Współpraca z zagranicznymi kontrahentami to dla wielu polskich firm codzienność. Jej naturalną konsekwencją jest obieg dokumentacji w językach obcych, co rodzi pytanie o ich status w przypadku weryfikacji przez organy skarbowe. Kwestia, jak traktowane są obcojęzyczne dokumenty a kontrola podatkowa, staje się kluczowa dla bezpieczeństwa rozliczeń. Przedsiębiorcy muszą wiedzieć, jakie obowiązki na nich spoczywają, kiedy organ może zażądać tłumaczenia faktury lub umowy oraz kto ponosi koszty przekładu na język polski.
Dokumenty jako dowód w postępowaniu podatkowym
W postępowaniu podatkowym jako dowód mogą zostać wykorzystane różnego rodzaju materiały i informacje, o ile służą one ustaleniu stanu faktycznego sprawy i pozostają zgodne z obowiązującym prawem. Organ podatkowy nie jest ograniczony do zamkniętego katalogu środków dowodowych, lecz może oprzeć swoje ustalenia na wszelkich dokumentach, danych czy wyjaśnieniach, które pozwalają na rzetelną ocenę okoliczności sprawy. W tym kontekście dopuszczalne jest również posługiwanie się dokumentami sporządzonymi w języku obcym, jeżeli mają one znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy podatkowej. W szczególności wątpliwości dotyczą tego, czy i w jakich sytuacjach organ podatkowy może zażądać przedłożenia tłumaczenia dokumentu obcojęzycznego na język polski, kto ponosi koszty takiego tłumaczenia oraz jaki powinien być jego charakter, aby mógł zostać uznany za wiarygodny dowód w sprawie.
Obcojęzyczne dokumenty a kontrola podatkowa
Dokument obcojęzyczny może zostać dopuszczony jako dowód w postępowaniu podatkowym. Przy czym samo dopuszczenie dokumentu obcojęzycznego jako dowodu nie oznacza jeszcze, że może on zostać wykorzystany w każdym przypadku bez dodatkowych wymogów formalnych. Dla możliwości jego wykorzystania niezbędne może być przedstawienie tłumaczenia na język polski.
„Organ podatkowy może żądać od strony przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez stronę. Czynności te strona jest obowiązana wykonać na własny koszt”.
Oznacza to, że na uzasadnione żądanie organu podatkowego podatnik jest zobowiązany do przedłożenia tłumaczenia dokumentu sporządzonego w języku obcym na język polski. Tłumaczenie to powinno mieć charakter wiarygodny, co w praktyce oznacza konieczność sporządzenia go przez tłumacza przysięgłego. Obowiązek poniesienia kosztów takiego tłumaczenia obciąża podatnika, niezależnie od tego, czy dokument został pierwotnie sporządzony przez niego, czy przez kontrahenta zagranicznego. Należy przy tym podkreślić, że możliwość żądania tłumaczenia dokumentów obcojęzycznych uzależniona jest od trybu działania organu. Obowiązek ten może zostać nałożony w ramach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej. Przepisy nie przewidują natomiast podstawy prawnej do żądania przedłożenia tłumaczeń poświadczonych w toku czynności sprawdzających.
Organ podatkowy może więc żądać od strony przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez stronę. Dotyczy to zarówno dokumentów przedłożonych przez przedsiębiorcę będącym stroną postępowania podatkowego, jak i tych, których przedłożenia zażąda organ podatkowy. Na mocy bowiem art. 189 ust. 1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy może wyznaczyć stronie termin do przedstawienia posiadanego przez nią dowodu, a termin ustala się, uwzględniając charakter dowodu i stan postępowania, przy czym nie może on być krótszy niż 3 dni. Niezależnie zatem od tego, czy dokumenty obcojęzyczne zostały złożone z inicjatywy podatnika, czy na wezwanie organu – organ podatkowy może zażądać przedłożenia tłumaczenia sporządzonego przez tłumacza przysięgłego. Nie są dopuszczalne przekłady prywatne lub nieurzędowe. Wynika to z faktu, że pracownicy organu podatkowego nie są uprawnieni do oceny poprawności i rzetelności tłumaczeń sporządzonych przez osoby niemające statusu tłumacza przysięgłego, a organ musi mieć pewność co do treści dokumentu, na podstawie którego ustala stan faktyczny sprawy. Taką gwarancję daje wyłącznie urzędowe tłumaczenie, co potwierdza również orzecznictwo sądów administracyjnych. Przykładem potwierdzającym takie stanowisko jest wyrok Wojewódzkiego Sąd Administracyjnego w Warszawie z 15 kwietnia 2019 roku (sygn. Akt III SA/Wa 2877/18).
