Poradnik Przedsiębiorcy

Przedłużone zwolnienie lekarskie pracownika - kiedy przekazać informację do ZUS?

Nasza firma nie jest płatnikiem zasiłków. Zwolnienie lekarskie pracownika opiewa na okres 50 dni. Wiem, że po upływie 33 dni chorobowy pracownika, wypłatę zasiłku chorobowego przejmie ZUS. Co powinienem zrobić i w jakim terminie? 

Sebastian, Gdańsk

Już od kilku lat lekarze mają możliwość wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich. Dzięki temu pracodawca bardzo szybko otrzymuje informację, że dany pracownik jest chory. Co jednak w sytuacji, w której zwolnienie lekarskie pracownika trwa bardzo długo i wypłatę zasiłku powinien przejąć ZUS? Czy pracodawca musi podjąć jakieś działania, skoro zwolnienie lekarskie pracownika znajduje się w ogólnym systemie? Odpowiadamy w artykule.

Wynagrodzenie i zasiłek chorobowy – jak obliczyć? 

Wynagrodzenie chorobowe wypłacane jest ze środków pracodawcy przez okres choroby pracownika trwającej łącznie:

  • 33 dni w ciągu roku kalendarzowego,
  • 14 dni w ciągu roku kalendarzowego w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia.

Po przekroczeniu przez pracownika powyższego limitu przebywania na zwolnieniu lekarskim, przy założeniu, że pracodawca zgłaszał na dzień 30 listopada ubiegłego roku do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 osób, wypłatę zasiłku chorobowego przejmuje ZUS. Jeśli jednak pracodawca jest płatnikiem zasiłków, to na nim ciąży obowiązek wypłacania świadczenia pracownikom i wówczas sytuacja jest o tyle prostsza, że robi to niejako w imieniu ZUS, nie musząc przy tym składać żadnych dodatkowych dokumentów. Wypłacone zasiłki wykazuje w deklaracjach rozliczeniowych, a o ich kwotę pomniejsza wpłatę do ZUS.

Jeśli przedsiębiorca nie jest upoważniony do wypłaty zasiłków, ma on za zadanie przekazać niezwłocznie dokumentację do ZUS, aby ten wypłacił świadczenie pracownikowi.

Wydane pracownikowi zaświadczenie lekarskie e-ZLA znajduje się w profilu przedsiębiorcy na portalu PUE ZUS. Pracownik nie musi składać pracodawcy wydruku tego zaświadczenia.

Zwolnienie na przełomie roku – kiedy zasiłek? 

Bywają sytuacje, kiedy zwolnienie lekarskie pracownika trwa na przełomie roku. Pojawia się wówczas pytanie, jak liczyć taki okres, od kiedy przysługuje już zasiłek i czy przełom roku ma tu znaczenie. Tutaj należy pamiętać o jednej zasadzie: to, jaki rodzaj świadczenia jest wypłacany w ostatnim dniu grudnia, ma znaczenie w zakwalifikowaniu absencji chorobowej. 

Jeżeli pracownik 31 grudnia miał prawo do wynagrodzenia chorobowego, w styczniu kolejnego roku należy wypłacać mu wynagrodzenie chorobowe przez okres nie dłuższy niż 33 (lub 14) dni. Co istotne, jeśli na 31 grudnia pracownik ma prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, to od nowego roku ma nowy limit dni wynagrodzenia chorobowego. Należy pamiętać, że nawet jeśli pracownik na 31 grudnia wykorzysta 33. dzień wynagrodzenia chorobowego lub odpowiednio 14. dzień, to od 1 stycznia ma prawo do wynagrodzenia chorobowego. Jeśli natomiast 31 grudnia pracownik ma wypłacany zasiłek chorobowy, to od 1 stycznia zasiłek nadal mu przysługuje.

Zwolnienie lekarskie pracownika przekraczające okres 33 dni choroby – co dalej?

W przypadku, gdy absencja chorobowa jest na tyle długa, że w trakcie jej trwania część chorobowego będzie już formalnie zasiłkiem, pracodawca powinien złożyć do ZUS odpowiednie dokumenty. ZUS nie wypłaci bowiem zasiłku chorobowego z urzędu – wymagany jest wniosek o ten zasiłek. Składa go pracodawca w imieniu pracownika.

Zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3 pracodawca powinien złożyć niezwłocznie, ale po realizacji wynagrodzenia chorobowego, które jest przez niego finansowane. Formularz ten zawiera informacje zarówno o płatniku składek (pracodawcy), jak i o ubezpieczonym (pracowniku) oraz uzyskanym przez niego wynagrodzeniu. Na jego podstawie ZUS ustali kwotę zasiłku. Złożenie zaświadczenia ZUS Z-3 we właściwym Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych należy do obowiązków płatnika (pracodawcy). Jedynie w sytuacji, gdy pracownik nie jest już zatrudniony w danym zakładzie pracy, Z-3 składa się zgodnie z miejscem jego zamieszkania.

Zasiłek chorobowy – jaka wysokość? 

Podstawę wymiaru zasiłku dla pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone:

  • za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy albo
  • za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia.

Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi przyjmuje się przychód stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe lub odpowiednio wypadkowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia społeczne. Co do zasady zasiłek wynosi 80% podstawy wymiaru. W określonych sytuacjach może on wynosić 100% (w przypadku zasiłku macierzyńskiego czy świadczenia rehabilitacyjnego). 

Kiedy ZUS wypłaci zasiłek?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma 30 dni na wypłacenie zasiłku, jednak ten okres może się wydłużyć. Aby uzyskać wypłatę w terminie, pracodawca powinien złożyć dokumenty kompletne; należy również pamiętać o tym, aby dokumentacja była złożona niezwłocznie. Jeżeli w dokumentacji będą błędy albo niekompletne informacje, wówczas bieg procedury rozpoczyna się na nowo. Co to oznacza? Wypłata zasiłku pracownika może nastąpić dopiero po kolejnych 30 dniach. Dlatego bardzo ważne jest terminowe złożenie pełnej dokumentacji.