Zgubienie czy zniszczenie faktury to wypadek losowy, który może zdarzyć się w każdej firmie. W takich przypadkach rozwiązaniem stają się duplikaty faktur, czyli dokumenty o analogicznej do oryginału treści, wystawiane ponownie przez sprzedawcę. W jaki sposób należy zatem zaksięgować taki duplikat i rozliczyć go pod względem podatkowym?
Duplikat faktury jest wystawiany przez wystawcę oryginału na własny rachunek, jeśli to u niego doszło do zgubienia oryginału, bądź też na żądanie nabywcy. Warto wspomnieć, że od początku 2013 r. nie ma już konieczności wystawiania duplikatów w dwóch egzemplarzach - wystarczające jest wystawienie jednej kopii, przeznaczonej dla strony, u której doszło do zniszczenia lub zgubienia.
Sposób rozliczenia i księgowania duplikatu faktury uzależniony jest od tego, z jakiego powodu został on wystawiony. Zatem jeśli oryginał faktury dotarł do odbiorcy, został zaksięgowany, a widniejąca na nim kwota została uwzględniona w rozliczeniu podatku VAT oraz dochodowego, to duplikatu faktury co do zasady nie księguje się. W takim przypadku stanowi on jedynie uzupełnienie dokumentacji księgowej.
Warto bowiem pamiętać, że podatnik ma obowiązek przechowywać dokumenty księgowe do momentu, kiedy nie minie termin przedawnienia - czyli w tym przypadku 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym rozliczony został podatek. Zatem nawet jeśli przedsiębiorca zaksięgował i rozliczył fakturę przed jej zniszczeniem, jest mimo wszystko zobowiązany do uzupełnienia luki w swojej księgowości.
Natomiast w sytuacji, kiedy oryginalna faktura nie dotarła do podatnika, to duplikat będzie stanowił podstawę księgowania wydatku. W tym przypadku przedsiębiorca traktuje go tak, jak oryginalną fakturę - i na takich zasadach rozlicza podatek - w okresie otrzymania duplikatu albo w dwóch kolejnych. Także w momencie otrzymania należy dokument ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
