Poradnik Przedsiębiorcy

Chory pod lupą pracodawcy i ZUS

W dobie jesiennych i zimowych zachorowań oraz w związku z pandemią Covid-19, pracodawcy odnotowują coraz więcej zwolnień lekarskich wśród pracowników. W takiej sytuacji rodzi się pytanie o kontrolę chorego na L4, czyli kiedy jest ona możliwa, kto może ją przeprowadzić, jak powinien wyglądać jej przebieg i czy w ogóle pracownik musi godzić na przeprowadzenie u niego kontroli.

Pomimo, że od dawna pokutuje przeświadczenie, że to pracownicy ZUS najczęściej kontrolują pracowników wskazać należy, że również sam pracodawca jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli chorego pracownika. Takie uprawnienie wynika z przepisów prawa.

Zgodnie z ustawą z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz pracodawcy, są uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych, co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Zasadniczo jednak takie uprawnienie przysługuje pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, występuje o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które pracownikom przysługują zasiłki chorobowe i opiekuńcze albo świadczenie rehabilitacyjne, do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom1.

Gdy kontrola realizowana jest przez samego pracodawcę będącego płatnikiem składek to w przypadku jednoosobowej działalności - pracodawca zazwyczaj idzie samodzielnie przeprowadzić kontrolę pracownika. Jednak w przypadku kiedy mamy do czynienia ze spółką zazwyczaj spółka, w rozumieniu osoby uprawnionej do jej reprezentowania na zewnątrz, upoważnia innego zatrudnionego pracownika do kontroli. Oczywiście takie podejście znajduje uzasadnienie prawne w przepisach prawa, przy czym wymaga się, aby kontrolujący posiadał pisemne upoważnienie pracodawcy do przeprowadzenia kontroli.

Osobie kontrolującej pracodawca zobowiązany jest wystawić imienne upoważnienie, które uprawnia do wykonywania kontroli również w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej.

W upoważnieniu powinno być wskazane m.in.: 

  • Dane upoważnionego pracownika: imię i nazwisko, może być wskazane także stanowisko pracownika.

  • Zakres upoważnienia tj.: kontrola prawidłowości wykorzystywania przez ubezpieczonego zwolnienia lekarskiego od pracy.

  • Okres ważności upoważnienia, np. może ono być jednorazowe albo ważne poprzez miesiąc określany konkretnymi datami

  • Sprecyzowanie danych pozwalających na identyfikację pracownika dokonującego kontroli poprzez podanie np. numeru legitymacji pracownika lub wpisaniem dokumentu tożsamości wraz z określeniem numeru oraz organu, przez jaki został wydany, gdzie i kiedy. 

Zasady kontroli

Szczegółowe zasady i tryb kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w tym zakresie. Z jego treści wynika, że kontrola prawidłowości wykorzystywania przez ubezpieczonych zwolnień lekarskich od pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny polega na ustaleniu, czy:

  1. ubezpieczony nie wykonuje pracy zarobkowej,

  2. ubezpieczony nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy niezgodnie z jego celem,

  3. poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących zapewnić opiekę; nie dotyczy to sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat.

W kwestii terminu przeprowadzania kontroli jak, również częstotliwości jej przeprowadzania proponuje się, aby kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy powinna być dokonywana w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych jej terminów, a nasilana szczególnie w okresach, w których występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki.

Takie podejście wydaje się celowe, np. jeżeli pracodawca podejrzewa, że czas zwolnienia jest wykorzystywany przez pracownika niezgodnie z prawem tzn. pracownik wykonuje prace lub też pracownik zamiast wracać do formy i zdrowia właśnie np. pracuje na budowie podczas remontu swojego domu, wówczas tylko niezapowiedziane kontrole mają rację bytu i pozwolą zweryfikować czy czas zwolnienia od pracy jest prawidłowo wykorzystywany.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości powinny one zostać odnotowane na piśmie, wobec czego osoba kontrolująca sporządza protokół, w którym podaje, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy. Należy określić szczegółowo zastany na miejscu stan rzeczy oraz okoliczności towarzyszące. Ponadto w protokole powinny znaleźć się takie informacje jak:

  • określenie czasu i miejsca kontroli,

  • czas niezdolności do pracy,

  • informacje o lekarz, który wydał zaświadczenie o niezdolności,

  • informacje na temat osób dokonujących kontroli;

  • podpisy tych osób; 

  • ewentualne zastrzeżenia osoby kontrolowanej lub domowników, którzy byli przy kontroli.

