Przepisy prawa pracy określają dokładnie zakres informacji o charakterze personalnym, jakich pracodawca może wymagać od kandydata ubiegającego się o zatrudnienie oraz od pracownika. Niekiedy pracodawca może wymagać dodatkowych dokumentów, przy czym żądanie udostępnienia przez pracownika danych, które nie znajduje oparcia w ustawie — jest nieuzasadnione. Czy w świetle tych zasad pracodawca może prosić o dokumenty bankowe od pracownika — omawiamy te kwestie poniżej.
Jakich informacji pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od pracownika?
Katalog danych osobowych, jakich pracodawca może wymagać od kandydata do pracy podczas rekrutacji oraz od pracownika w okresie trwania zatrudnienia został określony w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku — Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277, z późn. zm.), zwanej dalej “kp”.
Zgodnie z art. 22(1) § 1 kp pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
imię (imiona) i nazwisko;
datę urodzenia;
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
wykształcenie;
kwalifikacje zawodowe;
przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.
Jeżeli natomiast chodzi o dane osobowe, jakich pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej (pracownika), to zakres tych danych został wskazany w art. 22(1) § 3 kp.
Oznacza to, że pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
adres zamieszkania,
numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w art. 22(1) § 1 i 3 kp, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22(1) § 4 kp).
Przepis ten dotyczy szczególnych aktów prawnych, które ustanawiają dodatkowe kryteria kwalifikacyjne dla osób zamierzających wykonywać określone zawody.
Art. 22(1) § 4 kp odnosi się także do żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie zaświadczenia o niekaralności. Należy jednocześnie pamiętać, że wymóg przedłożenia takiego zaświadczenia musi wynikać wprost z ustawy. Unormowania ustawy z dnia 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym jednoznacznie stanowią, że prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z regulacji ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania danego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie i pracowników — w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Dane osobowe przetwarzane za zgodą osób ubiegających się o zatrudnienie i pracowników
Niezależnie od dotychczas omawianych regulacji, przepisy kp określają inne dane osobowe, które mogą być przetwarzane za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
Jak wynika z art. 22(1a) § 1 kp, zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22(1) § 1 i 3 kp, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”. Należy dodać, że art. 10 ww. rozporządzenia odnosi się do przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.
Przetwarzanie, o którym mowa powyżej, dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
Ponadto zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych wymienionych w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
Art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 dotyczy przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.
W rozumieniu rozporządzenia 2016/679 przez „dane biometryczne” należy rozumieć dane osobowe, które wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej oraz umożliwiają lub potwierdzają jednoznaczną identyfikację tej osoby, takie jak wizerunek twarzy lub dane daktyloskopijne.
Żądanie pracodawcy udostępnienia dokumentów bankowych pracownika w świetle przepisów prawa
W kontekście przywołanych uprzednio w artykule przepisów kp warto wskazać na art. 22(1) § 3 pkt 5 kp, zgodnie z którym pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, ale tylko wówczas, gdy pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Tego typu działania nie można jednak potraktować jako żądania pracodawcy przedstawienia przez pracownika dokumentów bankowych (umów lub wyciągów z rachunku płatniczego).
Przykład 1.
Pracodawca zwrócił się do pracownika o przedstawienie historii operacji bankowych na indywidualnym koncie zatrudnionego za ostatni okres rozliczeniowy, tłumacząc to ewentualnością nieprawidłowości w przelewach. Takie żądanie wykracza jednak poza katalog danych, jakie pracownik jest obowiązany przedłożyć pracodawcy. Tym samym pracownik nie ma prawnego obowiązku udostępniać pracodawcy danych z konta bankowego.
W tym kontekście warto przypomnieć o kilku zasadach wyrażonych w rozporządzeniu 2016/679, co oznacza, że do danych osobowych stosuje się zasadę:
zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości (dane są przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą),
ograniczenia celu — dane są zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
minimalizacji danych — przetwarzanie danych jest adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Była już mowa o tym, że pracownik może wyrazić zgodę na przetwarzanie danych wykraczających poza dane standardowe wymagane na podstawie kp.
W pewnych sytuacjach wspomniana zgoda może dotyczyć też informacji bankowych, należy jednocześnie podkreślić, że pracodawca nie może w stosunku do pracownika stawiać żądań ani wywierać presji w tym zakresie.
Powyższa zasada ma zastosowanie także do osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Kiedy można prosić o dokumenty bankowe od pracownika? Podsumowanie
Przepisy Kodeksu pracy szczegółowo wskazują, jakich danych osobowych pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od pracownika. W przypadku danych dotyczących informacji bankowych pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, ale tylko wówczas, gdy pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. W odniesieniu do danych wykraczających poza obligatoryjne ich przetwarzanie jest możliwe wyłącznie za zgodą pracownika, która powinna być wyrażona z zachowaniem zasad określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).
