Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumentacja kadrowa a najczęściej popełniane błędy

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz przechowywać akta osobowe pracowników. W tym celu musi posiłkować się aktualnymi przepisami prawnymi dotyczącymi tego zagadnienia, aby uniknąć błędów, które mogą powstać przy prowadzeniu dokumentów pracowniczych.

Jakich danych może żądać pracodawca?

Nie każdy pracodawca wie, że dane, które może uzyskać od pracownika, przewiduje Kodeks Pracy art. 221 k.p. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisk,

  • imiona rodziców,

  • datę urodzenia,

  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

  • wykształcenie,

  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

A także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz numeru PESEL pracownika.

Pracodawca, który chce otrzymać dane wykraczające poza zakres określony w art. 221 Kodeksu pracy musi uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy. Aby pracodawca mógł zgodnie z prawem przetwarzać dodatkowe dane, które nie są wymienione w kodeksie pracy, niezbędna jest na to zgoda pracownika np. w postaci zapisu: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.)”.

Dokumentacja kadrowa - brak wymaganych dokumentów w aktach osobowych

Akta osobowe składają się z trzech części i muszą być założone osobno dla każdego pracownika. Część A przeznaczona jest na dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie. W części B umieszczone są dokumenty dotyczące nawiązania i trwania stosunku pracy. W części C znajdują się natomiast dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Ważne jest przyporządkowanie konkretnych dokumentów w odpowiednie części akt osobowych. Często podczas kontroli zdarza się, że w poszczególnych częściach nie ma wymaganych dokumentów. W większości przypadków ma to miejsce w części B, gdzie często brakuje:

  • wstępnych lub okresowych szkoleń BHP,

  • okresowych i kontrolnych badań lekarskich (wstępne badania lekarskie zawsze umieszcza się w części A)

  • informacji dla pracownika o warunkach zatrudnienia, którą należy dostarczyć pracownikowi w ciągu 7 dni od zatrudnienia

  • zmian warunków umowy o pracę.

Dokumenty w aktach osobowych muszą być ponumerowane oraz ułożone w odpowiednim porządku chronologicznym i nie chodzi tu o kolejność ułożenia ich według dat, ale od kolejności wpinania do akt osobowych. Każda z tych części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Kopia czy oryginał?

W aktach osobowych pracowników powinny znajdować się jedynie kopie dokumentów lub ich odpisy. Oczywiście chodzi o dokumenty, które są dostarczane przez pracownika w celu przyjęcia do pracy lub już w trakcie trwania stosunku pracy. Pracodawca może prosić jedynie do wglądu oryginał dokumentu, jednak później musi oddać pracownikowi dokument. Można je poświadczyć za zgodność z oryginałem jednak nie ma takiego obowiązku, mimo to warto to zrobić, by mieć pewność, że kopie rzeczywiście są identyczne z oryginalnymi dokumentami. Oczywiście pracodawca ma prawo przechowywać oryginały dokumentów, które sam sporządzi. Pracownik, który doznał szkody z tytułu tego, że pracodawca nie wydał mu oryginału dokumentu, może ubiegać się o odszkodowanie na gruncie prawa cywilnego.

Ważne!
Jeżeli pracownik dostarczy dokument do akt osobowych, kopię tego dokumentu należy wpiąć do właściwej części akt osobowych, nadać numer oraz uzupełnić lub poprawić wykaz właściwej części akt.

Usunięcie kar porządkowych z akt pracownika

Dokumentacja związana z wymierzaniem kar porządkowych powinna być przechowywana w części B akt osobowych. Na podstawie przepisu Kodeksu pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Usunięcie więc nagany z akt osobowych może skutkować koniecznością ponownego ponumerowania wszystkich dokumentów wpiętych po nałożeniu kary porządkowej. Można tego uniknąć przez umieszczenie tam notatki, w której będzie napisane: "Dokument usunięto, zgodnie z art. 113 kp". A sam dokument powinien zostać zniszczony.

Ważne!
Pracodawca może usunąć karę z akt osobowych przed upływem roku z własnej woli lub na wniosek pracownika.

Dokumentacja kadrowa - kara grzywny za źle prowadzoną dokumentację

Gdy pracodawca w sposób niewłaściwy lub w ogóle nie prowadzi dokumentacji związanej ze sprawami pracowniczymi, popełnia przestępstwo przeciwko prawom pracownika i takie działanie jest zagrożone karą grzywny od 1000 do 30000 zł, która może zostać nałożona przez inspektora pracy na skutek kontroli w firmie. Powinnością osoby, która zatrudnia pracowników jest także zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych.

Ważne!
Pracodawca jest również zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat od ustania stosunku pracy.


Pracodawca również powinien pamiętać, że na wyraźny wniosek pracownika musi udostępnić mu wgląd do jego własnych dokumentów pracowniczych, które ściśle związane są z istniejącym stosunkiem pracy.