Zatrudnianie pracowników młodocianych staje się coraz popularniejszą praktyką wśród polskich przedsiębiorców, szczególnie w okresach sezonowych oraz w branżach poszukujących uczniów do przyuczenia do zawodu. Prawidłowe rozliczanie i dopuszczalny czas pracy młodocianego w 2025 roku wymaga od pracodawcy znajomości rygorystycznych przepisów ochronnych, których nieznajomość może kosztować firmę wysokie kary nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy. Jak poprawnie ustalić grafik ucznia i czy czas spędzony w szkole wlicza się do etatu?
Praca osób, które nie ukończyły 18. roku życia, podlega szczególnej ochronie prawnej. Kodeks pracy wyraźnie różnicuje sytuację prawną pracowników dorosłych od młodocianych, narzucając na tych drugich sztywne limity, których pod żadnym pozorem nie można przekraczać. Co więcej, specyfika tego zatrudnienia polega na ścisłym powiązaniu obowiązków zawodowych z procesem edukacji. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność precyzyjnego planowania grafików z kalendarzem szkolnym w ręku.
Kim jest pracownik młodociany w świetle przepisów?
Zanim przejdziemy do wyliczania godzin, należy doprecyzować, kogo dotyczą omawiane regulacje. Zgodnie z kp za pracownika młodocianego uważa się osobę, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18. roku życia.
Status ten jest nierozerwalnie związany z obowiązkiem nauki (który w Polsce trwa do ukończenia 18 lat). Oznacza to, że pracodawca, decydując się na zatrudnienie takiej osoby – czy to w celu przygotowania zawodowego, czy też do wykonywania prac lekkich – staje się współodpowiedzialny za to, aby praca zarobkowa nie kolidowała z edukacją. Właśnie ten aspekt determinuje większość ograniczeń czasowych, z którymi muszą mierzyć się działy kadrowo-płacowe.
Podstawowa zasada – czas nauki to czas pracy
Najważniejszą i najczęściej sprawiającą problemy interpretacyjne zasadą jest wliczanie czasu nauki do czasu pracy. Przepisy są w tej kwestii bezwzględne: do czasu pracy młodocianego wlicza się czas nauki w wymiarze wynikającym z obowiązkowego programu zajęć szkolnych, bez względu na to, czy odbywa się ona w godzinach pracy.
W praktyce oznacza to, że jeśli młodociany spędza w szkole 6 godzin, a jego dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin, to u pracodawcy może on spędzić w tym dniu maksymalnie 2 godziny. Przedsiębiorca nie może argumentować, że „lekcje były rano, a praca jest po południu”. Licznik godzin bije od momentu rozpoczęcia zajęć lekcyjnych lub pracy, w zależności od tego, co następuje pierwsze, i sumuje obie te aktywności. Ignorowanie tego przepisu jest jednym z najczęstszych powodów naruszeń stwierdzanych podczas kontroli PIP.
Czas pracy młodocianego w trakcie roku szkolnego
Ustalając harmonogram pracy w miesiącach, w których odbywają się zajęcia dydaktyczne, pracodawca musi operować dwoma limitami: tygodniowym oraz dobowym. Są one ściśle uzależnione od wieku pracownika oraz faktu uczęszczania do szkoły.
Tygodniowy wymiar godzin
W okresie odbywania zajęć szkolnych czas pracy młodocianego nie może przekraczać 12 godzin tygodniowo. Jest to limit sztywny, obejmujący sumę godzin spędzonych w zakładzie pracy. Co istotne, limit ten dotyczy łącznego wymiaru czasu pracy, nawet jeśli młodociany jest zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy.
Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność weryfikacji, czy kandydat do pracy nie jest już zatrudniony w innej firmie. Jeśli tak, pula 12 godzin musi zostać rozdzielona między oba podmioty.
Dobowy wymiar godzin
W dniu, w którym młodociany uczestniczy w zajęciach szkolnych, jego wymiar czasu pracy nie może przekroczyć 2 godzin. Zasada ta ma na celu zapewnienie uczniowi czasu na naukę własną i odpoczynek po lekcjach. Należy podkreślić, że te 2 godziny to limit absolutny – nie można go wydłużyć nawet za zgodą rodziców czy samego pracownika.
W dni wolne od zajęć szkolnych (np. weekendy, o ile nie narusza to prawa do odpoczynku, czy dni wolne dyrektorskie) wymiar czasu pracy nie może przekraczać standardowych norm dobowych, o których mowa poniżej (czyli odpowiednio 6 lub 8 godzin w zależności od wieku).
