Kwestia poprawnego naliczania nadgodzin, należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Aby móc je prawidłowo rozliczać, jego obowiązkiem jest rzetelne ewidencjonowanie godzin pracy pracowników oraz rozliczanie nadgodzin, poprzez wypłacanie wynagrodzenia za czas przepracowany w nadgodzinach, wraz ze stosownym dodatkiem w wysokości 50% lub 100 %. Dodatek w wysokości 50% przysługuje za nadgodziny dobowe, natomiast dodatek w wysokości 100 % należy wypłacić za nadgodziny średniotygodniowe. Pierwsze należne są w momencie ich powstania i powinny być wypłacone w miesiącu, w którym wystąpiły, natomiast nadgodziny średniotygodniowe wypłaca się na koniec okresu rozliczeniowego, który w niektórych zakładach pracy może wynosić nawet rok. Pracownik otrzyma wyższy dodatek za pracę w nocy, w niedzielę lub święta oraz za pracę w dzień wolny, który otrzymał w zamian za pracę w niedzielę lub święto. Ewidencja i prawidłowe obliczanie nadgodzin jest sprawą dosyć skomplikowaną, a w niektórych przypadkach nawet niemożliwą. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy pracownik wykonuje pracę poza siedzibą firmy, gdzie pracodawca nie ma możliwości codziennej kontroli czasu pracy swoich pracowników. Rozwiązaniem w tej sytuacji będzie tzw. ryczałt za nadgodziny.
Czym jest ryczałt za nadgodziny?
Zgodnie z art.151¹ § 4 Kodeksu Pracy: „W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem, o którym mowa w § 1, może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych”.
Zatem ryczałt za nadgodziny może mieć zastosowanie jedynie w wyjątkowych sytuacjach – dotyczy pracowników wykonujących stale pracę poza siedzibą firmy, nad którymi pracodawca nie ma bezpośredniego nadzoru, takich jak przedstawiciele handlowi, serwisanci, kierowcy itp. Ustala się go mając na uwadze przewidywaną liczbę nadgodzin, jaką wykonuje dany pracownik lub pracownicy danego działu w określonym czasie – najczęściej w skali miesiąca. Przewidując liczbę nadgodzin, pracodawca musi pamiętać o limitach wynoszących 150 godzin w roku oraz 8 godzin w tygodniu.
Jak obliczyć kwotę ryczałtu za nadgodziny?
Ustalając kwotę ryczałtu za nadgodziny, pracodawca powinien oprzeć się na przeciętnej ilości wypracowanych nadgodzin przez danego pracownika lub grupę pracowników na danym stanowisku w określonym czasie. Jeżeli zna już średnią liczbę, przykładowo w przypadku przedstawicieli handlowych działających na wybranym obszarze, jest to 5 godzin w tygodniu i średnio 20 w miesiącu, może ustalić kwotę ryczałtu za nadgodziny.
Przykład 1.
Pracownik zarabia miesięcznie kwotę 4 000 zł brutto i pracodawca ustalił, że przeciętnie pracuje 20 godzin w nadgodzinach. Pracuje tylko od poniedziałku do piątku, a więc za przepracowane nadgodziny, powinien otrzymywać dodatek do wynagrodzenia w wysokości 50%. Jeżeli pracodawca przyjmie, że pracownik pracuje średnio 170 godzin w miesiącu, to kwota ryczałtu za nadgodziny wyniesie: 4 000 zł : 170 godz.= 23,53 za jedną godzinę pracy x 20 nadgodzin x 50% = 705,90 zł
Wynagrodzenie brutto pracownika, będzie powiększone o kwotę ryczałtu za nadgodziny i wyniesie 4 705,90 zł.
Kiedy powinien być wypłacany ryczałt za nadgodziny?
Ryczałt za nadgodziny, podobnie jak wynagrodzenie zasadnicze, powinien być wypłacany co miesiąc. Aby nie było wątpliwości, termin wypłaty i kwota ryczałtu powinny znaleźć się w umowie o pracę lub w aneksie do umowy. Jeżeli ryczałt za nadgodziny dotyczy nadgodzin powstałych z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, np. gdy pracownik wykonuje pracę w sobotę, to można wypłacić go na koniec okresu rozliczeniowego, podobnie jak w przypadku tego typu nadgodzin, które są wypłacane właśnie w tym czasie.
Czy pracodawca wypłacający ryczałt jest zwolniony z ewidencji czasu pracy?
Kwestia ta jest problematyczna dla wielu przedsiębiorców, była również tematem wielu orzeczeń sądowych. Co do zasady wprowadzenie ryczałtu zwalnia pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy, gdyż ryczałt za nadgodziny zastępuje dokładne wyliczenia dotyczące nadgodzin z powodu problemów z dokładnym określeniem ram pracy, wynikających ze świadczenia pracy poza siedzibą firmy.
