Ustalenie systemu wynagradzania to kluczowy obowiązek pracodawcy, wpływający na stabilność kadrową firmy. Wielu przedsiębiorców stosuje stałą pensję miesięczną, jednak Kodeks pracy oferuje elastyczniejsze rozwiązania. Jednym z nich jest mechanizm, który pozwala wygenerować dodatkowe środki dla pracownika, postrzegane jako swoista trzynasta pensja przy minimalnym wynagrodzeniu. Nie jest to próba obejścia przepisów, a efekt zastosowania rozliczenia godzinowego, które sprawiedliwie wycenia każdą godzinę pracy w skali roku, budując lojalność i zaangażowanie zespołu.
Trzynasta pensja przy minimalnym wynagrodzeniu – jak to działa?
Fundamentem prawnym dla tego innowacyjnego rozwiązania jest art. 78 § 1 kp, który w sposób jednoznaczny pozwala na ustalenie wynagrodzenia w sposób odpowiadający rodzajowi wykonywanej pracy, kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu oraz uwzględniający ilość i jakość świadczonej pracy. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto, natomiast minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych została ustalona na poziomie 31,40 zł brutto. To właśnie ta druga wartość jest kluczem do sukcesu i punktem wyjścia do wszelkich kalkulacji na etacie. Jeśli bowiem przedsiębiorca zdecyduje się przenieść stawkę 31,40 zł na grunt umowy o pracę i przemnoży ją przez pełny wymiar czasu pracy w 2026 roku, który wynosi 2008 godzin (251 dni roboczych), otrzyma kwotę 63 051,20 zł brutto rocznie. Porównując to z 12-krotnością standardowej, stałej pensji miesięcznej (57 672 zł), zauważymy nadwyżkę wynoszącą dokładnie 5379,20 zł. Ta różnica to nie błąd w ustawie, lecz efekt tego, że stawka godzinowa „dogania” realną wartość pracy w każdym miesiącu z osobna.
Przykład 1.
W zakładzie pracy (produkcyjnym) wszystkich pracowników obowiązuje stawka godzinowa. Pracodawca co roku określa stawkę godzinową, dzieląc obowiązującą kwotę minimalnego wynagrodzenia przez liczbę godzin w najkrótszym miesiącu (w 2026 roku – 160 h). Dzięki temu pracownicy otrzymują sumarycznie w ciągu roku więcej, niż gdyby wypłacana była ryczałtowa pensja minimalna.
Stawka godzinowa w 2026 roku: 4806 zł: 160 h (najmniejszy wymiar czasu pracy w 2026 roku) = 30,04 zł
Porównanie:
Wynagrodzenie za cały 2026 rok (stawka godzinowa): 2008 h × 30,04 = 60320,32 zł
Wynagrodzenie za cały 2026 rok (ryczałt 4806 zł miesięcznie): 12 × 4806 zł = 57672 zł
Różnica: 57 672 zł – 60 320,32 zł = 2648,32 zł
Jak widać, nawet jeśli stawka godzinowa będzie niższa niż 31,40, to pracownik w rachunku rocznym zarobi więcej.
W ujęciu prawnym ani świadectwo pracy, ani sama umowa nie muszą zawierać sformułowania „trzynasta pensja”, aby pracownik mógł realnie cieszyć się tymi środkami. Dokumentacja płacowa oparta na stawce godzinowej jest w pełni przejrzysta dla organów kontrolnych i służy przede wszystkim do sprawiedliwego rozliczania faktycznego czasu pracy. Warto podkreślić, że mechanizm ten jest całkowicie odporny na ewentualne zarzuty Państwowej Inspekcji Pracy o obejście prawa czy celowe działanie na szkodę funduszy ubezpieczeniowych, ponieważ opiera się bezpośrednio na oficjalnych, minimalnych stawkach publikowanych w rozporządzeniach Rady Ministrów. Co więcej, w miesiącach o dużej liczbie dni roboczych, takich jak lipiec 2026, który liczy aż 184 godziny, pracownik naturalnie i sprawiedliwie zarobi więcej, co jest logicznym następstwem jego większego wysiłku czasowego na rzecz firmy. System ten eliminuje „wypłaszczenie” wynagrodzenia, które w ryczałcie sprawia, że godzina pracy w miesiącu długim jest dla pracownika mniej warta niż w miesiącu krótkim.