Protokół należy przedłożyć ubezpieczonemu w celu wniesienia przez niego uwag, przy czym należy pamiętać, że protokół sporządza się tylko w przypadku stwierdzenia, że ubezpieczony niewłaściwie wykorzystywał zwolnienie lekarskie od pracy.

W sytuacji, kiedy powstają wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie od pracy wykorzystywane było niezgodnie z jego celem, zagadnienie to rozstrzyga właściwa jednostka organizacyjna Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kiedy do podjęcia właściwej decyzji konieczna jest konsultacja ze specjalistą, wówczas ZUS zwraca się o opinię lekarza leczącego i wydaje w razie sporu decyzję. Decyzja nie ma formy ostatecznej, gdyż od takiej decyzji przysługują środki odwoławcze określone w przepisach2.

Jeśli pracownik nie reaguje na konieczność przeprowadzenie kontroli tzn. nie wpuszcza kontrolującego do miejsca, w którym przebywa lub go nie ma, pracownik kontrolujący powinien powtórzyć kontrolę. W ostateczności powinien sporządzić adekwatną dokumentację, w oparciu, o którą właściwa jednostka organizacyjna ZUS podejmie właściwe kroki.

Skutki zachowania niezgodnego z celem wydanego zwolnienia lekarskiego

Za zachowanie niezgodne z celem zwolnienia uznać można postępowanie, które w powszechnym przekonaniu jest nieodpowiednie dla osoby niezdrowej i może nasuwać zastrzeżenia, co do realnego stanu zdrowia pracownika/ubezpieczonego.

Zaznaczyć należy, że wykorzystywaniem zwolnienia od pracy w sposób niezgodny z celem wystawionego zwolnienia jest zawsze wykonywanie czynności mogących wydłużyć okres niezdolności do świadczenia pracy. Niewątpliwie zwolnienie jest wydawane przez lekarza w celu odzyskania przez pracownika zdolności do pracy, zatem w osiągnięciu pełnej zdolności przeszkodą mogą być wszystkie działania pracownika utrudniające proces leczenia i hospitalizację3.

W literaturze dodatkowo wskazuje się, że działania niezgodne z celem wystawionego zwolnienia lekarskiego, to bagatelizowanie i niestosowanie się wskazań lekarskich, np.: nie realizowanie nakazu leżenia w łóżku, nakazu zaprzestania wykonywania konkretnych prac domowych czy pracy w ogrodzie lub gospodarstwie rolnym.

Zgodnie z przyjętym orzecznictwem sądowym, wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego przeznaczeniem (art. 18 ustawy z dnia 17 grudnia 1974 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, może być naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych i stanowić uzasadnioną przyczynę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 KP tylko wtedy, gdy pracownikowi można przypisać winę, co najmniej w postaci rażącego niedbalstwa4.

W takiej sytuacji, jeśli z kontroli będzie wynikało, że pracownik niezgodnie z przeznaczeniem wykorzystywał zwolnienie lekarskie, pracodawca ma prawo rozwiązać z pracownikiem stosunek pracy. Rzecz jasna pracownikowi będzie przysługiwało prawo odwołania się do Sądu pracy, nie mniej, jeśli z całokształtu materiału dowodowego będzie wynikało, że rozwiązanie było zasadne, sąd oddali odwołanie.

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999r.o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, Dz.U.2020.870.

  2. Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, Dz.U.1999.65.743.

  3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 grudnia 2005 r., sygn. akt: III UK 120/05, opublikowany w OSNP z 2006 r. Nr 21-22, poz. 338.
  4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 sierpnia 1998 r. sygn. akt: II UKN 172/98, opublikowany w OSNP 1999/16/522

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.