Dopuszczalny czas pracy młodocianego w okresie ferii i wakacji
Zupełnie inne zasady obowiązują w okresie ferii zimowych i wakacji letnich. Ustawodawca wychodzi z założenia, że brak obowiązków szkolnych pozwala na dłuższe świadczenie pracy, jednak nadal w wymiarze niższym niż w przypadku dorosłych. Limity te prezentują się następująco:
- Młodociany w wieku do 16 lat – czas pracy nie może przekraczać 6 godzin na dobę.
- Młodociany w wieku powyżej 16 lat – czas pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu.
Warto zwrócić uwagę na subtelną różnicę. Wiele osób mylnie zakłada, że w wakacje 17-latek może pracować „na pełen etat”, czyli 8 godzin. Jest to błąd. Przepisy wyraźnie skracają ten czas do 7 godzin. Dobowy wymiar czasu pracy młodocianego w wieku do 16 lat nie może jednak przekroczyć 6 godzin. Oznacza to, że nawet jeśli firma pracuje w systemie 8-godzinnym, grafik młodocianego musi zostać skrócony, a jego wynagrodzenie nie może z tego powodu ulec obniżeniu (jeśli stawka jest określona miesięcznie).
Wymiar czasu pracy w okresie ferii nie może łącznie przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu, niezależnie od liczby podmiotów zatrudniających. Ponownie wracamy tu do obowiązku sumowania czasu pracy u wszystkich pracodawców.
Przerwy w pracy – 30 minut to obowiązek
Planując dzień pracy młodocianego, pracodawca musi uwzględnić specyficzne regulacje dotyczące przerw. Są one korzystniejsze niż w przypadku dorosłych pracowników.
Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy młodocianego jest dłuższy niż 4,5 godziny, pracodawca ma obowiązek wprowadzić przerwę w pracy trwającą nieprzerwanie 30 minut. Przerwa ta wliczana jest do czasu pracy.
Dla porównania pracownik dorosły nabywa prawo do 15-minutowej przerwy dopiero po przepracowaniu 6 godzin. W przypadku młodocianego próg ten jest znacznie niższy (4,5 godziny), a sama przerwa dwukrotnie dłuższa. Jest to element, o którym łatwo zapomnieć przy tworzeniu grafików w systemach kadrowych skonfigurowanych pod standardowych pracowników.
Bezwzględne zakazy – nadgodziny i pora nocna
Ochrona zdrowia i rozwoju psychofizycznego młodocianych realizowana jest również poprzez szereg zakazów, które nie przewidują żadnych odstępstw. W 2026 roku, podobnie jak w latach ubiegłych, pracodawcę obowiązują dwa kluczowe „tabu”:
- Zakaz pracy w godzinach nadliczbowych – młodocianego nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych. Nawet nagła awaria, szczególne potrzeby pracodawcy czy chęć samego pracownika do dłuższego pozostania w firmie nie zwalniają z tego zakazu. Każda minuta pracy powyżej normy (np. powyżej 6 lub 7 godzin w wakacje czy powyżej 2 godzin w dzień nauki) stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
- Zakaz pracy w porze nocnej – pora nocna dla młodocianego jest zdefiniowana inaczej niż dla dorosłych.
- Dla młodocianych zdobywających kwalifikacje zawodowe (czyli zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego) pora nocna przypada pomiędzy godzinami 22.00 a 6.00.
- W szczególnych przypadkach (np. u młodocianych, którzy nie ukończyli 16 lat, lub w odniesieniu do czasu wolnego od pracy) rygor ten może być jeszcze bardziej ścisły, obejmując godziny od 20.00 do 6.00.
Należy pamiętać, że „pora nocna” ustalona w regulaminie pracy zakładu dla ogółu pracowników (np. 23.00–7.00) nie ma zastosowania do młodocianych, jeśli jest mniej korzystna niż przepisy kodeksowe.
Odpoczynek dobowy i tygodniowy
Oprócz limitów pracy, pracodawca musi zagwarantować odpowiednie okresy regeneracji. Są one znacznie wydłużone w porównaniu do standardów dla dorosłych.
