Zgodnie z aktualnymi przepisami ustawy o VAT, prawidłowo rozliczona wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość wymaga zgromadzenia odpowiedniej dokumentacji. Warunkiem uznania dostawy za dokonaną na terytorium państwa członkowskiego, w którym kończy się wysyłka, jest otrzymanie przez dostawcę dowodów doręczenia towarów do nabywcy przed upływem terminu złożenia deklaracji podatkowej. W poniższym artykule przeanalizujemy, czy wygenerowana przez firmę kurierską lista przesyłek stanowi pełnoprawny dowód potwierdzający dostawę.
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na odległość w podatku VAT
W pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 2 pkt 22a ustawy o VAT przez wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość rozumie się dostawę towarów wysyłanych lub transportowanych przez dostawcę lub na jego rzecz, w tym wtedy, gdy dostawca uczestniczy pośrednio w transporcie lub wysyłce towarów, z terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium państwa członkowskiego zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy, który jest:
podatnikiem podatku od towarów i usług lub osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od towarów i usług, którzy nie mają obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9, lub
podatnikiem podatku od wartości dodanej lub osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, którzy nie mają obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów odpowiadającego wewnątrzwspólnotowemu nabyciu towarów, o którym mowa w art. 9, lub
podmiotem niebędącym podatnikiem – pod warunkiem, że dostarczane towary nie są nowymi środkami transportu ani towarami, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2.
Na mocy art. 22 ust. 1 pkt 1a ustawy miejscem dostawy towarów jest w przypadku wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość – miejsce, w którym towary znajdują się w momencie zakończenia wysyłki lub transportu do nabywcy.
Jak wynika z przywołanych przepisów, wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość ma miejsce, jeżeli towary są wysyłane lub transportowane m.in. przez dostawcę lub na jego rzecz z jednego państwa członkowskiego (nie musi to być Polska) do innego państwa członkowskiego, a dostawa towarów musi być dokonywana na rzecz:
podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem, w których przypadku nie występuje opodatkowanie tego nabycia jako wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
każdej innej osoby niebędącej podatnikiem.
Przedmiotem WSTO mogą być towary wyprodukowane w UE lub towary, które zostały już dopuszczone do swobodnego obrotu w UE i które znajdują się na jej terytorium, i są dostarczane nabywcom w UE. WSTO nie stosuje się w odniesieniu do:
nowych środków transportu;
towarów, które są instalowane lub montowane, z próbnym uruchomieniem lub bez niego, przez dokonującego ich dostawy lub przez podmiot działający na jego rzecz (tj. towarów, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 ustawy);
dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków, towarów używanych – jednak tylko wówczas, gdy podstawę opodatkowania ustala się zgodnie z procedurami szczególnymi określonymi w art. 120 ust. 4 lub 5 ustawy.
Jakie dokumenty potwierdzają, że wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość miała miejsce?
W tym miejscu należy wskazać, że na podstawie art. 22a ust. 7 ustawy o VAT warunkiem uznania dostawy towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość za dostawę dokonaną na terytorium państwa członkowskiego zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy, w przypadku gdy towary w momencie rozpoczęcia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju, jest otrzymanie przez dostawcę, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, dowodów, że towary zostały dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego zakończenia wysyłki lub transportu towarów.
Zgodnie z art. 22a ust. 8 ustawy dowodami, o których mowa w ust. 7, są dokumenty:
przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przez dostawcę przewoźnikowi (spedytorowi),
potwierdzające odbiór towarów poza terytorium kraju – jeżeli dokumenty te łącznie potwierdzają dostarczenie towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego zakończenia wysyłki lub transportu towarów.
W myśl art. 22a ust. 9 ustawy w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 8, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego zakończenia wysyłki lub transportu towarów, dokumentami wskazującymi, że dostawa towarów została dokonana na terytorium państwa członkowskiego zakończenia wysyłki lub transportu towarów, mogą być również inne dokumenty otrzymywane przez dostawcę w tego rodzaju dostawie towarów, w szczególności:
korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
dokument potwierdzający zapłatę za towar, a w przypadku gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie – inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania.
Ww. przepisy określają warunki, które muszą być spełnione, aby opodatkować WSTO w kraju konsumenta. Przy czym dotyczą one wyłącznie sytuacji, gdy towar jest dostarczany z terytorium kraju.
Należy jednocześnie zaznaczyć, że przepisy ustawy nie uzależniają uznania dostawy towarów w ramach WSTO za dostawę dokonaną na terytorium państwa członkowskiego zakończenia wysyłki lub transportu towarów od otrzymania przez dostawcę oryginałów dowodów (dokumentów) w formie papierowej, potwierdzających, że towary te zostały dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego zakończenia wysyłki lub transportu towarów.
Również Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 13 stycznia 2025 roku (nr 0114-KDIP1-2.4012.665.2024.1.GK) wskazał, że ustawa o VAT nie wskazuje obligatoryjnych rodzajów dokumentów stanowiących podstawę do potwierdzenia, że towary zostały dostarczone do konsumenta zamieszkałego na terytorium innego niż Polska kraju UE.
Skoro przepisy nie stanowią o formie dowodów (dokumentów), każda forma jest dopuszczalna pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, ksero, skan lub faks dokumentu, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy.
Podsumowując, dla uznania, że doszło w danym przypadku do WSTO, wystarczające jest posiadanie listy przesyłek wygenerowanej przez firmę kurierską, jeżeli podatnik jest w stanie powiązać przekazane przez firmy kurierskie dokumenty w formie zapisu elektronicznego z konkretnym zamówieniem, fakturą i zapłatą za dostarczone towary.
