Poradnik Przedsiębiorcy

Księga przychodów i rozchodów - najważniejsze zmiany

8 kwietnia 2016 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 marca 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR, które wprowadziło szereg zmian. Najistotniejszą z nich jest fakt iż księga przychodów i rozchodów ma nowy wzór w związku z nowymi przepisami dotyczącymi kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Ponadto wprowadzono rezygnację z obowiązku sporządzania spisu z natury na 1 stycznia oraz drukowania księgi prowadzonej w formie elektronicznej. Każdą z tych zmian omówimy poniżej.

Księga przychodów i rozchodów - nowy wzór

Wprowadzenie nowego wzoru księgi przychodów i rozchodów dotyczy wdrożenia nowej kolumny przeznaczonej do ujmowania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 26e ustawy o PIT

Koszty badawczo rozwojowe art. 26e ustawy o PIT

Koszty działalności badawczo-rozwojowej należą do specyficznej grupy. Zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy o PIT podatnik osiągający przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej odlicza od podstawy obliczenia podatku koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową. Co ważne, kwota odliczenie nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Za koszty badawczo-rozwojowe uznaje się:

  • należności z tytułów wynagrodzeń ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy oraz składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, jeżeli te należności i składki dotyczą pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej;

  • nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową

  • ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, a także nabycie wyników badań naukowych, świadczonych lub wykonywanych na podstawie umowy przez jednostkę naukową w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U. z 2014 r. poz. 1620 oraz z 2015 r. poz. 249 i 1268) na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej;

  • odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem;

  • dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Przedsiębiorca może odliczyć koszty prac badawczo-rozwojowych, jeżeli nie zostały mu one zwrócone w żadnej formie.

Ważne!

Prawo do odliczenia nie przysługuje podatnikowi, jeżeli w roku podatkowym prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia.

Ustawa o PIT przewiduje limity w odliczeniu poszczególnych kosztów prac badawczo-rozwojowych, co prezentuje poniższa tabela:

Rodzaj kosztów badawczo-rozwojowych

Ograniczenie w odliczeniu

  • należności z tytułów wynagrodzeń ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy oraz składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, jeżeli te należności i składki dotyczą pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej;

Kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć 30% tych kosztów.

  • nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową

  • ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, a także nabycie wyników badań naukowych, świadczonych lub wykonywanych na podstawie umowy przez jednostkę naukową w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2014 r. poz. 1620 oraz z 2015 r. poz. 249 i 1268) na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej;

  • odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem;

Kwota tych kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć

a) 20% tych kosztów - jeżeli podatnik jest mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,

b) 10% tych kosztów - w przypadku pozostałych podatników.

KPiR podatników, którzy założyli księgę przed 8 kwietnia 2016 roku

Podatnicy, którzy przed 7 kwietnia 2016 roku założyli KPiR, mogą ją prowadzić wg dotychczasowego wzoru (zawierającego łącznie 16 kolumn), który nie wydziela kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Wówczas podatnik powinien:

  • ewidencjonować koszty prac badawczo-rozwojowych według zasad przyjętych przez podatnika przed dniem wejścia w życie nowelizacji rozporządzenia;

  • wpisywać je w pełnej wysokości, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania;

  • sumować je po zakończeniu roku podatkowego.

KPiR podatników, którzy założyli księgę od 8 kwietnia 2016 roku

Podatnicy, którzy rozpoczną prowadzenia działalności i tym samym KPiR począwszy od 8 kwietnia 2016 roku, są bezwzględnie zobowiązani do stosowania nowego wzoru księgi, w którym wydzielono kolumnę dedykowaną na koszty prac badawczo-rozwojowych, o których mowa w art. 26e ustawy o PIT. Co ważne, w kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania. Podatnik na koniec roku musi dokonać zsumowania niniejszych kosztów. Reasumując, w kol. 16 KPiR - koszty B+R należy ująć całą wartość kosztu. Co ważne, jeżeli dane wydatki stanowią koszty podatkowe, to należy je dodatkowo ująć w odrębnej kolumnie zgodnie z ich kwalifikacją.

Poniżej znajduje się nowy wzór księgi przychodów i rozchodów:

księga przychodów i rozchodów

księga przychodów i rozchodów

Ulga na działalność badawczo-rozwojową w systemie wfirma.pl

Wfirma.pl - system do samodzielnego prowadzenia księgowości online dysponuje najnowszą wersją księgi przychodów i rozchodów i tym samym umożliwia rozliczenie ulgi na działalność badawczo-rozwojową.

