Diety zagraniczne w podróżach służbowych

Nie jesteś pewien, jak rozliczyć wyjazd służbowy za granicę? Nie wiesz, jakie obowiązują stawki diet zagranicznych w 2016 roku? Podpowiemy ci, jak w sposób prawidłowy rozliczyć delegację zagraniczną oraz przedstawimy to w przykładach.

Stawki diet zagranicznych w 2017 roku

Wysokość diet zagranicznych oraz kwoty limitu na nocleg zależą od kraju, do którego wybiera się delegowany. Stawki pozostają niezmienne od 1 marca 2013 roku i wynoszą dla poszczególnych krajów:

Przy podróżach do:

1. Gibraltaru dieta zagraniczna i limit noclegowy liczone są jak w Wielkiej Brytanii,

2. Tajwanu dieta zagraniczna wynosi 40 EUR, a limit noclegowy 142 EUR,

3. Hongkongu dieta zagraniczna wynosi 55 USD, a limit noclegowy 250 USD

Jak nalicza się diety zagraniczne?

Naliczanie diet zagranicznych opiera się na następujących zasadach:

1. Za pełną dobę przebywania w zagranicznej podróży służbowej przysługuje 100% diety.

2. Za niepełną dobę podróży, trwającą:

• mniej niż 8 godzin - przysługuje ⅓ wysokości diety zagranicznej,

• od 8 do 12 godzin - przysługuje ½ wysokości diety,

• ponad 12 godzin - przysługuje pełna dieta.

Czas przebywania za granicą, potrzebny do wyliczenia należnej diety zagranicznej, określa moment przekroczenia granicy, a jest on inaczej określany, zależnie od środka transportu, jakim przemieszcza się delegowany:

1. środek transportu lądowego - czas podróży zagranicznej liczony jest od momentu przekroczenia granicy państwa w drodze za granicę do momentu przekroczenia jej w drodze powrotnej do kraju

2. środek transportu morskiego - czas podróży liczony jest od momentu wypłynięcia statku z ostatniego portu polskiego, do czasu jego wpłynięcia w drodze powrotnej do pierwszego portu w kraju.

3. środek transportu lotniczego - czas podróży liczony jest od chwili, kiedy samolot wystartuje z ostatniego lotniska w kraju w drodze za granicę, do momentu wylądowania na pierwszym lotnisku w kraju w drodze powrotnej.

Dodatkowo pracownikowi, któremu pracodawca zapewnił bezpłatne wyżywienie w podróży zagranicznej, przysługuje 25% wysokości pełnej diety.

Inaczej traktuje się również pracownika, który miał zapewnione częściowe wyżywienie - w takiej sytuacji wysokość diety zagranicznej obniża się odpowiednio o zapewnione wyżywienie:

• 15% diety, jeśli zapewnione jest śniadanie,

• 30%, jeśli zapewniony jest obiad,

• 30%, jeśli zapewniona jest kolacja.

Zasady obliczania zwrotu za nocleg według diet zagranicznych w 2017 roku 

1. W sytuacji, kiedy podróż służbową odbywa właściciel firmy, nie ma możliwości rozliczania ryczałtu za nocleg - przedsiębiorca powinien usługi hotelowe udokumentować fakturą, którą w kwocie brutto ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

2. Gdy pracodawca nie zapewnia bezpłatnego noclegu za granicą, pracownik ma prawo uzyskać zwrot za opłacony hotel na podstawie przedłożonego rachunku, jednak kwota ta nie powinna być wyższa, niż ustalony dla danego kraju limit. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zwrócić, na podstawie rachunku, kwotę wyższą za nocleg, niż przewiduje ustawodawca. W przypadku nie przedłożenia rachunku za hotel przez delegowanego, pracodawca zwraca koszty noclegu w wysokości 25% limitu określonego dla danego państwa.

Ryczałt na dojazdy według diet zagranicznych w 2017 roku

Delegowanemu przysługuje dodatkowo ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu na dworzec autobusowy, kolejowy, port lotniczy lub morski za granicą, w wysokości pełnej diety zagranicznej.