- Odpoczynek tygodniowy – młodocianemu przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 48 godzin nieprzerwanego odpoczynku, który powinien obejmować niedzielę. Oznacza to, że praca w systemie „weekendowym” (piątek-sobota-niedziela) jest często niemożliwa do zrealizowania zgodnie z prawem, jeśli nie zostanie zachowany ów dwudniowy, ciągły blok wolnego.
- Odpoczynek dobowy – przerwa nocna (obejmująca porę nocną) musi trwać nieprzerwanie co najmniej 14 godzin.
Obowiązki formalne pracodawcy – dokumentacja i oświadczenia
Prawidłowe ustalenie czasu pracy to nie tylko kwestia grafiku, ale również dokumentacji. W 2026 roku, w związku z rosnącą świadomością prawną oraz cyfryzacją procesów HR, szczególną uwagę należy zwrócić na kompletność akt osobowych.
Przed nawiązaniem stosunku pracy pracodawca ma obowiązek uzyskać od kandydata na pracownika młodocianego oświadczenie o zatrudnieniu albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy. Jest to dokument kluczowy dla bezpieczeństwa prawnego firmy. Jeśli młodociany pracuje gdzie indziej, w oświadczeniu musi znaleźć się informacja o wymiarze czasu pracy w tamtym zakładzie. Tylko na tej podstawie dział kadr może ustalić, czy zatrudnienie danej osoby nie spowoduje przekroczenia limitów dobowych lub tygodniowych.
Kolejnym obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Musi ona odzwierciedlać rzeczywiste godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. W przypadku kontroli to właśnie ewidencja będzie konfrontowana z planem lekcji młodocianego (który pracodawca również powinien mieć, by móc wykazać, że praca nie kolidowała z nauką).
Pracodawca jest obowiązany do ustalenia wymiaru i rozkładu czasu pracy młodocianego, uwzględniając tygodniową liczbę godzin nauki wynikającą z programu nauczania. To nie jest tylko dobra wola szefa, ale wymóg prawny.
Przykład 1.
17-letni Adam chce dorobić w magazynie wysyłkowym. Ma lekcje od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–14.00 (6 godzin). Pracodawca proponuje mu pracę od 16.00 do 20.00. Sytuacja ta i propozycja pracodawcy jest niezgodna z przepisami. Dlaczego?
- W dniu nauki limit pracy wynosi 2 godziny. Adam mógłby pracować maksymalnie np. od 16.00 do 18.00.
- Zatrudnienie do 20.00 jest dopuszczalne (nie jest to pora nocna), ale wymiar 4 godzin w dniu nauki jest przekroczeniem normy.
- Łączny czas „pracy” w tym dniu wyniósłby 6 h (szkoła) + 4 h (praca) = 10 h. Choć mieści się to w fizycznych możliwościach 17-latka, przepisy zabraniają przekraczania limitu 8 godzin łącznego czasu aktywności (nauka + praca) dla osób powyżej 16 lat w pewnych interpretacjach, a przede wszystkim narusza to limit 2 godzin pracy w dniu nauki.
Podsumowanie
Zatrudnianie młodocianych w to proces wymagający dużej atencji ze strony działów HR. Korzyści – takie jak niższe koszty pracy czy możliwość wykształcenia sobie przyszłego fachowca – są niezaprzeczalne, jednak ryzyko popełnienia błędu formalnego jest wysokie.
Jako przedsiębiorca musisz pamiętać o czterech filarach legalnego zatrudnienia młodocianego. Pierwszym krokiem jest dokładna weryfikacja wieku kandydata oraz sprawdzenie planu lekcji, co pozwoli na poprawne ustalenie grafiku. Kluczowe jest również prowadzenie rzetelnej ewidencji czasu pracy, w której należy sumować godziny spędzone w firmie, w szkole oraz u ewentualnych innych pracodawców. Bezwzględnie trzeba pamiętać o sztywnych regułach dotyczących przerw – pracownik ma prawo do 30 minut odpoczynku po przepracowaniu 4,5 godziny. Fundamentem bezpieczeństwa prawnego jest także zagwarantowanie 48 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, w tym niedzieli, oraz całkowity zakaz zlecania nadgodzin.
Przestrzeganie tych zasad pozwoli uniknąć nieprzyjemności podczas kontroli PIP i zapewni młodym pracownikom bezpieczne wejście na rynek pracy. Warto korzystać z dedykowanych narzędzi do ewidencji czasu pracy, które automatycznie sygnalizują potencjalne naruszenia norm dla pracowników niepełnoletnich.
