Jak udokumentować staż pracy za granicą?

Podstawowym kryterium kształtującym zakres uprawnień pracowniczych w Polsce jest staż pracy. Im dłuższa historia zatrudnienia, tym szerszy pakiet korzyści przysługuje pracownikowi – począwszy od wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, przez prawo do nagrody jubileuszowej, aż po wysokość odprawy. W dobie rosnącej mobilności zawodowej kluczowym wyzwaniem staje się właściwe udokumentowanie lat przepracowanych poza granicami kraju. Jakie dokumenty są niezbędne aby udokumentować staż pracy za granicą obecnie, a co zmieni się w przepisach w nadchodzącym czasie?

Czym jest staż pracy i co od niego zależy?

Przez staż pracy należy rozumieć łączną długość okresów zatrudnienia, wliczając w to stosunek pracy, mianowanie, powołanie oraz służbę. Są to relacje prawne między pracownikiem a pracodawcą uregulowane w Kodeksie pracy. Od udokumentowanego stażu zależą fundamentalne przywileje:

• wymiar urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni),

• prawo do nagrody jubileuszowej oraz dodatku stażowego (w sferze budżetowej),

• wysokość odprawy emerytalno-rentowej.

Do stażu pracy wlicza się nie tylko okresy faktycznego świadczenia pracy, ale również inne aktywności przewidziane przepisami, takie jak:

• służba wojskowa;

• urlop wychowawczy;

• pobieranie zasiłku dla bezrobotnych;

• prowadzenie gospodarstwa rolnego;

• okresy, za które sąd przyznał wynagrodzenie przy przywróceniu do pracy.

Istotne jest, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy udokumentowane okresy zatrudnienia przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego są traktowane na równi z pracą w Polsce w zakresie uprawnień pracowniczych. Nie ma przy tym znaczenia obywatelstwo pracownika ani to, czy praca była wykonywana w kraju Unii Europejskiej, czy poza nią.

Przykład 1.

Pani Nicole została zatrudniona w Polsce na podstawie umowy o pracę. Przedłożyła nowemu pracodawcy dokumenty potwierdzające jej staż pracy w USA. Niestety pracodawca odmówił zaliczenia tych dowodów, argumentując to, że po pierwsze nie jest obywatelką Polski, a po drugie USA nie znajduje się w Unii Europejskiej. Oczywiście obydwa argumenty są bezpodstawne i pani Nicole ma prawo dochodzić swoich roszczeń, najpierw poprzez interwencje w PIP, a później przed sądem pracy.

Jak udokumentować pracę za granicą? Szeroka definicja „dokumentu”

Polskie przepisy nie precyzują zamkniętego katalogu dokumentów, które pracownik musi przedstawić. W praktyce, opierając się na interpretacjach Państwowej Inspekcji Pracy oraz art. 77³ Kodeksu cywilnego, pojęcie „dokumentu” należy rozumieć bardzo szeroko. Jest nim każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Oznacza to, że pracownik może udowodnić swoje doświadczenie nie tylko świadectwem pracy, ale również umową o pracę, odcinkami wypłat, zaświadczeniami od pracodawcy, a nawet wydrukami korespondencji elektronicznej czy skanami dokumentów. Kluczowe jest, aby z materiałów tych jednoznacznie wynikał fakt zatrudnienia, jego okres (daty początkowe i końcowe) oraz strony stosunku pracy.

Formularz U1 – międzynarodowy standard w UE

W przypadku pracy w krajach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Szwajcarii lub Wielkiej Brytanii najpewniejszym sposobem udokumentowania stażu jest formularz U1 (dawniej E301). Jest to ustandaryzowany dokument potwierdzający okresy ubezpieczenia i zatrudnienia, honorowany przez urzędy pracy w całej Europie. Jego wielką zaletą jest fakt, że jako druk międzynarodowy nie wymaga tłumaczenia, co pozwala pracownikowi uniknąć dodatkowych kosztów. Formularz ten można uzyskać w instytucji ubezpieczeniowej kraju, w którym wykonywano pracę, lub wnioskować o niego za pośrednictwem Wojewódzkiego Urzędu Pracy po powrocie do Polski.

Kwestia tłumaczeń dokumentów na język polski

Częstym punktem spornym między pracownikiem a pracodawcą jest język przedkładanej dokumentacji. Zgodnie z ustawą o języku polskim przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy na terytorium RP używa się języka polskiego. Pracodawca ma zatem prawo zażądać przedłożenia dokumentów przetłumaczonych.

Warto jednak wiedzieć, że przepisy nie nakładają bezwzględnego obowiązku dostarczenia tłumaczenia przysięgłego, chyba że wewnątrzakładowe regulacje stanowią inaczej. Zwykłe tłumaczenie często jest wystarczające, by pracodawca mógł zweryfikować treść dokumentu. Jeśli jednak tłumaczenie jest wymagane, jego koszt co do zasady ponosi pracownik, gdyż to w jego interesie leży wykazanie stażu pracy uprawniającego do przywilejów.

Przykłady udokumentowania pracy w Wielkie Brytani i Irlandii

Jakie dokumenty może przedstawić pracownik, aby udokumentować swój staż (na przykładzie Irlandii i Wielkiej Brytanii)?