Stosowanie stawki godzinowej jest również wyrazem nowoczesnego podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi, gdzie wynagrodzenie jest ściśle i uczciwie skorelowane z czasem faktycznie oddanym pracodawcy. W tradycyjnym systemie ryczałtowym pracownik w lipcu (23 dni robocze) zarabia dokładnie tyle samo co w krótkim lutym (20 dni roboczych), co w mikroskali przedsiębiorstwa często budzi poczucie niesprawiedliwości, szczególnie u osób najbardziej zaangażowanych i rzadko korzystających ze zwolnień lekarskich. Przejście na rozliczenie godzinowe w pełni eliminuje ten psychologiczny problem, a dodatkowa kwota 5379,20 zł, wypłacana sukcesywnie przez cały rok w wyższych przelewach, buduje stałe poczucie stabilności i satysfakcji finansowej u zatrudnionego. Z perspektywy HR oznacza to mniejszą rotację w zespołach, mniejszą liczbę wniosków o podwyżki inflacyjne oraz wyższą motywację do pracy w okresach wzmożonego zapotrzebowania na produkcję czy usługi.
Implikacje finansowe tego rozwiązania sięgają jednak głębiej. Wyższe wynagrodzenie roczne to również wyższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, co w dłuższej perspektywie przekłada się na wyższe świadczenia emerytalne pracownika oraz wyższą podstawę wymiaru zasiłków chorobowych i macierzyńskich. Dla pracodawcy oznacza to co prawda nieznacznie wyższy roczny fundusz płac, ale rozłożony w czasie w sposób bardzo przewidywalny i skorelowany z grafikiem pracy. Jest to koszt, który warto ponieść, biorąc pod uwagę oszczędności wynikające z braku konieczności ciągłej rekrutacji i wdrażania nowych pracowników na miejsce tych, którzy odeszli do konkurencji oferującej „coś więcej” niż tylko ustawowe minimum ryczałtowe.
Wynagrodzenie ryczałtowe a stawka godzinowa
Wielu pracodawców i menedżerów myli te dwa systemy rozliczeń, co często prowadzi do niepotrzebnych napięć na linii pracownik-dział kadr. Wynagrodzenie ryczałtowe (zgodnie z art. 29 kp) to stała kwota wpisana do umowy o pracę, która nie ulega zmianie bez względu na to, jaka liczba godzin roboczych przypada w danym miesiącu według kalendarza. To system bezpieczny dla budżetu krótkoterminowego, ale „zamrażający” realne zarobki pracownika na najniższym dopuszczalnym poziomie, co w dobie walki o talenty może być zgubne. Z kolei stawka godzinowa to system dynamiczny, w którym każda przepracowana godzina ma swoją ściśle określoną cenę. To właśnie ten drugi model pozwala na wygenerowanie „legalnej trzynastki”, ponieważ stawka 31,40 zł jest obiektywnie wyższa niż ta, która wynikałaby z prostego podzielenia ryczałtu miesięcznego przez liczbę godzin w większości miesięcy 2026 roku.
Jeśli pracownik jest zatrudniony na stałej pensji miesięcznej 4806 zł, to np. w marcu 2026 roku (176 h) jego faktyczna stawka godzinowa wynosi tylko 27,30 zł. Proponując mu rozliczenie godzinowe na poziomie 31,40 zł, od razu podnosisz jego realną wartość rynkową o ponad 4 zł na każdą godzinę pracy. Z punktu widzenia psychologii pracy i motywowania personelu jest to znacznie lepiej odbierane niż jednorazowa, często nieprzewidywalna premia uznaniowa, ponieważ staje się stałym, pewnym elementem wynagrodzenia zasadniczego. Od tak ustalonej stawki godzinowej naliczane są również wszelkie ustawowe dodatki, takie jak te za pracę w godzinach nocnych czy nadgodziny, co w skali roku jeszcze bardziej potęguje korzyść finansową pracownika i sprawia, że jego roczny dochód staje się bezkonkurencyjny na tle firm stosujących „goły” ryczałt.
