Poradnik Przedsiębiorcy

Akt notarialny - czym jest i kiedy się go sporządza?

Kodeks cywilny nie definiuje, czym jest akt notarialny czy też jakie są formy aktu notarialnego. W dziale III t zostały określone formy czynności prawnych, w których akt notarialny występuje jako inna forma szczególna oraz forma szczególna. Z ustawy z 14 lutego 1991r. Prawo o notariacie wynika natomiast, że notariusze sporządzają akt notarialny, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub taka jest wola strony. Ta sama ustawa definiuje akt notarialny jako dokument urzędowy potwierdzający wyrażenie woli. W polskim systemie prawnym ustawodawca wymaga formy aktu notarialnego do zachowania ważności niektórych czynności prawnych - zastrzeżenie szczególnej formy zapewnia pewność i bezpieczeństwo obrotu prawnego.

Ważne!

Akt notarialny to szczególna forma dokumentu, która ma na celu potwierdzenie dokonania czynności prawnej, jeżeli wymagają tego przepisy lub tak ustaliły strony.

Forma aktu notarialnego

Forma aktu notarialnego nie jest jednoznacznie określona. Do zachowania ważności czynności prawnych, wymagane jest sporządzenie aktu notarialnego zgodnego z prawem przez notariusza - wówczas zyskuje on charakter dokumentu urzędowego. To notariusz sporządza akt o wskazanej treści. Redaguje go pod względem koncepcji prawnej w dostosowaniu do woli stron i zgodnego z wyrażoną wolą. Język i forma, w jakiej sporządza się akty notarialne, znacznie odbiegają od powszechnie używanych. Podyktowane jest to koniecznością wykluczenia wszystkich niejasności, które mogłyby zaistnieć w przypadku sporządzenia aktu notarialnego o treści tożsamego z wyrażaną wolą. Akt notarialny po sporządzeniu musi być zawsze odczytany, by strony mogły wnieść ewentualne zastrzeżenia i poprawić jego treść, jeśli nie odzwierciedlała woli osoby, która zleciała sporządzenie tego aktu.

Kto może sporządzić akt notarialny?

Jedynie notariusz, jako osoba zaufania publicznego, jest uprawniony do dokonywania czynności notarialnych. W szczególnych przypadkach, pod warunkiem uzyskania od ministra sprawiedliwości pisemnego upoważnienia wydanego na wniosek ministra spraw zagranicznych akty notarialne może sporządzać również polski konsul.

Kto może być stroną aktu notarialnego?

Stroną w akcie notarialnym jest osoba posiadająca zdolność do czynności prawnych. Przed rozpoczęciem sporządzania aktu notarialnego notariusz jest obowiązany stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynnościach. Stwierdzenie powinno nastąpić na  podstawie prawem przewidzianych dokumentów tj. dowodu osobistego lub paszportu, lub w sposób wyłączający wszelką wątpliwość co do określenia tożsamości osoby biorącej udział w czynności notarialnej. Potwierdzenie tożsamości osoby może nastąpić poprzez wskazanie innych dokumentów ze zdjęciem lub poprzez świadków. Jest to jednak kwestia indywidualna każdego notariusza, ponieważ nie może on podjąć czynności notarialnej, jeżeli poweźmie wątpliwość, czy strona czynności notarialnej ma zdolność do czynności prawnej.

Co powinien zawierać akt notarialny?

Sporządzenie aktu notarialnego jest czynnością zleconą notariuszowi. Rezultatem czynności notarialnej jest sporządzenia konkretnego dokumentu - aktu notarialnego, aktu poświadczenia dziedziczenia, poświadczenia, protokołu weksla czy czeku.  

Nie ma ściśle ustalonego formularza do sporządzania aktów notarialnych. Art. 92. § 1. Prawa o notariacie, zaleca by akt notarialny zawierał:

1) dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu, a w razie potrzeby lub na żądanie strony - godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu;

2) miejsce sporządzenia aktu;

3) imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych - nadto imię i nazwisko tej osoby;

4) imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych, nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w akcie, imiona, nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych, ich przedstawicieli lub pełnomocników, a także innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu;

5) oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty;

6) stwierdzenie, na żądanie stron, faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu;

7) stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany;

8) podpisy biorących udział w akcie oraz osób obecnych przy sporządzaniu aktu;

9) podpis notariusza.

Jaki czynności wymagają zachowania formy aktu notarialnego?

W zasadzie każda umowa może być zawarta w formie aktu notarialnego. Zależy to od woli stron. Umowa zawarta w takiej formie daje pewność, że w sytuacji złamania jej postanowień strona może dochodzić swoich praw przed sądem. Co do zasady ustawodawca zastrzegł obowiązek zachowania formy aktu notarialnego min. dla zakupu i sprzedaży mieszkania, umowa przenosząca prawo użytkowania wieczystego, umowa zbycia własnościowego prawa do lokalu, umowa o dział spadku, umowa spółki partnerskiej, umowa spółki komandytowej, umowa spółki komandytowo-akcyjnej, umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Ile kosztuje sporządzenie aktu notarialnego?

Przepisy prawne nie wskazują konkretnie wysokości opłat za czynności notarialne. W rozporządzeniu ministra sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej wysokość opłaty uzależniona jest od wartości przedmiotu czynności notarialnej, nie może jednak przekraczać wysokości opłat przedstawionych w tabeli poniżej. Ostateczna cena za sporządzenia aktu notarialnego zależy od notariusza i jest ustalana indywidualnie.

Wartość przedmiotu czynności notarialnej

Stawka procentowa lub kwota

do 3 000 zł

100 zł

powyżej 3 000 zł do 10 000 zł

100 zł

+ 3% nadwyżki powyżej 3 000 zł

powyżej 10 000 zł do 30 000 zł

310 zł

+ 2% nadwyżki powyżej 10 000 zł

powyżej 30 000 zł do 60 000 zł

710 zł

+ 1% nadwyżki powyżej 30 000 zł

powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł

1 010 zł

+ 0,4% nadwyżki powyżej 60 000 zł

powyżej 1 000 000 zł do 2.000.000 zł

4 770 zł

+ 0,2% nadwyżki powyżej 1 000 000 zł

powyżej 2 000 000 zł

6 770 zł + 0,25% nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, nie więcej jednak niż 10 000 zł

Odpowiedzialność prawna notariuszy

Podczas sporządzania aktu notarialnego notariusz powinien zachować szczególną staranność. Zdarza się jednak, że popełniane są błędy, w takich przypadkach ponosi on odpowiedzialność cywilną za wyrządzone szkody. Nie ma przepisu ograniczającego odpowiedzialność, dlatego w przypadku spowodowania szkody, notariusz odpowiada za straty jak i za spodziewane korzyści poszkodowanego, które mógłby osiągnąć, gdyby nie poniósł szkody. To do jego obowiązków należy sporządzenie aktu notarialnego w sposób nie budzący zastrzeżeń co do jego autentyczności, poprawności formy i zgodnej treści oświadczenia woli.