Poradnik Przedsiębiorcy

RODO a dane osobowe pracownika oraz kandydata do pracy

Czasy, kiedy pracodawca na rozmowie kwalifikacyjnej mógł zapytać kandydata o wszystko, łącznie z planowaniem ciąży czy stosunkiem do partii rządzącej, odeszły bezpowrotnie. W obecnym stanie prawnym dane osobowe pracownika są szczególnie chronione zarówno prawem Unii Europejskiej, jak i krajowym. Pracodawca ma prawo żądać od kandydata, czy też późniejszego pracownika, podania jedynie informacji o sobie, na jakie pozwala mu ustawodawstwo. Są również sytuacje, kiedy pracodawcy nie wolno pytać o dane osobowe pracownika, które mogą mieć wpływ na przebieg i rodzaj pracy pracownika, dopóki ten sam ich nie wyjawi – dotyczy to między innymi niepełnosprawności.

Dane osobowe pracownika oraz kandydata do pracy, takie jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe czy dotychczasowe zatrudnienie, mogą być aktualnie przetwarzane jedynie w przypadku, gdy są (będą) niezbędne do zajmowania konkretnego stanowiska. Wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), znowelizowana została ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej jako kp). Wpływ na powyższe miało uchwalone w roku 2018 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako RODO).

Wprowadzone do Kodeksu pracy przepisy mają za zadanie chronić dane osobowe pracownika (i kandydata do pracy) i mają zastosowanie do wszystkich pracodawców. Należy jednak mieć na uwadze, że kp swoim zakresem nie obejmuje bardzo popularnych w naszym kraju umów cywilnoprawnych, tzw. śmieciówek, np. umowy zlecenia czy umowy o dzieło.

Kandydat do pracy a ochrona danych osobowych

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła katalog danych osobowych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Zgodnie z art. 221 kp nie mogą być to informacje inne, niż te wskazane w przepisie, o ile jest to niezbędne do wykonywania przez pracownika oferowanego mu stanowiska.

Pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika podania informacji o sobie obejmujących:

  • imię i nazwisko;

  • datę urodzenia;

  • dane kontaktowe;

  • wykształcenie;

  • kwalifikacje zawodowe;

  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia, przy czym przebieg zatrudnienia odnosi się jedynie do pozostawania przez kandydata w stosunku pracy, którego charakter jest niezbędny do wykonywania oferowanej pracy – nie każda wykonywana praca miała związek z tą, o którą ubiega się kandydat.

Dane osobowe, takie jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe lub przebieg dotychczasowego zatrudnienia mogą być wymagane wyłącznie, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Powyższe służyć ma realizacji uregulowanej w RODO zasady minimalizmu przetwarzania danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

Jeżeli chodzi o pozyskiwanie innych danych, jak np. obywatelstwo, pracodawca może żądać podania takich danych jedynie w sytuacji, gdy obowiązek podania tej informacji jest niezbędny do zrealizowania obowiązku wynikającego z przepisów obowiązującego prawa. Dotyczy to głównie zatrudniania osób posiadających obywatelstwo polskie (m.in. praca urzędnika państwowego, tj. praca polegająca na bezpośrednim lub pośrednim udziale w wykonywaniu władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa). Jeżeli chodzi zaś o pozostawanie w ciąży lub jej planowanie, to pracownica, która chce podjąć zatrudnienie, nie ma obowiązku ujawniania faktu pozostawania w ciąży, oczywiście pod warunkiem, że praca, jaką będzie wykonywała, nie jest niedozwolona z uwagi na ochronę macierzyństwa.

Prawo pracodawcy do żądania podania przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie określonych informacji o sobie nie stwarza po stronie kandydata obowiązku ich podania. Jednakże kandydat, który nie spełni próśb pracodawcy, powinien liczyć się z tym, że pracodawca, który nie otrzyma niezbędnych danych osobowych, ma prawo nie rozważyć jego kandydatury w procesie rekrutacji.

Zmiany Kodeksu pracy dotknęły również zakresu danych dotyczących rejestracji kandydata jako osoby bezrobotnej. Pracodawca nie ma prawa do uzyskiwania od osoby ubiegającej się o pracę oświadczenia o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy. Co za tym idzie, nie musi również powiadamiać urzędu pracy o zatrudnieniu bezrobotnego.

