Usunięcie dokumentów związanych z nałożeniem na pracownika kary porządkowej (kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej) z jego akt osobowych stanowi de facto uznanie kary za niebyłą. Zatarcie kary oznacza w praktyce obowiązek traktowania ukaranego wcześniej pracownika jak osoby, która nie naruszała obowiązków pracowniczych.
Kiedy następuje zatarcie kary porządkowej?
Zgodnie z przepisem art. 113 Kodeksu pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy.
Nienaganne wykonywanie pracy jest utożsamiane z wykonywaniem jej w sposób nieuzasadniający zastosowania odpowiedzialności porządkowej. Jednocześnie podkreśla się przy tym, że nienaganność wykonywania pracy nie ma odniesienia do kar nakładanych na pracowników w innym trybie, np. przez organy kontrolne, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy czy organy kontroli skarbowej.
W ocenie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w przypadku, gdy pracownik zostanie ukarany w trakcie roku od nałożenia kary porządkowej ponownie taką karą, zatarcie kary odsuwa się w czasie. Konieczne będzie bowiem, aby od ostatniego ukarania upłynął rok nienagannej pracy (wyjaśnienie MPiPS z 24 maja 1988 r., PP-053-069/88). Analogiczny pogląd prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy w stanowisku w sprawie usuwania z akt osobowych kary porządkowej, sygnatura GPP-517-4560-68-1/10/PE/RP.
Przykład 1.
2 maja 2022 r. na pracownika została nałożona kara upomnienia. 15 stycznia 2023 r. ten sam pracownik został ukarany przez pracodawcę karą nagany. Czy w takim przypadku zatarcie kary nałożonej na pracownika 2 maja 2022 r. nastąpi dopiero po upływie roku od nałożenia na niego drugiej kary (tj. kary nagany z 15 stycznia 2023 r.)?
Na powyższe pytanie należy udzielić odpowiedzi twierdzącej. Zatarcie kary porządkowej następuje bowiem, jak już wcześniej wspomniano, po upływie roku nienagannej pracy. Pojęcie nienagannej pracy oznacza, że wobec pracownika nie została zastosowana inna, nowa kara porządkowa. Nałożenie na pracownika w ciągu roku innej lub takiej samej kary spowoduje, że rok nienagannej pracy będzie obliczany od daty drugiego ukarania.
Istotne jest, że po roku nienagannej pracy zatarcie kary następuje z mocy prawa, tzn. nie ma obowiązku wydawania przez pracodawcę jakichkolwiek rozstrzygnięć w tym zakresie czy powiadamiania o tym fakcie pracownika. Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika.
Zatarcie kary może również nastąpić wcześniej niż przed upływem okresu rocznego. Stanie się tak w następujących przypadkach:
- po krótszym niż rok okresie nienagannej pracy z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej (art. 113 § 1 zdanie drugie Kodeksu pracy),
- automatycznie w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę lub uchylenia kary porządkowej na mocy wyroku sądu pracy (art. 113 § 2 Kodeksu pracy).
Należy jednak mieć na uwadze w kontekście powyższego, że – według uchwały Sądu Najwyższego z 17 marca 1986 r., sygnatura III PZP 12/86 – uznanie kary porządkowej za niebyłą przed upływem roku nienagannej pracy jest całkowicie uzależnione od decyzji pracodawcy. Oznacza to, że pracownik nie ma w tym zakresie żadnych środków prawnych.
Termin zatarcia ukarania pracownika a wypowiedzenie
W wyroku z 23 listopada 2010 r. (sygn. I PK 105/10) Sąd Najwyższy przyjął, że termin zatarcia ukarania karą porządkową może, w drodze analogii, stanowić wyznacznik utraty możliwości powołania się przez pracodawcę w wypowiedzeniu na zdarzenie, które nastąpiło przeszło rok przed dokonaniem wypowiedzenia.
W uzasadnieniu powyższego wyroku Sąd Najwyższy podkreślił, że pracodawcy mają prawo do ustalania składu załogi zgodnie z ich najlepiej pojętym interesem w ramach ryzyka osobowego, ale należy zapobiegać swoistemu przechowywaniu „haków” na pracowników i ich wykorzystywaniu w momencie korzystnym dla pracodawcy z innych względów. W ocenie SN odległe w czasie od daty wypowiedzenia, niepowiązane ze sobą zdarzenia, nie powinny stanowić uzasadnienia dla dokonania tej czynności prawnej, w pewnym sensie dezaktualizują się bowiem jako negatywna ocena pracownika.
Uznanie kary za niebyłą a akta osobowe pracownika
Pamiętać trzeba, że usunąć należy wszystkie dokumenty umieszczone w aktach w związku z nałożoną karą. Może to stanowić pewien problem dla pracodawcy w kontekście obowiązku wynikającego z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach przewidujące zatarcie kary porządkowej po upływie określonego czasu, przechowuje się w specjalnie wyodrębnionej dla tego celu części D akt osobowych pracownika. Zgodnie z § 4 ust. 3 wspomnianego rozporządzenia dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. Oznacza to, że przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Takie postępowanie znacznie ułatwia późniejsze postępowanie związane z zatarciem ukarania, usunięcie z akt odpisu zawiadomienia o ukaraniu nie spowoduje bowiem zaburzenia numeracji kolejnych dokumentów.