Zdanie to potwierdził wyrok Sądu Najwyższego: „Ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 § 2 kp) wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona” (wyrok z 19 maja 2004 roku, sygn. akt I PK 630/03).
Natomiast w sytuacjach spornych lepiej prowadzić taką ewidencję szczególnie, gdy ryczałt za nadgodziny jest ustalony na niskim poziomie i w znaczący sposób odbiega od faktycznego czasu pracy pracownika. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 20 maja 1998 roku (sygn. akt. I PKN 143/98), jeżeli liczba wypracowanych przez pracownika nadgodzin, będzie znacząco wyższa niż wynikająca z ryczałtu, będzie on mógł się domagać wynagrodzenia z dodatkiem za nadgodziny przekraczające kwotę ustalonego ryczałtu.
„Ustalenie ryczałtu nie zwalnia więc pracodawcy od prowadzenia ewidencji czasu pracy, która będzie stanowiła podstawę prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia pracownika. Oczywiście, to rozliczenie i prawo do wynagrodzenia za dodatkową ilość godzin nadliczbowych, powinno dotyczyć sytuacji, gdy różnica w wymiarze faktycznego czasu pracy a czasu przyjętego do ustalenia ryczałtu jest istotna” (sygn. akt. I PKN 143/98).
Tak więc nie zawsze pracodawca wypłacający ryczałt za nadgodziny, może być zwolniony z prowadzenia ewidencji czasu pracy – czemu co do zasady wprowadzenie ryczałtu miało służyć. Dla celów dowodowych, w przypadku roszczenia pracownika, powinien taką ewidencję prowadzić. W razie sporu z pracownikiem, pracodawca będzie musiał udowodnić, że żądanie pracownika jest bezpodstawne, co w przypadku braku ewidencji będzie niemożliwe.
Czy dla każdego pracownika można ustalić inny ryczałt za nadgodziny?
Pracodawca powinien indywidualnie ustalić kwotę ryczałtu z każdym pracownikiem, którego praca wykonywana jest poza siedzibą firmy i uprawnia go w związku z tym do wprowadzenia tego dodatku. Kwota ryczałtu powinna być uzależniona od rodzaju wykonywanej pracy. Natomiast ogólne zasady wypłacania ryczałtu, powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w zakładowym regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy. Ryczałt za nadgodziny może mieć także formę premii uznaniowej, co potwierdza orzeczenie Sądu Najwyższego (wyrok SN z dnia 17 czerwca 2008 I PK 307/07).
Czy dodatek za pracę w porze nocnej również może być zastąpiony ryczałtem?
Nie ma przeciwwskazań, żeby również dodatek za pracę w porze nocnej został zastąpiony ryczałtem. Podobnie jak ma to miejsce w przypadku nadgodzin, pracodawca musi oszacować przewidywaną liczbę godzin pracy pracownika w porze nocnej i na tej podstawie ustalić kwotę dodatku. Jeżeli w danym miesiącu pracownik nie wypracuje przewidzianych godzin w porze nocnej, należy mu się cała kwota ryczałtu. W sytuacji, gdy kwota ryczałtu była zaniżona i faktycznie pracowałby w godzinach nocnych więcej niż to wynika z ryczałtu, może domagać się od pracodawcy wypłaty wyrównania. Dlatego, mimo że nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy przy wprowadzeniu ryczałtu, dla celów dowodowych warto taką ewidencję prowadzić.
Czy w zadaniowym czasie pracy można wprowadzić ryczałt za nadgodziny?
Jedynym warunkiem, aby można było wprowadzić ryczałt za nadgodziny, jest wykonywanie pracy przez pracownika poza siedzibą zakładu pracy. Jeżeli taka praca zorganizowana jest w systemie zadaniowym, a więc w systemie, w którym nie określa się ściśle godzin pracy, a pracownika rozlicza się z wykonywanych zadań, nie ma przeciwwskazań do wprowadzenia ryczałtu za nadgodziny. Oczywiście pod warunkiem, że będzie on odzwierciedlał przybliżony czas pracy w nadgodzinach. Należy bowiem pamiętać, że zadaniowy czas pracy musi być oparty na zasadach kodeksu pracy, z wszystkimi jego ograniczeniami dotyczącymi czasu pracy.
Czy ryczałt za nadgodziny może być uwzględniony przy ustalaniu wynagrodzenia minimalnego?
Ryczałt za nadgodziny, podobnie jak same nadgodziny, nie może zostać wliczony do wynagrodzenia minimalnego. Zgodnie z art.6 ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, do płacy minimalnej nie wlicza się, oprócz nagrody jubileuszowej i odprawy emerytalno-rentowej, także wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, a więc do podstawy minimalnego wynagrodzenia nie można obliczyć również ryczałtu.
