Faktura zaliczkowa wystawiana jest w związku z rozliczeniem otrzymanych zaliczek przyporządkowanych do określonej dostawy mającej nastąpić w przyszłości. Zaliczki są zwykle wykorzystywane przy kosztownych przedsięwzięciach, w celu pozyskania części środków na jego wykonanie. Jeżeli zamówienie wykonane jest zgodnie z postanowieniami, zaliczka zostaje rozliczona w cenie towaru bądź usługi. Pociąga to za sobą konieczność prawidłowego udokumentowania operacji mianowicie w przypadku gdy kontrahent nie wpłacił zaliczki w wysokości 100% wartości zamówienia konieczne jest wystawienie dodatkowej faktury końcowej zamykającej całą transakcję.
Faktura zaliczkowa
Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty - zaliczki w odniesieniu do otrzymanej kwoty. W sytuacji gdy klient jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą, wpłaconą zaliczkę należy udokumentować fakturą zaliczkową, która powinna zawierać elementy wymienione w art. 106f ustawy o VAT:
- datę jej wystawienia,
- numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- otrzymaną kwotę zapłaty,
- kwotę podatku wyliczoną według wzoru:
kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.
Faktury zaliczkowej nie wystawia się przy dokumentowaniu zaliczek na poczet:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
- świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych (usługi wymienione w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do Ustawy o podatku od towarów i usług),
- świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
- świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
Otrzymanie zaliczki na powyższe czynności nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, a tym samym nie ma obowiązku dokumentowania jej fakturą zaliczkową.
Faktura zaliczkowa-końcowa
Wystawienie faktury końcowej jest uzależnione od tego, czy faktura zaliczkowa obejmowała całość zapłaty za dostawę towaru lub świadczenie usługi, czy tylko jej część. Wystawienie faktury końcowej następuje wtedy, gdy zaliczka nie opiewała na pełną wartość zamówienia. Na takim dokumencie należy pomniejszyć sumę wartości towarów lub usług o kwotę otrzymanych części zapłaty, a tym samym pomniejszyć kwotę podatku o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.
Zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług faktura końcowa powinna zawierać również wykaz numerów faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. W celu ułatwienia rozliczeń sprzedawca może podać również ich daty wystawienia oraz kwoty zaliczek, nie jest to jednak obowiązkowe.
W sytuacji gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a suma wystawionych faktur obejmuje całość zapłaty, ostatnia faktura zaliczkowa powinna zawierać numery poprzednich dokumentów zaliczkowych. W związku z powyższym nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej, jeżeli faktura zaliczkowa, czy też kilka faktur zaliczkowych do jednego zlecenia pokrywają całość zapłaty.
Faktura zaliczkowa - wystawienie w systemie wFirma.pl
System wFirma.pl pozwala w prosty sposób wystawić faktury zaliczkowe. W tym celu należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ ZALICZKOWĄ.
Następnie należy wybrać wprowadzone wcześniej zamówienie (fakturę pro formę lub ofertę), na podstawie którego zostanie wygenerowana faktura zaliczkowa. W oknie wystawienia faktury zaliczkowej istnieje możliwość zmiany danych, które zostały automatycznie uzupełnione przez system.
Po zapisaniu faktura zaliczkowa nie zostanie ujęta w Księdze Przychodów i Rozchodów ani Ewidencji Przychodów a jedynie w Rejestrze sprzedaży VAT.
Jeśli faktury zaliczkowe obejmują całość zapłaty za dostawę towaru lub wykonanie usługi, nie ma konieczności wystawiania faktury końcowej, gdyż ostatnia faktura zaliczkowa spełnia jej charakter. Wówczas przychód w KPiR lub Ewidencji Przychodów należy ująć na podstawie wystawionych faktur zaliczkowych, pod datą realizacji transakcji przez zakładkę: EWIDENCJE » KPIR lub EWIDENCJA PRZYCHODÓW » DODAJ WPIS.