Potwierdzeniem okresów zatrudnienia w Irlandii mogą być takie dokumenty jak:

• P60 – otrzymuje się go na koniec roku kalendarzowego, a w przypadku zmiany pracy w trakcie roku. Powinien zawierać zbiorczą informację za cały rok kalendarzowy;

• P45 – otrzymuje się go za ostatni rok pracy w roku, w którym opuszcza się Irlandię;

• U1 (dawniej E301) – służy potwierdzeniu okresów pracy (ubezpieczenia) w przypadku starania się o zasiłki dla bezrobotnych w innym kraju – można go przedstawić w polskim powiatowym urzędzie pracy;

• umowa o pracę;

• odcinki z wysokością wypłat (tzw. payslipy) – należy je gromadzić, a w razie zagubienia można poprosić o ponowne wydrukowanie z zakładu pracy.

Organem właściwym do potwierdzenia okresów zatrudnienia i odprowadzanych składek będzie także irlandzki urząd skarbowy (Revenue). Potwierdzenie okresów ubezpieczenia społecznego w trakcie pobytu w Irlandii można też uzyskać, składając odpowiedni wniosek na stronie internetowej Department of Employment Affairs and Social Protection.

Natomiast, aby udokumentować staż pracy w Wielkiej Brytanii, można przedstawić następujące dokumenty:

• P45 – jest to rodzaj świadectwa pracy, na którym znajdują się informacje o kwocie otrzymywanych wynagrodzeń oraz zapłaconego podatku dochodowego w roku podatkowym;

• P60 – otrzymuje się go na koniec roku podatkowego, który kończy się 5 kwietnia;

• karta CIS 25 (Construction Industry Scheme) – dotyczy tylko branży budowlanej;

• umowa o pracę;

• payslipy (odcinki z wysokością wypłat i składek).

Rewolucja w stażu pracy – zmiany w 2026 roku

Obecny stan prawny (rok 2025) wciąż wyklucza z ogólnego stażu pracy okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło). Sytuacja ta ulegnie jednak diametralnej zmianie.

Nowe przepisy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku (dla sfery budżetowej) oraz w połowie 2026 roku (dla pozostałych pracodawców), zakładają wliczenie do stażu pracy okresów zatrudnienia na podstawie umów zlecenia, prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz innej udokumentowanej pracy zarobkowej, także tej wykonywanej za granicą w formach innych niż stosunek pracy. Podstawą weryfikacji mają być m.in. zaświadczenia wydawane przez ZUS, potwierdzające opłacanie składek. To rewolucyjna zmiana dla osób, które latami pracowały na tzw. śmieciówkach lub prowadziły własne firmy – zyskają one dostęp do dłuższego urlopu i dodatków stażowych.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia uznania stażu?

Zdarzają się sytuacje, w których pracodawca kwestionuje zagraniczne dokumenty, np. uznając, że nie spełniają one polskich standardów świadectwa pracy. Takie działanie może być interpretowane jako naruszenie praw pracowniczych. Jeśli pracownik przedstawił wiarygodne dowody (np. formularz U1, kontrakty, historię ubezpieczenia), pracodawca ma obowiązek je uwzględnić.

W przypadku odmowy zaliczenia stażu, co skutkuje np. niższym wymiarem urlopu, pracownik może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektorzy PIP stoją na stanowisku, że pracownik powinien jedynie uprawdopodobnić okres zatrudnienia, a nie go bezsprzecznie udowodnić w rozumieniu ścisłych procedur sądowych. Ostateczną instancją jest Sąd Pracy, a orzecznictwo w tym zakresie jest zazwyczaj korzystne dla pracowników, chroniąc ich przed dyskryminacją ze względu na miejsce wykonywania pracy.

Przykład 2.

Pan Jacek wrócił z Irlandii, gdzie przepracował 7 lat. Pracodawcy przedłożył przetłumaczony na język polski formularz E-104, w którym oprócz okresów ubezpieczenia i zatrudnienia znalazły się takie dane jak data urodzenia czy numer ubezpieczenia. Pracodawca jednak odmówił zaliczenia do stażu pracy 7 lat pracy w Irlandii. Co może zrobić pan Jacek? Odmowa zaliczenia do stażu pracy 7 lat pracy w Irlandii jest działaniem na szkodę pracownika i pan Jacek może złożyć skargę na swojego pracodawcę do Państwowej Inspekcji Pracy. Formularz E-104 stosuje się w przypadku ubiegania się o świadczenia w trakcie choroby i macierzyństwa. Służy on do wymiany informacji o przebytych okresach ubezpieczenia między instytucjami państw członkowskich UE i jak najbardziej może stanowić dokument potwierdzający staż za granicą.

Podsumowanie - staż pracy za granicą

Właściwe udokumentowanie przebiegu kariery zawodowej za granicą jest kluczowe dla pełnego wykorzystania uprawnień pracowniczych w Polsce. Pracownik powinien gromadzić wszelkie dowody zatrudnienia, przy czym w obszarze Unii Europejskiej najskuteczniejszym narzędziem pozostaje formularz U1. Choć pracodawca ma prawo wymagać tłumaczenia dokumentacji, nie może bezpodstawnie odmawiać jej uznania, jeśli z treści jasno wynika fakt świadczenia pracy. Nadchodzące zmiany w prawie, planowane na 2026 rok, jeszcze bardziej rozszerzą możliwości zaliczania do stażu pracy różnych form aktywności zawodowej, co znacząco poprawi sytuację osób powracających z emigracji oraz tych, które w przeszłości pracowały na podstawie umów cywilnoprawnych.