Firmy wykorzystujące samochody osobowe wyłącznie w celach związanych z prowadzeniem działalności, muszą je wykluczyć z używania do celów prywatnych, jeśli chcą mieć możliwość odliczenia pełnego VAT od wydatków związanych z ich eksploatacją. Aby to zrobić, firmy zobowiązane są do wykonania konkretnych czynności. Sprawdźmy, czy posiadając samochody przeznaczone na wynajem w ramach prowadzonej działalności jest rozliczany na zasadach ogólnych czy wydatki ponoszone z takimi samochodami muszą być rozliczane w ramach tzw. kilometrówki VAT!
Samochody przeznaczone na wynajem - teoria
Co do zasady, podatnicy muszą zgłosić samochód do urzędu skarbowego na druku VAT-26, a dodatkowo prowadzić kilometrówkę VAT, jeżeli chcą mieć prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdów osobowych.
Pozwoli to na całkowite wyeliminowanie możliwości korzystania z tego samochodu w celach prywatnych przedsiębiorcy. Podatnika kosztuje to wiele czasu i pracy, dlatego utworzono wyjątkowe sytuacje, w których będzie zwolniony z tych obowiązków.
Jednym z tych wyjątków jest sytuacja, gdy dany samochód przeznaczony jest na wynajem, a wynajem samochodów jest przedmiotem działalności podatnika. Mówi o tym art. 86a ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług:
Warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:
1) przeznaczonych wyłącznie do:
a) odprzedaży,
b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.
W takiej sytuacji, według przepisów, podatnik nie ma obowiązku zgłaszania samochodu do urzędu skarbowego oraz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu aby móc odliczać 100% VAT od wydatków związanych z wynajmowanym pojazdem.
Samochody przeznaczone na wynajem - praktyka
Pomimo jasno stanowiącego prawa, że przy samochodach przeznaczonych na wynajem nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki ani zgłaszania pojazdu poprzez VAT-26 do urzędu skarbowego, podatnicy wciąż mają wątpliwości. Występują z prośbami o wydanie interpretacji indywidualnych, aby mieć 100% pewności, że postępują zgodnie z prawem.
Podatnik, którego działalność polegała na wynajmie oraz sprzedaży pojazdów złożył wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w swojej sprawie. Sprawa dotyczyła informacji, czy jeżeli samochód przeznaczony na wynajem użytkowany jest również pomiędzy okresami wynajmu, ale jest to ściśle związane z wynajmem, to obowiązuje względem tego samochodu obowiązek prowadzenia kilometrówki oraz zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26.
Czynności wykonywane między okresem wynajmu, co do których podatnik miał wątpliwości, to:
- dowóz wynajmowanego samochodu do klienta oraz po zakończeniu wynajmu dostarczenie go z powrotem do siedziby firmy,
- wyjazdy związane z utrzymaniem i eksploatacją samochodów (myjnia, stacja benzynowa, stacja kontroli pojazdów).
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wydał w tej sprawie interpretację indywidualną w dniu 3 września 2014 r. o numerze IPPP3/443-486/14-4/KT. W interpretacji tej organ podatkowy wskazał, co następuje:
(...) użycie wyrazu „wyłącznie” w ww. art. 86a ust. 5 ustawy wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4, nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane - choćby przejściowo - do innych celów (np. jazda próbna, użytek służbowy podatnika, dojazd do klienta itp.). Zatem w odniesieniu do pojazdu, który np. jest przeznaczony do oddania w odpłatny najem, ale przed jego dokonaniem jest wykorzystywany przez podatnika jako pojazd do innych celów służbowych, nie może być zastosowane zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji. W celu pełnego odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z takim pojazdem, ewidencja przebiegu dla tego pojazdu (jeśli jest on obiektywnie wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej) musi być prowadzona i (...) musi ona potwierdzać brak użytku prywatnego danego pojazdu. (...)
W przypadku, gdy samochód osobowy przeznaczony jest wyłącznie na wynajem, to podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Natomiast, jeśli samochód osobowy zostaje przeznaczony do celów innych niż najem, podatnik, chcąc skorzystać z prawa do pełnego odliczenia podatku naliczonego (wynikającego z faktur dokumentujących wydatki związane z tym samochodem) musi:
- ustalić zasady jego używania, potwierdzone prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu (która wyklucza możliwość używania go do celów prywatnych),
- zgłosić go do urzędu skarbowego na druku VAT-26.
W sytuacji, gdy organy podatkowe przedstawiają takie zdanie na temat samochodów przeznaczonych do wynajmu i ich użytkowania, ryzykownym byłoby odliczanie pełnego VAT od wydatków eksploatacyjnych bez zgłaszania pojazdu do urzędu oraz prowadzenia kilometrówki. W przypadku wątpliwości najlepszym wyjściem z takiej sytuacji jest złożenie wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji, dopasowanej w 100% do sytuacji przedsiębiorcy.
