronę co najmniej 20 km. W odniesieniu do pozostałych osób zwrot wypłacany jest w wysokości 50% pełnej kwoty. Kryteria zróżnicowania mają zobiektywizowany charakter, w konsekwencji pracodawca jest uprawniony do podjęcia takiego ustalenia.
Forma zwrotu pracownikowi kosztów dojazdu do pracy
Pokrycie pracownikom kosztów dojazdów do pracy, częściowo lub w całości, może przybierać różne formy – zależy to od ustaleń, jakie podjął pracodawca. Niekiedy rekompensata może polegać na udostępnieniu pracownikom samochodów służbowych, innym razem będzie to zakup biletów komunikacyjnych.
Przykład 2.
Firma zatrudnia pracowników w zakładach wytwórczych znajdujących się w miejscowości oddalonej 45 km od miasta, w którym funkcjonuje główna siedziba zakładu pracy. Większość osób dojeżdża do oddziału produkcyjnego. Przedsiębiorstwo zaoferowało pracownikom możliwość korzystania z pojazdów służbowych do przemieszczania się pomiędzy stałym miejscem ich zamieszkania a zakładami zajmującymi się produkcją. Osoby, które nie mogą skorzystać z tego rozwiązania, np. z powodu braku uprawnień do kierowania pojazdami, mogą liczyć na sfinansowanie biletów kolejowych lub autobusowych na trasie między miejscem stałego pobytu a zakładem pracy.
Rekompensata zwrotu kosztów dojazdu do pracy – jako świadczenie, które nie ma obowiązkowego charakteru – może polegać na:
- sfinansowaniu, w całości lub części, kosztów zakupu biletów okresowych albo zakupie tych biletów bezpośrednio przez firmę;
- regularnym wypłacaniu dodatku stałego na pokrycie kosztów dojazdu;
- udostępnieniu pracownikom pojazdów służbowych;
- wypłacie dodatku paliwowego.
Szczególnym sposobem obniżenia kosztów związanych z dojazdem do pracy jest zaoferowanie pracownikom możliwości realizacji obowiązków służbowych w ramach pracy zdalnej. Złożenie takiej oferty jest jednak uzasadnione wyłącznie w takich przypadkach, gdy rodzaj świadczonej pracy pozwala pracownikowi na wykonywanie pracy stale poza zakładem pracy oraz dysponuje on warunkami lokalowymi i technicznymi umożliwiającymi zorganizowanie stanowiska pracy.
Ryczałt przejazdowy dla bezrobotnego odbywającego staż u pracodawcy
Szczególnym przypadkiem uzyskania zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy jest możliwość uzyskania przez bezrobotnego ryczałtu na przejazd do i z miejsca odbywania stażu. Przyznanie tego świadczenia dotyczy bezrobotnych do 30. roku życia, którzy zostali skierowani przez starostę na staż do pracodawcy. Zasady stosowania tej formy aktywizacji zawodowej określono w przepisach Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, dalej „ustawa o promocji zatrudnienia”.
Aktualnie obowiązujące kwoty ryczałtu finansowanego w ramach bonu stażowego na pokrycie kosztów przejazdu bezrobotnego do i z miejsca odbywania stażu wynoszą:
- 697,80 zł – w przypadku pełnego ryczałtu;
- 116,60 zł – w odniesieniu do maksymalnej kwoty miesięcznej transzy.
Zwrot za dojazdy do pracy - podsumowanie
Oprócz określonych grup zawodowych objętych przepisami adresowanymi do osób zatrudnionych w sferze budżetowej powszechne regulacje prawa pracy nie zobowiązują pracodawcy do finansowania kosztów dojazdu do pracy, nawet wówczas, gdy pracownicy pokonują w drodze do pracy znaczne odległości. Przedsiębiorcy mogą jednak wprowadzić określone formy rekompensat w odniesieniu do kosztów dojazdu, przy czym wymaga podkreślenia, że działania te nie mają obowiązkowego charakteru. Ponadto osoby bezrobotne w wieku do 30. roku życia skierowane na staż do pracodawcy mogą ubiegać się o ryczałt finansowany przez starostę, który jest przeznaczony na pokrycie kosztów przejazdu bezrobotnego do i z miejsca odbywania stażu.
