Na mocy ustawy z 16 czerwca 2023 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obligatoryjny dla większości podatników podatku VAT od 1 lipca 2024 roku. Nowe przepisy wprowadzone ustawą nowelizującą odnoszą się również do przypadku gdy występuje tryb awaryjny KSeF. Poniżej prezentujemy, w jaki sposób w tym zakresie będą kształtować się nowe przepisy i co zrobić gdy wystąpi tryb awaryjny KSeF.
Obowiązkowy system KSeF
Przypomnijmy, że KSeF to system informatyczny służący do wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jest prowadzony i administrowany przez Szefa KAS.
Zgodnie z przywołaną ustawą nowelizującą system będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Tylko podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo mają więcej czasu na przygotowanie się na zmiany, ponieważ dla nich system będzie obligatoryjny od 1 stycznia 2025 roku.
Obecnie regulacje dotyczące KSeF oraz e-faktur funkcjonują w ustawie VAT na zasadzie dobrowolności ich stosowania (od początku 2022 roku). W aktualnym stanie prawnym jest to zatem jedynie opcja i wciąż podatnicy mogą stosować faktury papierowe oraz faktury w wersji elektronicznej.
Tryb awaryjny KSeF
Ustawa nowelizująca wprowadza do ustawy VAT nowe regulacje, tj. art. 106ne oraz art. 106nf, które w swojej treści opisują zasady wystawiania faktur w okresie awarii systemu KSeF.
Art. 106ne ustawy VAT wskazuje, że minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.
W konsekwencji o awarii systemu podatnik powinien dowiedzieć się albo poprzez Biuletyn, albo poprzez komunikat, który pojawi się w jego oprogramowaniu. Jeżeli nie jest możliwe zamieszczenie informacji w ww. sposób, to minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur.
Sposób postępowania podatników w przypadku gdy występuje tryb awaryjny KSeFokreśla natomiast art. 106nf ustawy VAT. W przepisie tym czytamy, że w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej. Takie faktury udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Ponadto podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury, o której mowa powyżej, kodem umożliwiającym dostęp do niej w Krajowym Systemie e-Faktur, umożliwiającym weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury w przypadku udostępnienia jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
To oznacza, że podatnik, który w okresie awarii systemu wystawi fakturę elektroniczną, musi ją oznaczyć odpowiednim kodem.
Dalej w przepisie czytamy, że w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur elektronicznych w celu przydzielenia numerów identyfikujących je w Krajowym Systemie e-Faktur.
Dla podatników, którzy mają uruchomiony tryb awaryjny KSeF istotne znaczenie będzie również miało określenie daty wystawienia oraz daty otrzymania faktury.
Zgodnie z art. 106nf ust. 9 ustaw VAT za datę wystawienia faktury elektronicznej w trybie awaryjnym uznaje się datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze.
Natomiast w świetle art. 106nf ust. 10 ustawy VAT za datę otrzymania faktury wystawionej gdy uruchomiony jest tryb awaryjny KSeF uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku, gdy data otrzymania faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania jej przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.
W przypadku, gdy faktura została wystawiona na rzecz nabywcy będącego podmiotem z zagranicy, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.
W przypadku, gdy faktura wystawiona w okresie awarii ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:
- na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, jeżeli ponowne udostępnienie faktury następuje przed jej przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, albo
- wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.
Powyżej przedstawione regulacje stosuje się odpowiednio do faktur korygujących wystawianych w okresie awarii KSeF.
Sankcje karne za niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF
Trzeba też zauważyć, że nowelizacja wprowadza regulacje na temat sankcji pieniężnych, jakie mogą obciążać podatnika. Otóż zgodnie z art. 106ni ustawy VAT, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;
- w okresie gdy występuje tryb awaryjny KSeF albo niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur, wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem;
- nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury wystawionej w okresie awarii
– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Wpływy z kary pieniężnej stanowią dochód budżetu państwa. Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.
W trybie awaryjnym KSeF datą wystawienia faktury nie będzie data wysłania faktury do systemu, lecz data wystawienia. To jednak będzie miało zastosowanie tylko w okresie awarii systemu. Ponadto obowiązkowe będzie późniejsze „dosłanie” tak wystawionej faktury do KSeF po zakończeniu awarii.