Dane osobowe pracownika i ich ochrona

W przypadku zatrudnienia, oprócz danych przy nim wymaganych, pracodawca ma prawo żądać podania: 

  • adresu zamieszkania – chodzi o bieżący adres zamieszkania (głównie do celów korespondencyjnych), a nie o adres zameldowania; 

  • numeru PESEL, natomiast w przypadku jego braku inny rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość;

  • numeru rachunku bankowego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

  • wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, o ile nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

  • innych danych takich jak: dane osobowe pracownika, w tym także dane dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli są one konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Zgodnie z art. 100 kp „polecenie służbowe” pracodawcy nakładające obowiązek na pracownika do udzielenia informacji niewymienionych w przepisach art. 221 kp lub w odrębnych przepisach jest niezgodne z prawem, a odmowa pracownika do jego wykonania bezwzględnie nie może stanowić podstawy rozwiązania umowy o pracę umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 kp). Jednakże odmowa pracownika do udzielenia danych, o które prosi pracodawca, uprawnia tego drugiego do zastosowania odpowiedzialności porządkowej, może uniemożliwić nabycie uprawnień pracowniczych, a dodatkowo może, w przypadku wystąpienia innych okoliczności, przyczyniać się do wypowiedzenia umowy o pracę.

Dane osobowe pracownika z orzeczeniem niepełnosprawności

Ostatnie zmiany Kodeksu pracy znowelizowały również przepisy odnoszące się do pracowników posiadających orzeczenie o niepełnosprawności. Aktualnie pracownik oraz kandydat na pracownika nie ma obowiązku informować pracodawcy o swojej niepełnosprawności. Jeżeli jednak to zrobi, informacje te powinny być traktowane jako szczególne dane osobowe pracownika o charakterze wrażliwym. Takie dane powinny być przetwarzane na szczególnych zasadach.

Należy zdać sobie sprawę, że zgodnie z art. 9 RODO przetwarzanie informacji na temat stanu zdrowia pracowników jest zabronione. Przepis art. 9 ust. 2 RODO dopuszcza jednak wyjątki od powyższej zasady. Przetwarzanie danych o stanie zdrowia jest dopuszczalne w przypadku, gdy: 

  • pracownik albo kandydat na pracownika wyrazi zgodę na ich przetwarzanie;

  • przetwarzanie rzeczonych danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracodawcę w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Aby pracodawca mógł przetwarzać dane o stanie zdrowia pracownika, powyższe przesłanki muszą być spełnione równocześnie.

Wskazana wyżej zasada jest niejako potwierdzana w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: ustawa o rehabilitacji). Nie nakłada ona na pracownika obowiązku poinformowania pracodawcy o posiadanym orzeczeniu o niepełnosprawności. Oznacza więc to, że skorzystanie z uprawnień pracowniczych przewidzianych w tej ustawie, jest prawem, a nie obowiązkiem niepełnosprawnego pracownika.

W praktyce pracodawca nie może domagać się od pracownika wyjawienia informacji o jego stopniu niepełnosprawności, nawet jeżeli niepełnosprawność pracownika pozwalałaby pracodawcy otrzymywać świadczenia socjalne czy skorzystać z ulg.

Dokumentacja danych osobowych

Udostępnienie danych osobowych przez pracownika lub kandydata co do zasady następuje w formie pisemnego oświadczenia osoby, której one dotyczą, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Oprócz pisemnych oświadczeń pracodawca ma prawo żądać udokumentowania informacji o kandydatach do pracy poprzez przedstawienie świadectw pracy oraz dokumentów potwierdzających ich kwalifikacje. 

Od 4 maja 2019 r. w wydawanych świadectwach pracy nie należy już umieszczać imion rodziców pracownika.

RODO dopuszcza sporządzenie odpisów (kserokopii) przedłożonych przez pracownika (kandydata) dokumentów. Muszą one być przechowywane w aktach osobowych pracownika prowadzonych w postaci papierowej.

Dane osobowe pracownika oraz kandydata do pracy – podsumowanie

Należy uznać, że RODO oraz związana z nim nowelizacja Kodeksu pracy wpłynęły pozytywnie na ochronę danych osobowych pracowników oraz osób ubiegających się o stanowisko pracy. Zgodnie z nowelą do tego kodeksu, pracodawca może żądać wyłącznie ujawnienia danych osobowych niezbędnych do wykonywania konkretnego stanowiska pracy. Oznacza to, że dane osobowe pracownika czy kandydata, takie jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe lub przebieg dotychczasowego zatrudnienia mogą być wyjawione jedynie w takim zakresie, jaki związany jest z wykonywaną pracą (lub pracą, o jaką się stara kandydat).

Dodatkowo pracodawca nie może wymagać oraz przetwarzać tzw. wrażliwych danych osobowych. Nie ma więc prawa zapytać osoby zatrudnionej lub ubiegającej się o zatrudnienie o jej stan zdrowia, m.in. o niepełnosprawność czy o ciążę. Dopiero jeżeli pracownik chciałby skorzystać z uprawnień mu przysługujących związanych z jego stanem zdrowia, może sam zdradzić pracodawcy informacje w omawianym zakresie.

Niestety omawiane w niniejszym artykule przepisy dotyczą wyłącznie pracodawców i pracowników, których łączą umowy o pracę. Osoby, które zatrudnione są na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia, nie mają możliwości korzystania z uprawnień przysługujących na podstawie Kodeksu pracy.