Poradnik Przedsiębiorcy

L4 w formie elektronicznej - warto wiedzieć

Od 1 grudnia 2018 roku nie ma konieczności, by chory pracownik musiał dostarczyć do zakładu pracy zwolnienie lekarskie. Lekarze wystawiają bowiem elektroniczne zwolnienia lekarskie (L4) zwane e-ZLA. Wprowadzenie zwolnień on-line to znaczące ułatwienie dla osób chorych, którzy musieli taki dokument przekazać pracodawcy w ciągu 7 dni od wystawienia, a stan zdrowia na to nie pozwalał. W takim wypadku często pracownicy prosili o pomoc osobę bliską lub członków swojej rodziny. E-zla to również znaczne ułatwienie dla pracodawców oraz ZUS, przede wszystkim w aspekcie szybszych kontroli czy sprawniejszych rozliczeń pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą. 

Nowe elektroniczne zwolnienia

Czasowa niezdolność do pracy spowodowana chorobą pracownika nakłada na niego obowiązek dostarczenia zwolnienia lekarskiego(L4) za czas choroby. Pracownik w tym czasie jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Zmiany spowodują, że dokumentem potwierdzającym czasową niezdolność do pracy z powodu choroby będzie elektroniczne L4, które wystawi lekarz. Cały proces ma na celu usprawnienie przepływu dokumentów między pracownikiem, pracodawcą oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.  E-zwolnienie będzie również trudniejsze do sfałszowania, zatem możliwości nadużyć staną się mniejsze. Pracodawca niemal natychmiast będzie mógł, również drogą elektroniczną, wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawienia tego zwolnienia.

Jednak aby pracodawca posiadał wgląd do zwolnień elektronicznych, musi założyć profil informacyjny. Dla płatników zatrudniających powyżej 5 pracowników jest to obowiązek. 

Obowiązki pracodawcy w zakresie wystawiania e-zwolnień

Płatnik składek zgłaszający powyżej 5 ubezpieczonych powinien założyć profil informacyjny płatnika aby móc otrzymywać elektroniczne zwolnienia lekarskie pracowników. Profil zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Tworzy się go online i bezpłatnie za pomocą systemu udostępnionego przez ZUS – Platformy Usług Elektronicznych. Jednak żeby z niego skorzystać, płatnik musi być posiadaczem tzw. profilu zaufanego. Będzie go musiał utrzymywać nawet wtedy, gdy nie ma już obowiązku wysyłania dokumentów elektronicznych (np. z uwagi na zmniejszenie zatrudnienia). 

Firmy, które zgłaszają do ubezpieczeń więcej niż 5 osób powinny posiadać profil informacyjny w ZUS. W sytuacji kiedy pracodawca ten nie założy profilu nie będzie miał dostępu do elektronicznych zwolnień lekarskich. Także płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą założyć profil informacyjny jednak w tym przypadku dobrowolnie. Wówczas będą oni otrzymywali drogą elektroniczną wystawione ich ubezpieczonym e-zwolnienia. Jeśli się na to nie zdecydują tacy pracodawcy będą otrzymywać wydruk elektronicznego L4, który będzie musiał dostarczyć im pracownik w ciągu 7 dni od momentu jego wystawienia. 

Jak jest wystawiane elektroniczne L4?

Zgodnie z założeniem projektu lekarze mają bezpłatny dostęp do informacji zgromadzonych na kontach ubezpieczonych i płatników składek, w niezbędnym zakresie, w celu wystawienia zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy z powodu choroby lub opieki nad członkiem rodziny. Zaświadczenie lekarskie jest wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Zarówno ZUS, jak i pracodawca dostają informację o zwolnieniu lekarskim przesłanym drogą elektroniczną. Po wystawieniu tego tzw. e-zwolnienia (elektroniczna wersja L4), lekarz przekaże je na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS, który udostępni je bezpłatnie płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym, nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego. Elektroniczne zwolnienie lekarskie traktowane będzie dokładnie tak samo, jak jego papierowa wersja.

Lepsza kontrola zwolnień lekarskich

Wprowadzone zmiany ukrócą proceder nadużyć zwolnień lekarskich przez pracowników. Zwiększy się dzięki temu skuteczność prowadzonej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnień lekarskich, szczególnie tych krótkotrwałych. Dotychczas przepisy dopuszczały dostarczenie L4 w ciągu 7 dni od wystawienia, przez co wykluczało to szansę skontrolowania osób będących na takim zwolnieniu. Skróci się również okres oczekiwania na wypłatę świadczeń z ZUS. 

Upoważnienia do odbioru e-ZLA

Warto również wspomnieć, że jeśli pracodawca jest płatnikiem składek – osobą fizyczną, może  założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. W takim przypadku profil może założyć i dla płatnika - osoby fizycznej i dla pełnomocnika (osoby fizycznej) lub tylko dla pełnomocnika.

Jeśli  natomiast pracodawca jest płatnikiem składek -  osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej może udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej np. swojemu pracownikowi. W takim przypadku profil będzie miała osoba fizyczna (pracownik), która równocześnie uzyska dostęp do roli płatnika składek.