Poradnik Przedsiębiorcy

Czy umowa zawarta przez e-mail jest ważna?

Poczta elektroniczna to obecnie jeden z najpopularniejszych kanałów komunikacyjnych. Choć początkowo służyła do wymiany prywatnych wiadomości, stopniowo coraz bardziej wkraczała w stosunki biznesowe. Zawieranie umów przez telefon to już nic nowatorskiego, powstały także regulacje prawne, normujące taki sposób zawierania kontraktów. Co jednak w przypadku, gdy dla stron najwygodniejszym sposobem kontaktu jest korespondencja mailowa i właśnie w taki sposób chciałyby złożyć oświadczenia woli? Czy umowa zawarta przez e-mail ma moc prawną?  

Sposoby zawierania umów  

Rozważania nad tym, czy umowa zawarta przez e-mail jest ważna, należy rozpocząć od jej definicji. Umowa, inaczej nazywana kontraktem, to zgodne oświadczenia stron, które chcą doprowadzić do określonego rezultatu. Umowy zawierane są właściwie w każdej dziedzinie obrotu gospodarczego, ale równie potrzebne są także w stosunkach między osobami fizycznymi.

Kontrakty możemy podzielić na:

  • jednostronnie zobowiązujące - czyli wywołujące zobowiązanie po jednej ze stron umowy (na przykład umowa darowizny) - i dwustronnie zobowiązujące - czyli wywołujące obowiązki u obu stron umowy,

  • dwustronne - czyli zawierane przez dwa podmioty - i wielostronne - czyli zawierane przez więcej niż dwa podmioty,

  • nazwane  - czyli ujęte i opisane w polskich aktach prawnych - i nienazwane - czyli umowy nowego typu, zazwyczaj nie zostały one jeszcze ujęte w ustawach, a żeby je prawidłowo sporządzić, należy znaleźć podobieństwa z kontraktami uregulowanymi w obowiązujących aktach prawnych i przy tworzeniu umowy wykorzystać istniejące już rozwiązania prawne.

Polskie prawo przewiduje różne sposoby zawierania umów. W niektórych przypadkach ustawodawca zostawia stronom swobodę co do zawierania kontraktów - mogą być one zawierane ustnie lub w dowolnej formie pisemnej, niektóre zawierane są także w sposób dorozumiany, czyli w sytuacji, kiedy strony, nie ustalając wcześniej warunków umowy, zaczęły po prostu spełniać warunki opisane w aktach prawnych.

Przykład 1.  

Marek wprowadza się do pokoju w mieszkaniu brata i co miesiąc wpłaca taką samą sumę - 500 złotych - na jego konto. Bracia uzgodnili wcześniej tylko termin przeprowadzki Marka - nie podejmowali tematu okresu, na jaki zamieszka on brata, ani tego, ile będzie mu co miesiąc płacił.  

Choć panowie nie spisali umowy, z ich zachowania wynika, że łączy ich umowa najmu - świadczy o tym to, że zachowali wszystkie warunki, jakie określa w stosunku do umowy najmu Kodeks cywilny.

Jeżeli przepisy tak stanowią, sposób, w jaki sposób została zawarta umowa, wpływa na jej skuteczność, a więc też na to, czy i jakie obowiązki wywołuje u stron, które ją zawarły.  Czy umowa zawarta przez e-mail może wiązać swoimi postanowieniami strony?  

Czy umowa zawarta przez e-mail jest skuteczna?  

Umowa zawarta przez e-mail zapewne wielu wydaje się umową zawartą w formie pisemnej - zazwyczaj jej treść, często uzgodniona wcześniej przez strony, zostaje przesłana w załączniku lub bezpośrednio w treści maila. Jednak jeżeli ustawa przewiduje dla konkretnej umowy formę pisemną pod rygorem nieważności, samo spisanie postanowień kontraktu i przesłanie ich drugiej stronie nie spowoduje, że umowa nabierze mocy i będzie wywoływać obowiązki u stron, które ją zawarły. Żeby umowa zaczęła obowiązywać, konieczne jest podpisanie jej przez strony. Wskazują to wyraźnie przepisy Kodeksu cywilnego.  

Art. 78 § 1 Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany (...).

Jak wynika z przytoczonego wyżej przepisu, podpis musi być własnoręczny -  dopuszczalne jest więc przesłanie drugiej stronie tekstu umowy z prośbą o wydrukowanie, złożenie podpisu i odesłanie dokumentu w co najmniej dwóch egzemplarzach. Czy jednak w takiej sytuacji nadal mamy do czynienia z zawieraniem umowy za pomocą poczty elektronicznej?  

Przedsiębiorcy mają także inne wyjście - podpisać kontrakt za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego, o czym mówi art. 78 § 2:

Art. 78 § 2 Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Kontrakt opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu jest więc ważny. Przytoczony przepis daje stronom niemal nieograniczone możliwości - niemal każda umowa zawarta przez e-mail będzie ważna pod warunkiem, że posiadają one bezpieczny podpis elektroniczny. Wyjątkiem będą oczywiście kontrakty, dla których przepisy prawa wymagają formy aktu notarialnego, na przykład umowa sprzedaży nieruchomości.  

Art. 781  § 1 Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.  

§ 2 Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej.

Jeżeli w innym akcie prawnym pojawi się zastrzeżenie co do konieczności formy pisemnej umowy, bezpieczny podpis elektroniczny nie wystarczy, by umowa wywierała skutek prawny. Przykładami takich umów są umowa spółki cywilnej, pożyczki kwoty wyższej niż 500 złotych (forma pisemna dla celów dowodowych) lub umowa o roboty budowlane.

Przy obecnym stanie prawnym umowa zawarta przez e-mail jest zatem ważna, jeśli przepisy nie przewidują dla niej formy pisemnej, a obie strony wyraźnie wyraziły wolę związania się nią lub jeśli obie strony potwierdziły ją za pomocą bezpiecznych podpisów elektronicznych  weryfikowanych przy pomocy ważnego certyfikatu.