Konsekwencją wyboru stawki godzinowej jest również zmiana w sposobie planowania kosztów zmiennych firmy. Przedsiębiorca musi być przygotowany na to, że w miesiącach „długich” jego przelewy płacowe będą wyższe o kilkaset zł na osobę. Jest to jednak koszt w pełni przewidywalny, wynikający bezpośrednio z kalendarza, który można uwzględnić w rocznym planie finansowym z wyprzedzeniem.
Czym jest wymiar czasu pracy i jak wpływa na pensję?
Kp w art. 130 przewiduje niezwykle rygorystyczny i zamknięty sposób obliczania liczby godzin, które pracownik musi przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Dla przedsiębiorcy kluczowe jest pełne zrozumienie, że 2026 rok nie jest jednolity pod względem pracochłonności i liczby dni roboczych. Mamy miesiące statystycznie „krótkie”, liczące standardowe 160 godzin (styczeń, luty, maj, sierpień, listopad, grudzień) oraz miesiące wyjątkowo „długie”, jak lipiec, który ze względu na układ świąt i weekendów ma aż 184 godziny robocze. W tradycyjnym systemie ryczałtowym ta ogromna zmienność (ponad 3 dni pracy różnicy!) jest całkowicie ukryta przed oczami pracownika, natomiast w systemie godzinowym staje się ona głównym motorem napędowym wyższych zarobków i realnym docenieniem trudu pracy w okresach o wzmożonej intensywności.
Warto z całą mocą podkreślić, że wyłączna i nieprzenoszalna odpowiedzialność za prawidłowe wyliczenie tych godzin spoczywa na barkach pracodawcy. Każdy błąd w tym zakresie, nawet wynikający z niewiedzy, może zostać potraktowany przez Inspekcję Pracy podczas rutynowej kontroli jako zaniżanie wynagrodzenia minimalnego, co stanowi poważne wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny do 30 000 zł. Dlatego niezwykle ważne jest, aby w treści samej umowy o pracę lub w aneksie zmieniającym warunki płacowe jasno i klarownie określić stawkę 31,40 zł oraz szczegółowe zasady potwierdzania liczby godzin. Taki proces musi być transparentny zarówno dla kontrolera PIP, jak i dla samego pracownika, który powinien mieć wgląd w swoją ewidencję i rozumieć, skąd bierze się kwota na jego pasku płacowym.
Kiedy można stosować stawkę godzinową?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy ten korzystny mechanizm można stosować zamiennie i dowolnie przy różnych formach zatrudnienia funkcjonujących w jednej firmie. Odpowiedzialność prawna i zasady rozliczeń różnią się tu jednak diametralnie i nie wolno ich ze sobą utożsamiać. W przypadku klasycznej umowy o pracę (UoP) stawka godzinowa 31,40 zł zawsze i bezwzględnie musi iść w parze z gwarancją wypłaty minimum miesięcznego, jeśli pracownik był gotów do pracy w pełnym wymiarze. Z kolei przy umowach zlecenie stawka ta jest jedynym i ostatecznym wyznacznikiem – zleceniobiorca dostaje dokładnie tyle, ile wynika z potwierdzonej ewidencji godzin, bez ustawowej gwarancji „pełnego etatu” czy wynagrodzenia za czas przestoju, chyba że strony w umowie dobrowolnie postanowią inaczej.
Osoby współpracujące na kontraktach B2B teoretycznie i w świetle czystej litery prawa nie podlegają przepisom o płacy minimalnej w takim ujęciu jak pracownicy etatowi, jednak w obecnej praktyce rynkowej stawka 31,40 zł stała się swoistym, moralnym i ekonomicznym punktem odniesienia również dla najprostszych usług świadczonych przez jednoosobowe działalności gospodarcze. Próba narzucenia niższej stawki godzinowej „podwykonawcy”, który w rzeczywistości wykonuje pracę w warunkach ściśle charakterystycznych dla etatu (pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym), jest obecnie działaniem ekstremalnie ryzykownym. Może ono zostać bardzo łatwo uznane za próbę obejścia przepisów prawa pracy, co w 2026 roku, przy znacznie zwiększonych uprawnieniach kontrolnych PIP, może zakończyć się natychmiastowym, administracyjnym przekształceniem takiej relacji w umowę o pracę ze wszystkimi tego konsekwencjami finansowymi wstecz.
Przykład 2.
