Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jako obowiązkowej platformy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych wymaga od przedsiębiorców znajomości procedur awaryjnych, które wchodzą w życie, gdy system przestaje działać poprawnie. Poniżej wyjaśniamy, jakie rozróżniamy tryby awaryjne w KSeF (całkowita awaria KSeF).
Tryb awaryjny | Opis awarii | Termin na przesłanie do KSeF |
Tryb awaryjny KSeF | Awaria centralnego systemu ogłoszona przez MF, uniemożliwiająca wystawianie e-faktur. | 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. |
Tryb offline (planowane prace/niedostępność) | Planowana niedostępność KSeF lub inna awaria systemu ogłoszona przez MF. | 7 dni roboczych od dnia zakończenia niedostępności. |
Tryb offline 24 (problemy po stronie podatnika) | Tymczasowe problemy techniczne po stronie podatnika uniemożliwiające przesłanie e-faktury. | 24 godziny od momentu wystawienia faktury. |
Całkowita awaria KSeF | Stan nadzwyczajny, gdy MF nie może nawet opublikować komunikatu o awarii (brak komunikacji). | Brak obowiązku przesyłania faktur. |
W niniejszym artykule przedstawimy procedury postępowania w sytuacji całkowitej awarii KSeF.
Co zrobić, gdy wystąpi całkowita awaria KSeF?
Sposób postępowania w przypadku gdy wystąpi całkowita awaria KSeF, reguluje art. 106ng ustawy o VAT, który stanie się obowiązujący od 1 lutego 2026 roku. O wszelkich awariach systemu KSeF minister właściwy do spraw finansów publicznych będzie informował poprzez Biuletyn Informacji Publicznej. Poniżej krok po kroku przedstawiamy procedury postępowania w przypadku całkowitej awarii KSeF.
Krok 1: Weryfikacja awarii
W celu potwierdzenia całkowitej awarii KSeF informacja ta musi być ogłoszona w środkach masowego przekazu, np. w telewizji, radiu, prasie czy w internecie. Tryb ten stosuje się tylko w nadzwyczajnych sytuacjach (zagrożenie kraju lub infrastruktury).
Krok 2: Wystawienie faktury
- Wystawiając fakturę w trybie całkowitej awarii KSeF, należy:
- wystawić ją w formie papierowej lub elektronicznej (np. w formacie PDF);
- umieścić na niej rzeczywistą datę wystawienia;
- nie umieszczać na niej kodu QR, ponieważ faktura jest wystawiana poza KSeF;
- pamiętać, aby wystawiana faktura VAT zawierała wszystkie obowiązkowe elementy określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.
Krok 3: Korekta faktury (jeśli wymagana)
W sytuacji, gdy w czasie trwania całkowitej awarii KSeF konieczne jest wystawienie faktury korygującej, dokument ten musi być również wystawiony z pominięciem KSeF.
Krok 4: Przekazanie faktury nabywcy
Fakturę należy przekazać nabywcy z wykorzystaniem alternatywnego kanału komunikacji, np.:
- osobiście,
- pocztą e-mail,
- innym uzgodnionym kanałem.
Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest data jej faktycznego otrzymania (poza KSeF).
Krok 5: Po ustaniu awarii
Faktury wystawione w trakcie trwania całkowitej awarii KSeF nie podlegają obowiązkowi późniejszego przesłania do systemu KSeF po jego przywróceniu.
Procedura postępowania w przypadku całkowitej awarii KSeF, regulowana przez art. 106ng ustawy o VAT, gwarantuje ciągłość obrotu gospodarczego w sytuacjach nadzwyczajnych, wymagających ogłoszenia awarii w mediach. Najważniejszą cechą jest to, że faktury wystawione tradycyjnie w tym trybie (poza KSeF) są uznawane za ostateczne i nie podlegają późniejszemu obowiązkowi przesłania do systemu po jego przywróceniu.
Dzięki znajomości tych regulacji przedsiębiorcy są przygotowani na krytyczne scenariusze, zachowując bezpieczeństwo swoich rozliczeń nawet przy całkowitej niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura elektroniczna ustrukturyzowana w systemie wFirma.pl
Przed wystawieniem e-faktury trzeba włączyć integrację z KSeF. Należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » KSEF » KONFIGURACJA INTEGRACJI.
Fakturę w systemie wystawiamy, przechodząc do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. Uzupełniamy wymagane dane i wybieramy opcję ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSeF.
Po pozytywnej wysyłce faktury do KSeF (czyli po przetworzeniu jej w KSeF) faktura będzie uznana za wystawioną i zostanie jej nadany systemowy numer KSeF. Dodatkowo faktura będzie dostępna w KSeF po stronie nabywcy. Taką fakturę nabywca będzie mógł pobrać z KSeF i zaimportować do systemu księgowego. Jeśli KSeF jest chwilowo niedostępny, system wFirma ponowi próbę wysyłki faktury, gdy tylko usługa będzie dostępna. Dzięki temu nie trzeba ręcznie monitorować statusu KSeF ani ponawiać wysyłki faktur.
Natomiast w przypadku całkowitej awarii KSeF w systemie wFirma.pl fakturę można wygenerować w zakłądce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, gdzie po jej wystawieniu będzie możliwość jej wydrukowania lub zapisania w pliku pdf. Następnie, fakturę należy dostarczyć kontrahentowi w ustalony wcześniej sposób, np. za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) lub w formie wydruku.