Fragment wyroku:
„Stanowisko pełnomocnika wskazujące, że dopiero w sytuacji, gdy organ podatkowy poweźmie wątpliwości co do rzetelności tłumaczenia »prywatnego«, może żądać tłumaczenia urzędowego, zdaniem Sądu jest błędne. Wymaga ono bowiem w praktyce znajomości określonego języka przez pracownika organu, który może stwierdzić powyższą nierzetelność. W przypadku niektórych języków organ podatkowy (pracownicy) w ogóle nie są w stanie ocenić rzetelności tłumaczenia dokonanego z języka obcego. Ponadto, co zasadnicze dla rozstrzyganego zagadnienia, pracownicy organu podatkowego nie są uprawnieni do oceny rzetelności tłumaczenia dokumentu obcojęzycznego. Zatem zasadne jest stanowisko organów, że dokumenty obcojęzyczne stanowiące dowody w sprawie podatkowej muszą być tłumaczone na język polski przez biegłego tłumacza”.
W przypadku nieprzedłożenia tłumaczenia na żądanie organu organ podatkowy może zlecić sporządzenie tłumaczenia tłumaczowi przysięgłemu we własnym zakresie, obciążając podatnika kosztami tej czynności. Dodatkowo brak wykonania obowiązku może skutkować zastosowaniem sankcji porządkowych przewidzianych w przepisach prawa podatkowego.
Przykład 1.
Pan Maurycy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą dokonał zakupu towarów od kontrahenta mającego siedzibę działalności gospodarczej na terenie Francji. Na potrzeby rozliczeń podatkowych oraz w toku prowadzonego postępowania podatkowego przedstawił organowi podatkowemu fakturę oraz umowę sporządzone w języku francuskim. Dokumenty te potwierdzają okoliczności istotne dla ustalenia podstawy opodatkowania. Czy dokument sporządzony w języku francuskim może stanowić dowód w postępowaniu podatkowym?
Tak. W postępowaniu podatkowym dopuszczalne jest posłużenie się dokumentem sporządzonym w języku obcym, jeżeli dokument ten może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczny z prawem. Sam fakt, że dokument nie został sporządzony w języku polskim, nie wyklucza możliwości jego wykorzystania jako dowodu w sprawie. Należy jednak mieć na uwadze, że zgodnie z art. 189 ust. 3 ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy może żądać od strony przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez stronę. Czynności te strona jest obowiązana wykonać na własny koszt.
Dokumenty sporządzone w języku obcym mogą stanowić dowód w postępowaniu podatkowym, o ile przyczyniają się do wyjaśnienia sprawy i nie są sprzeczne z prawem. Sam fakt posługiwania się dokumentacją obcojęzyczną nie wyklucza jej wykorzystania przez organ podatkowy, jednak w określonych trybach – postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej – organ może zażądać przedłożenia tłumaczenia na język polski. Tłumaczenie to powinno mieć charakter urzędowy i zostać sporządzone przez tłumacza przysięgłego, a koszt jego wykonania obciąża podatnika. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy posługujący się dokumentami obcojęzycznymi powinni być przygotowani na konieczność ich przetłumaczenia na żądanie organu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów i trybu prowadzonej sprawy.
Polecamy:
