Decyzja o zmianie danych osobowych to ważny etap, który pociąga za sobą szereg obowiązków administracyjnych. O ile wymiana dowodu osobistego jest rutynowa, o tyle zależność między dokumenty potwierdzające kwalifikacje a zmiana nazwiska często budzi niepewność wśród pracowników i absolwentów. Warto wiedzieć, kiedy przepisy pozwalają na wydanie nowego dyplomu, a kiedy jedynym rozwiązaniem pozostaje okazywanie odpisu aktu małżeństwa lub decyzji administracyjnej. Niniejsze opracowanie ma na celu uporządkowanie i wyjaśnienie procedur związanych ze zmianą danych osobowych na dokumentach edukacyjnych i kwalifikacyjnych w świetle obowiązujących regulacji prawnych.
Dokumenty potwierdzające wykształcenie i osiągnięcia
Dyplomy ukończenia studiów, świadectwa maturalne, certyfikaty językowe czy uprawnienia zawodowe są zazwyczaj wydawane jednorazowo i stanowią trwały dowód naszych osiągnięć. W związku z tym po zmianie danych osobowych staje się kluczowe, aby zadbać o to, żeby nasze kwalifikacje nie przepadły i odpowiednio udokumentować zmiany danych osobowych.
Zmiana imienia i nazwiska – decyzja administracyjna wydawana na wniosek
Zmiana imienia lub nazwiska wymaga złożenia wniosku do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego USC, a następnie wydania decyzji administracyjnej.
- imię lub nazwisko jest ośmieszające albo nielicujące z godnością człowieka;
- imię lub nazwisko jest zmieniane na to, które jest używane;
- imię lub nazwisko jest zmieniane na to, które zostało bezprawnie zmienione;
- zmienione imię lub nazwisko są zgodne z przepisami prawa państwa, którego obywatelstwo również się ma.
Opłata za wydanie decyzji to 37 zł.
Wniosek składa się do wybranego Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Decyzja administracyjna powinna zostać wydana w terminie do miesiąca od złożenia kompletnego wniosku. W sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony do dwóch miesięcy.
Po wydaniu pozytywnej decyzji Kierownik USC wprowadza wzmiankę dodatkową do aktu urodzenia oraz aktu małżeństwa, jeśli był wydany.
Wymiana dokumentów tożsamości po zmianie imienia i nazwiska
Po zmianie imienia lub nazwiska konieczna jest wymiana dokumentów takich:
dowód osobisty;
paszport;
prawo jazdy;
inne dokumenty, np. legitymacje służbowe, dyplomy.
Niedopuszczalne zmiany danych osobowych w dokumentach potwierdzających wykształcenie na poziomie kształcenia ogólnego po zakończeniu edukacji
O ile wymiana dokumentów potwierdzających tożsamość nie budzi wątpliwości, to już wymiana dokumentów potwierdzających kwalifikacje i ukończone szkoły może nastręczać wątpliwości.
Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 roku w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków określa m.in. tryb i sposób dokonywania sprostowań, zmiany imienia (imion) lub nazwiska oraz wydawania duplikatów świadectw, certyfikatów, zaświadczeń, aneksów, dyplomów państwowych i innych druków.
Zgodnie z ogólnymi zasadami nie ma możliwości zmiany imienia (imion) lub nazwiska na:
świadectwie szkolnym promocyjnym,
świadectwie ukończenia szkoły,
świadectwie ukończenia szkoły podstawowej lub liceum ogólnokształcącego po zdaniu egzaminów eksternistycznych,
zaświadczeniu o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty,
zaświadczeniu o zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego odpowiednio dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia,
świadectwie dojrzałości i jego odpisie,
aneksie do świadectwa dojrzałości i jego odpisie,
zaświadczeniu o wynikach egzaminu maturalnego,
certyfikacie kwalifikacji zawodowej,
dyplomie zawodowym,
dyplomie potwierdzającym kwalifikacje zawodowe,
suplemencie do dyplomu zawodowego,
suplemencie do dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
świadectwie potwierdzającym kwalifikację w zawodzie,
zaświadczeniu o zawodzie,
zaświadczeniu o przebiegu nauczania i w dokumentacji przebiegu nauczania prowadzonej przez szkołę i szkołę polską.
Dotyczy to przypadków, kiedy zmiany zaszły po:
ukończeniu szkoły albo szkoły polskiej,
zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego odpowiednio dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia,
zdaniu egzaminu zawodowego albo egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie,
otrzymaniu dyplomu zawodowego albo dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
wydaniu zaświadczenia o zawodzie lub zaświadczenia o przebiegu nauczania.
Zmiana danych osobowych – dokumenty potwierdzające wykształcenie na poziomie kształcenia ogólnego
Istnieją jednak wyjątki, które umożliwiają wymianę wskazanych dokumentów przez szkołę na nowe wraz z aktualnymi danymi. Jest to możliwe, gdy zmiana imienia lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu. Taka sytuacja ma miejsce w przypadkach:
zmiany imienia lub nazwiska z ważnych powodów w drodze decyzji administracyjnej wydanej przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
korekty płci na mocy orzeczenia sądu.
W przypadku zmiany nazwiska po ślubie, kiedy nie dochodzi do wydawania decyzji administracyjnej, placówki oświatowe nie wydadzą nowego dokumentu dotyczącego kształcenia. Dokumentem potwierdzającym tożsamość w takiej sytuacji jest odpis aktu małżeństwa, który należy okazywać wraz z dokumentem dotyczącym kształcenia.
W celu zmiany nazwiska po rozwodzie konieczne jest złożenie oświadczenia o powrocie do poprzedniego nazwiska. Oświadczenie takie można złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego przed jego kierownikiem, a za granicą w polskim konsulacie, przed konsulem. Kierownik urzędu stanu cywilnego, przyjmując oświadczenie, przygotowuje protokół, który podpisuje osoba, która zmienia nazwisko i urzędnik. Protokół jest przesyłany do kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził j akt małżeństwa celem dokonania w akcie małżeństwa wzmianki dodatkowej.
Zmiana danych osobowych na poziomie kształcenia wyższego
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 27 września 2018 roku w sprawie studiów określa procedury zmiany danych osobowych w zakresie dokumentów związanych z kształceniem na studiach.
Uczelnia wyda okresowe karty osiągnięć studenta i indeks w przypadku zmiany imienia lub nazwiska studenta w trakcie studiów dokonanej na podstawie:
aktu małżeństwa,
decyzji administracyjnej,
orzeczenia sądu.
Gdyby student nie wystąpił z wnioskiem o wydanie nowego indeksu, w dotychczasowym indeksie przekreśla się imię lub nazwisko i nad nimi wpisuje nowe kolorem czerwonym. Dodatkowo na dole strony umieszcza się adnotację o dokonanej zmianie oraz datę i podpis rektora.
Zmiana danych osobowych – dokumenty potwierdzające wykształcenie na poziomie kształcenia wyższego
Absolwent studiów, który dokona zmiany imienia lub nazwiska na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu, może otrzymać z uczelni dokumenty wydane na nowe imię lub nazwisko po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu i suplementu, wraz z odpisami, wydanych na poprzednie imię lub nazwisko.
W takim wypadku wydane zostaną następujące dokumenty:
dyplom ukończenia studiów,
odpis dyplomu,
suplement do dyplomu,
odpis suplementu.
W przypadku zmiany nazwiska po ślubie, kiedy nie dochodzi do wydawania decyzji administracyjnej, uczelnia nie wyda nowego dyplomu czy dokumentów związanych z ukończeniem studiów. Dokumentem potwierdzającym tożsamość w takiej sytuacji jest odpis aktu małżeństwa, który należy okazywać wraz z dyplomem. Podobnie jak ma to miejsce z dokumentami z okresu kształcenia ogólnego, nie można liczyć na nowe dokumenty po rozwodzie, kiedy doszło do zmiany nazwiska w uproszczonym trybie poprzez złożenie oświadczenia o powrocie do poprzedniego nazwiska przed konsulem lub kierownikiem USC.
Przykład 1.
Pani Stanisława Kowalska rozpoczęła studia magisterskie w 2018 roku na kierunku psychologia na Uniwersytecie Jagiellońskim. Kobieta na pierwszym roku studiów zawarła małżeństwo z panem Adamem Nowakiem. Po ślubie kobieta przyjęła nazwisko męża – Nowak. Przez resztę studiów figurowała w dokumentacji uczelni pod nazwiskiem Nowak. W 2023 roku obroniła ona pracę magisterską i otrzymała dyplom ukończenia studiów. Dyplom został wydany na nazwisko Stanisława Nowak, zgodnie z nazwiskiem widniejącym w aktach studentki w dniu obrony i zakończenia studiów. W 2025 roku pani Stanisława się rozwiodła i zgodnie z przepisami prawa złożyła oświadczenie o powrocie do swojego nazwiska panieńskiego – Kowalska. Chcąc ujednolicić swoje dokumenty zawodowe z nowym nazwiskiem, zgłosiła się do dziekanatu z wnioskiem o wydanie nowego dyplomu. Czy w tym wypadku jej wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie? Przepisy nie przewidują możliwości wymiany dyplomu po zmianie nazwiska wskutek orzeczenia rozwodu. Pani Stanisława musi zatem okazywać wraz z dyplomem wyrok rozwodowy lub akt małżeństwa wraz z adnotacją o orzeczonym rozwodzie.
Dokumenty potwierdzające kwalifikacje a zmiana nazwiska – podsumowanie
Podsumowując, zmiana imienia lub nazwiska nie unieważnia uzyskanych dyplomów, świadectw czy certyfikatów. Dokumenty te pozostają ważne, nawet jeśli widnieje na nich poprzednie nazwisko. W określonych przez przepisy prawa i omawianych wypadkach istnieje jednak możliwość zmiany zawartych w nich danych na te aktualne.
