Poradnik Przedsiębiorcy

L4 w formie elektronicznej - warto wiedzieć

Od 1 stycznia 2016 roku nie ma konieczności, by chory pracownik musiał dostarczyć do zakładu pracy zwolnienie lekarskie. Lekarze będą wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie (L4). Wprowadzenie zwolnień on-line to znaczące ułatwienie dla osób chorych, którzy musieli taki dokument przekazać pracodawcy w ciągu 7 dni od wystawienia, a stan zdrowia na to nie pozwalał. W takim wypadku często pracownicy prosili o pomoc osobę bliską lub członków swojej rodziny. Nie oznacza to jednak, że od tej daty znikną dotychczasowe zwolnienia papierowe. Te będzie można  stosować  do końca czerwca 2018 roku. Docelowo elektroniczne zwolnienia mają całkowicie zastąpić obecnie wystawiane zaświadczenia lekarskie ZUS ZLA. Oznacza to, że od początku lipca 2018 roku będą wystawiane jedynie zwolnienia elektroniczne.

Nowe elektroniczne zwolnienia

Czasowa niezdolność do pracy spowodowana chorobą pracownika nakłada na niego obowiązek dostarczenia zwolnienia lekarskiego(L4) za czas choroby. Pracownik w tym czasie jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Zmiany spowodują, że dokumentem potwierdzającym czasową niezdolność do pracy z powodu choroby będzie elektroniczne L4, które wystawi lekarz. Cały proces ma na celu usprawnienie przepływu dokumentów między pracownikiem, pracodawcą oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.  E-zwolnienie będzie również trudniejsze do sfałszowania, zatem możliwości nadużyć staną się mniejsze. Pracodawca niemal natychmiast będzie mógł, również drogą elektroniczną, wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawienia tego zwolnienia.

Jednak aby pracodawca posiadał wgląd do zwolnień elektronicznych, musi założyć profil informacyjny. Jeśli tego nie zrobi, będzie miał inny obowiązek względem swoich ubezpieczonych.

Obowiązki pracodawcy w zakresie wystawiania e-zwolnień

Płatnik składek zgłaszający powyżej 5 ubezpieczonych musiał założyć profil informacyjny płatnika do 31 grudnia 2015 roku, aby móc otrzymywać elektroniczne zwolnienia lekarskie pracowników. Profil zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Tworzy się go online i bezpłatnie za pomocą systemu udostępnionego przez ZUS – Platformy Usług Elektronicznych. Jednak żeby z niego skorzystać, płatnik musi być posiadaczem tzw. profilu zaufanego. Będzie go musiał utrzymywać nawet wtedy, gdy nie ma już obowiązku wysyłania dokumentów elektronicznych (np. z uwagi na zmniejszenie zatrudnienia). Osoby, które założyły go do 31 grudnia 2015 roku, nie mają obowiązku informowania o tym swoich pracowników.

Firmy, które nie zgłaszają do ubezpieczeń więcej niż 5 osób, obecnie nie mają obowiązku, aby posiadać profil informacyjny w ZUS. Tym samym tacy pracodawcy będą otrzymywać wydruk elektronicznego L4, który będzie musiał dostarczyć im pracownik w ciągu 7 dni od momentu jego wystawienia. 

Także płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą założyć profil informacyjny. Wówczas będą oni otrzymywali drogą elektroniczną wystawione ich ubezpieczonym e-zwolnienia.

Płatnicy, którzy nie mają obowiązku założenia profilu, gdyż zgłaszają do ubezpieczenia mniej niż 5 osób, a nawet ci, którzy mają taki obowiązek, a nie założyli profilu do końca roku 2015, musieli poinformować w formie pisemnej ubezpieczonych o obowiązku dostarczania papierowych zwolnień lekarskich (L4) od 1 stycznia 2016 r. z uwagi na brak profilu płatnika. W przypadku gdy zatrudnienie ubezpieczonego nastąpiło po tym dniu - w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu.

Ważne!

Płatnik składek nieposiadający profilu informacyjnego zobowiązany jest do poinformowania swoich ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu o obowiązku dostarczania, począwszy od 1 stycznia 2016 r., wydruku e-zwolnienia lub zaświadczenia lekarskiego.

Natomiast gdy płatnik założył profil po 31 grudnia 2015 roku, będzie musiał poinformować ubezpieczonych w ciągu 7 dni o ustaniu obowiązku dostarczania wydruków zaświadczeń lekarskich, również w formie pisemnej.

Jak jest wystawiane elektroniczne L4?

Zgodnie z założeniem projektu lekarze mają bezpłatny dostęp do informacji zgromadzonych na kontach ubezpieczonych i płatników składek, w niezbędnym zakresie, w celu wystawienia zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy z powodu choroby lub opieki nad członkiem rodziny. Zaświadczenie lekarskie będzie wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Zarówno ZUS, jak i pracodawca dostaną informację o zwolnieniu lekarskim przesłanym drogą elektroniczną. Po wystawieniu tego tzw. e-zwolnienia (elektroniczna wersja L4), lekarz przekaże je na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS, który udostępni je bezpłatnie płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym, nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego. Elektroniczne zwolnienie lekarskie traktowane będzie dokładnie tak samo, jak jego papierowa wersja.

Lepsza kontrola zwolnień lekarskich

Wprowadzone zmiany ukrócą proceder nadużyć zwolnień lekarskich przez pracowników. Zwiększy się dzięki temu skuteczność prowadzonej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich, szczególnie tych krótkotrwałych. Dotychczas przepisy dopuszczały dostarczenie L4 w ciągu 7 dni od wystawienia, przez co wykluczało to szansę skontrolowania osób będących na takim zwolnieniu. Skróci się również okres oczekiwania na wypłatę świadczeń z ZUS.

Pracodawca nie zawsze otrzyma e-zwolnienie

Płatnik składek może nie otrzymać e- zwolnienia, gdy nie ma zaufanego profilu, o czym musi poinformować ubezpieczonych. Również w sytuacjach awaryjnych, gdy lekarz wystawiający nie może wysłać zwolnienia do ZUS, bo nie ma dostępu do internetu, a także w czasie wizyt domowych będzie możliwe wystawienie zwolnienia w papierowej wersji. Lekarz powinien wówczas wypisać blankiet zaświadczenia lekarskiego wydrukowany uprzednio z programu. Takie zaświadczenie ma obowiązek wprowadzić do systemu w ciągu trzech dni od daty wystawienia (lub od ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zaświadczenia). 

Jednocześnie należy podkreślić, że lekarz ma możliwości wystawienia zaświadczenia lekarskiego L4 na dotychczas obowiązującym formularzu ZUS ZLA. Będzie to możliwe nie dłużej niż do końca 2018 roku. Może się zatem okazać, że nawet płatnik obowiązany do odbierania e-zwolnień przez pewien czas będzie otrzymywał zwolnienia dwiema drogami – elektronicznie i w postaci druków wypisywanych ręcznie.