Koszty działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o PIT należy wprowadzać bezpośrednim wpisem do księgi. W tym celu należy przejść do zakładki EWIDENCJE >> KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW >> DODAJ WPIS. W oknie, które się pojawi, wartość kosztów zakwalifikowanych do działalności badawczo-rozwojowej należy wprowadzić w kolumnie KOSZTY B+R.

księga przychodów i rozchodów -  

Oprócz wartości kosztów BR należy uzupełnić dane kontrahenta, numer dowodu i datę wpisu. Istotnym aspektem jest uzupełnienie pola OPIS, gdyż pojawia się ono na wydruku księgi w kolumnie nr 16. 

księga przychodów i rozchodów

 

księga przychodów i rozchodów

Co ważne, wartości wprowadzone w kolumnie 16 KPiR nie mają wpływu na wyliczenie zobowiązań podatkowych, tzn. nie mają wpływu na podstawę opodatkowania. Kolumna ta służy jedynie do ewidencjonowania poniesionych kosztów, które będą uwzględniane w zeznaniu rocznym jako odliczenie z tytułu ulgi na działalność B+R.

Należy pamiętać, że wszystkie te wydatki związane z działalnością badawczo-rozwojową, które stanowią koszt uzyskania przychodu, należy ewidencjonować odrębnie poprzez zakładkę WYDATKI >> DODAJ WYDATEK >> FAKTURA VAT lub FAKTURA (BEZ VAT), następnie wybierając odpowiedni rodzaj wydatku lub ujmując koszt bezpośrednim wpisem w odpowiedniej kolumnie KPiR w zakładce EWIDENCJE >> KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW >> DODAJ WPIS. Czynni podatnicy VAT mający prawo do odliczenia VAT ewidencjonują te koszty w KPiR w kwocie netto.

Księga przychodów i rozchodów zmiany związane z korektą kosztów

Paragraf 2 marcowego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zmiany rozporządzenia o KPiR wskazuje, iż podatnicy, którzy przed 1 stycznia 2016 r. dokonali korekty kosztów na podstawie treści art. 24d ustawy o PIT (w brzmieniu obowiązującym do końca 2015 r.) w zakresie zwiększenia kosztów uzyskania przychodów, stosują przepisy o dotychczasowym brzmieniu. Chodzi tutaj przede wszystkim o sporządzanie dokumentów określających zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym, których zakres był regulowany w par. 12 ust. 3 pkt 1b rozporządzenia, które aktualnie zostało uchylone.

Księga przychodów i rozchodów a zmiany w spisach z natury

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie KPiR zmieniła treść par. 27 ust. 1, zgodnie z którą spis z natury należy przygotować także na okoliczność utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym. Jest to nowe rozwiązanie, które dotychczas nie było wymagane przepisami prawa.

Par. 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR

Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej „spisem z natury”, na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.

Co ważne, dodano również ust. 1a w par. 27 rozporządzenia, zgodnie z którym obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników,

którzy sporządzili spis z natury na dzień 31 grudnia roku poprzedniego. Wówczas do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego.

Warto również podkreślić, iż w spisie z natury podatnik nie uwzględnia zmniejszenia kosztów dokonanego w ramach korekty kosztów, która obowiązywała do końca 2015 roku. Tzn. nie wymaga się już wskazania pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie.

Drukowanie KPiR prowadzonej w formie elektronicznej

W dotychczasowych rozporządzeniu w sprawie KPiR uchylono ust. 2 par. 31, który obligował podatnika do sporządzania wydruków księgi prowadzonej w formie elektronicznej na koniec każdego miesiąca, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

W konsekwencji przedsiębiorca nie ma obowiązku sporządzania wydruków KPiR prowadzonej przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych.

Co ważne i o czym stanowi par. 31 ust. 1 rozporządzenia warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:

  • określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;

  • stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi;

  • przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Ważne!

W przypadku użytkowników systemu wfirma.pl dwa pierwsze warunki są spełnione, bowiem program posiada szczegółową instrukcję obsługi oraz umożliwia niezwłoczny wgląd do wprowadzonych zapisów oraz ich wydruk zgodnie ze wzorem KPiR określonym w rozporządzeniu. Natomiast o trzeci warunek przedsiębiorca musi zadbać samodzielnie (mimo że wfirma.pl tworzy codzienne backupy), archiwizując dane np. w postaci plików pdf, jakie generowane są w systemie wfirma.pl poza system np. na zewnętrznym dysku. 

Podsumowując, nowelizacja rozporządzenia w sprawie KPiR wprowadza wiele zmian. Najważniejszą z nich jest zmiana konstrukcji księgi - rozbudowanie jej o dodatkową kolumnę przeznaczoną do rozliczania kosztów działalności badawczo-rozwojowej regulowanych art. 26e ustawy o PIT. Pozostałe zmiany można zakwalifikować do drobnych, jednak znacznie ułatwiających pracę podatników - brak konieczności sporządzania spisu z natury na dzień 1 stycznia oraz rezygnacja z obowiązku przygotowywania papierowych wydruków KPiR prowadzonej w formie elektronicznej.