Pan Marek, zatrudniony w magazynie, przeszedł na system godzinowy 31,40 zł 1 stycznia 2026 roku. W marcu, który był intensywnym miesiącem przedświątecznym, przepracował pełny wymiar 176 godzin bez żadnych nadgodzin. Jego wynagrodzenie brutto wyniosło 5526,40 zł. W kwietniu, kiedy wymiar czasu pracy spadł do 168 godzin, otrzymał przelew oparty na kwocie 5275,20 zł. W obu przypadkach pan Marek zarobił znacznie więcej, niż wynosiłaby jego stara, ryczałtowa pensja 4806 zł. Pracodawca w każdym miesiącu skrupulatnie dokumentował te wypłaty w ewidencji cyfrowej, która była zintegrowana z listą płac. Dzięki temu, gdy pan Marek po roku pracy poprosił o zaświadczenie o zarobkach do banku w celu zakupu auta na raty, jego średnie wynagrodzenie z zaświadczenia wyniosło ponad 5250 zł brutto. Bank ocenił jego wiarygodność znacznie wyżej, niż gdyby pracownik miał umowę na „gołe” minimum ryczałtowe, co ostatecznie pozwoliło mu na uzyskanie lepszych warunków kredytowych.
Procedura zmiany systemu – o czym nie możesz zapomnieć?
Sądy pracy w Polsce niezwykle rygorystycznie podchodzą do wszelkich, nawet drobnych zmian w systemie wynagradzania, które nie zostały wprowadzone we właściwej formie prawnej. Nawet jeśli planowana zmiana jest obiektywnie korzystna dla pracownika (a mechanizm wyższej stawki godzinowej dający „trzynastą pensję” bez wątpienia taki właśnie jest), pracodawca musi bezwzględnie dochować pełnej procedury formalnej. Najbezpieczniejszą i najbardziej profesjonalną drogą jest zawarcie z pracownikiem pisemnego aneksu do umowy o pracę podpisanego za porozumieniem stron. Jednostronna zmiana warunków płacowych przez pracodawcę – nawet jeśli skutkuje wypłatą wyższych kwot – bez wyraźnego, pisemnego potwierdzenia przyjęcia nowych zasad przez pracownika może zostać w przyszłości łatwo zakwestionowana podczas kontroli PIP jako brak przejrzystości i naruszenie istotnych warunków zatrudnienia.
Aby proces wdrożenia stawki godzinowej był skuteczny i bezpieczny dla firmy, należy dochować wymogów formalnych:
Pełne poinformowanie pracownika – zorganizuj spotkanie lub przygotuj jasny komunikat wyjaśniający nowy sposób wyliczania pensji. Podkreśl realne korzyści płynące z faktu, że 2026 rok liczy 2008 godzin pracy i jak to się przełoży na konkretne, wyższe kwoty w skali roku. Pracownik musi zrozumieć, że zmiana stawki na 31,40 zł to dla niego realna podwyżka roczna o ponad 5000 zł.
Uzyskanie pisemnej zgody – aneks musi być precyzyjny. Powinien jasno określać nową stawkę godzinową (31,40 zł) oraz zawierać klauzulę o gwarancji wynagrodzenia minimalnego w miesiącach o niskiej liczbie godzin. Podpisy obu stron pod takim dokumentem zamykają drogę do późniejszych roszczeń o „niejasne zasady naliczania”.
Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia – to dokument, o którym wielu przedsiębiorców zapomina (tzw. informacja z art. 29 § 3 kp). Jeśli zmiana systemu wynagradzania wpływa na inne składniki (np. sposób obliczania dodatków) lub na częstotliwość wypłat, musisz w ciągu 7 dni od wprowadzenia zmiany wręczyć pracownikowi zaktualizowaną informację o warunkach zatrudnienia.
Co zrobić, jeśli w rozliczeniu pojawił się błąd?
Załóżmy scenariusz pesymistyczny: błąd już nastąpił. Dział kadr przez zwykłe ludzkie przeoczenie lub błąd w oprogramowaniu wypłacił pracownikowi w krótkim lutym tylko ustawowe minimum ryczałtowe 4806 zł, mimo że z rzetelnej ewidencji i przyjętej stawki godzinowej 31,40 zł wynikała kwota 5024 zł. Co dzieje się dalej i jak zminimalizować skutki takiej pomyłki? Pracownik ma w takiej sytuacji pełne prawo żądać natychmiastowego wyrównania zaległości wraz z odsetkami ustawowymi za zwłokę (choć przy kilkudniowym opóźnieniu są to kwoty groszowe, liczy się sam fakt naruszenia terminu wypłaty). Pracodawca powinien niezwłocznie dokonać korekty listy płac i dopłacić różnicę w najbliższym możliwym terminie, informując o tym pracownika na piśmie lub drogą mailową, aby zachować ślad próby naprawienia błędu.