Jednak w sytuacji, gdy pracownik musiał ponieść koszty tego dojazdu tylko w jedną stronę, analogicznie należy mu się 50% wartości diety.

Na pokrycie kosztów przejazdów komunikacją miejską przysługuje 10% kwoty dziennej diety za każdą rozpoczętą dobę w podróży zagranicznej.

Powyższe zasady nie obowiązują w sytuacji, kiedy pracownik:

• w podróż zagraniczną pojechał służbowym lub prywatnym samochodem, motocyklem lub motorowerem,

• miał zapewnione bezpłatne przejazdy,

• nie poniósł kosztów, na których pokrycie przeznaczony jest ten ryczałt.

Przykłady wyliczania według obowiązujących w 2017 diet zagranicznych

Przykład 1. Pracownik

Pracownik został delegowany w podróż służbową do Berlina. Środek transportu - bezpośredni samolot z Wrocławia. Wylot - poniedziałek, godzina 10:00, powrót - środa, godzina 18:30. Dojazd na lotnisko w Polsce i do domu z lotniska w Polsce - zapewnione przez pracodawcę. Pracownik nie otrzymał zaliczki przed wyjazdem. Pracodawca nie zapewnił bezpłatnego noclegu pracownikowi, a pracownik nie przedłożył rachunków za usługę hotelową. Po Berlinie poruszał się komunikacją miejską, jednak również nie przedłożył biletów. Jak prawidłowo rozliczyć tą delegację?

Odpowiedź:

1. Ryczałt za diety - pracownik spędził w delegacji zagranicznej 2 doby i 8,5 godziny.

Należna dieta - 2 x 49 euro + ½ x 49 euro = 122,5 euro

2. Ryczałt za nocleg - 2 x (25% x 150 Euro) = 75 euro

3. Ryczałt za dojazdy - przysługuje jedna pełna dieta (za dojazd w Niemczech z i na lotnisko) plus 10% diety za każdą rozpoczętą dobę za komunikację miejską

49 euro + 3 x (10% x 49 euro) = 63,70 euro

Całkowita należność wynosi 261,20 euro.

Delegację rozliczamy w czwartek 6 listopada 2014r., więc całość przeliczamy po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie, czyli w tym przypadku ze środy 5 listopada 2014 r. (1 euro = 4,2310 zł).

261,20 euro x 4,2310 = 1105,14 zł

Przykład 2. Właściciel firmy

Właściciel firmy - pan Karol - wyjechał w podróż służbową do Włoch, której celem było uczestnictwo w konferencji. Pan Karol jako środek lokomocji wybrał samolot, miejsce wylotu - Warszawa, piątek, godzina 7:00 - powrót - niedziela, godzina 16:00. Na lotnisko właściciel przyjechał autobusem miejskim i tym samym środkiem lokomocji wrócił do domu w niedzielę (podróż z domu na lotnisko i z powrotem trwała 45 minut w każdą ze stron). Na miejscu pan Karol wynajął hotel, w cenie 300 euro za dwie noce - wystawiono na tą usługę fakturę. Dodatkowo pan Karol po Włoszech poruszał się komunikacją miejską, jednak nie zbierał biletów. Jak rozliczyć tą podróż służbową? 

Odpowiedź:

1. Pan Karol w podróży zagranicznej przebywał 2 doby i 9 godzin, więc z tytułu diety naliczamy:

2 x 48 euro + ½ x 48 euro = 120 euro

2. Faktura za nocleg - 300 euro

Jeśli chodzi o delegację krajową - podróż komunikacją miejską na terenie Warszawy - przedsiębiorcy nie przysługuje ryczałt na dojazdy. Wydatki poniesione na dojazd na lotnisko i z powrotem mogą zostać ujęte w kosztach jedynie na podstawie faktury za zakupione bilety komunikacji miejskiej.