Błąd w naliczaniu wynagrodzenia minimalnego, nawet jeśli dotyczy tylko systemu godzinowego, to nie jest tylko niewinna „formalność do poprawienia korektorem”. Naraża on firmę na bardzo poważne konsekwencje prawne i finansowe. Inspektor PIP może uznać to za trwałe naruszanie praw pracowniczych, co skutkuje negatywnym protokołem kontroli. Taki dokument może stać się podstawą do podwyższenia przez ZUS składki na ubezpieczenie wypadkowe (ze względu na niską kulturę bezpieczeństwa prawnego) lub – co gorsza – może zablokować firmie możliwość ubiegania się o intratne zamówienia publiczne, gdzie czystość kartoteki płacowej jest często warunkiem koniecznym. Warto więc regularnie, przynajmniej raz na kwartał, przeprowadzać audyt wewnętrzny systemu godzinowego, zwłaszcza w miesiącach „przejściowych” (z dużą liczbą świąt), aby mieć absolutną pewność, że każda przepracowana minuta została wyceniona i opłacona zgodnie z przyjętą stawką 31,40 zł.
Przykład 3.
Pewien pracodawca z branży logistycznej uznał, że skoro w pisemnej umowie ma ogólny zapis „płaca minimalna”, to może co miesiąc wypłacać równe 4806 zł ryczałtem, mimo że w oficjalnej ofercie pracy w internecie oraz podczas rozmów rekrutacyjnych chwalił się nowoczesnym podejściem i stawką godzinową 31,40 zł. Jeden z dociekliwych pracowników, po samodzielnej analizie swoich przelewów z wyjątkowo pracowitego lipca (184 h), wyliczył za pomocą kalkulatora, że przy obiecywanej stawce godzinowej powinien zarobić 5777 zł brutto, a otrzymał blisko 1000 zł mniej. Gdy jego prośba o wyjaśnienie została zignorowana przez szefa, zgłosił sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy. Finał – sąd pracy, do którego trafił wniosek inspektora, uznał, że publiczna obietnica stawki godzinowej zawarta w korespondencji rekrutacyjnej oraz ustne ustalenia stron (potwierdzone przez innych pracowników jako świadków) stały się wiążącym, dorozumianym elementem warunków płacowych. Pracodawca został zmuszony do wypłaty wyrównania za cały rok wstecz dla wszystkich pracowników magazynu (łączna kwota przekroczyła 60 000 zł) oraz musiał zapłacić wysoką grzywnę za celowe naruszanie przepisów o wynagrodzeniu minimalnym i wprowadzanie pracowników w błąd. Cała operacja kosztowała firmę 3 razy więcej, niż gdyby od początku rzetelnie stosowała system godzinowy z aneksem.
Podsumowanie
Wdrożenie przejrzystej i uczciwej stawki godzinowej na poziomie 31,40 zł w 2026 roku to obecnie najprostsza, najskuteczniejsza i – co najważniejsze – w pełni legalna droga do wypłacenia pracownikowi dodatkowych 5379,20 zł w skali całego roku. Mechanizm ten, oparty na bezlitosnej matematyce i rocznym wymiarze 2008 godzin pracy, pozwala na stworzenie unikalnej oferty zatrudnienia, która realnie deklasuje konkurencję rynkową płacącą jedynie ustawowe minimum ryczałtowe. Choć rozwiązanie to wymaga od przedsiębiorcy nieco większej dyscypliny w bieżącym prowadzeniu ewidencji czasu pracy, rzetelnej archiwizacji akt osobowych przez 10 lat oraz otwartości na zmienne koszty miesięczne, to końcowe korzyści w postaci lojalnego, zmotywowanego zespołu i absolutnego bezpieczeństwa prawnego podczas kontroli PIP są nie do przecenienia.
