Poradnik Przedsiębiorcy

Elementy faktur - jakie dane umieścić na fakturze?

Faktura jest dokumentem w formie papierowej lub formie elektronicznej zawierającym dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. Dokumenty, które nie zawierają wszystkich wymaganych przez ustawę elementów, nie mogą zostać uznane za faktury, a co za tym idzie - nie mogą być podstawą odliczenia podatku. Co trzeba umieścić na fakturach, aby były zgodne z przepisami? Jakie elementy faktur należy mieć na uwadze?

W obrocie prawnym wyróżnia się kilka rodzajów faktur i każda z nich powinna zawierać określone dane. Dlaczego warto je znać? Przedsiębiorcy w praktyce najczęściej nie mają czasu i przede wszystkim chęci, aby znać dokładnie elementy faktur, zdając się tym samym na programy do fakturowania, z których korzystają, lub wiedzę swoich księgowych. Problem polega na tym, że programy komputerowe niestety nie zawsze są dopracowane, często też nie są przeprowadzane niezbędne aktualizacje po zmianach przepisów i zdarza się, że nie “wymuszają” wprowadzania niektórych danych, które mogą okazać się niezbędne.

W przypadku księgowych trzeba niestety brać pod uwagę, że nie zawsze muszą zauważyć błędy przedsiębiorców, szczególnie gdy nie posiadają doświadczenia, praktyki księgowej czy nawet rzetelnych kwalifikacji (zwłaszcza po deregulacji zawodu księgowego).

Zasady dotyczące fakturowania regulują art. 106-108 ustawy o podatku od towarów i usług.

Elementy faktur VAT

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług art. 106e ust. 1 faktura powinna zawierać co najmniej:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,

  • imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

  • kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

  • stawkę podatku,

  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę należności ogółem.

Uwaga!

Na fakturze nie musi koniecznie pojawić się “data dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi”. Zwrot “data dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi” jest tożsamy z określeniem “data sprzedaży”, “data dostawy” czy “data wykonania usługi”, pod warunkiem, że daty te faktycznie odnoszą się do daty dokonania dostawy lub wykonania usługi.

W praktyce bardzo często pojawiającym się błędem jest brak daty sprzedaży na fakturze.

Dodatkowe elementy faktur VAT

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT w określonych sytuacjach faktury powinny również zawierać takie informacje jak:

  • metoda kasowa - w odniesieniu do małych przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową rozliczania podatku od towarów i usług,

  • samofakturowanie - w przypadku gdy nabywca towaru w imieniu sprzedawcy wystawia fakturę,

  • odwrotne obciążenie - mechanizm odwrotnego obciążenia polega na przerzuceniu obowiązku rozliczenia podatku VAT na nabywcę. Załącznik 11 do ustawy o VAT zawiera pełną listę towarów podlegających odwrotnemu obciążeniu w ramach transakcji krajowych. Dodatkowo od 2017 roku został dodany załącznik nr 14, w którym został wyszczególniony katalog usług budowlanych objęty odwrotnym obciążeniem (jeżeli sprzedawca świadczy usługi jako podwykonawca). Ponadto odwrotne obciążenie stosuje się w przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz podmiotów unijnych zgodnie z art. 28b ustawy o VAT,

  • procedura marży dla biur podróży - w przypadku świadczenia usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,

  • procedura marży - towary używane / procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki / procedura marży - dzieła sztuki - w przypadku towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków oraz dzieł sztuki, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży.

Elementy faktur bez VAT

Od 2014 roku podatnicy zwolnieni z VAT również mogą wystawiać faktury, na których oczywiście nie wyszczególniają kwoty VAT.

Podstawowe elementy faktur bez VAT (zwolnienie ze względu na limit obrotów) powinna zawierać dane, takie jak:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer przy zachowaniu ciągłości numeracji,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy,

  • wskazanie nazwy lub rodzaju towaru/usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • jednostkową cenę towarów lub usług,

  • kwotę należności ogółem.

Nie są to wszystkie elementy, które powinny znaleźć się na fakturze bez VAT, na mocy art. 106e ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT podatnicy zwolnieni z VAT (z jednym wyjątkiem) powinni bowiem umieścić również:

  • przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku lub

  • przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów albo takie świadczenie usług lub

  • inna podstawa prawna wskazująca na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Uwaga!

Od powyższej zasady istnieje wyjątek i dotyczy on podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT (czyli ze względu na nieprzekroczenie 200 000 zł limitu obrotu).

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur w przypadku zwolnienia podmiotowego (z art. 113 ustawy o VAT) nie jest konieczne podawanie podstawy zwolnienia w treści wystawianej faktury.

Na fakturze bez VAT pomija się podawanie:

  • numeru, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, oraz numeru VAT-UE, jeżeli takim się charakteryzuje;

  • stawki podatku;

  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Elementy faktury uproszczonej

Od 1 stycznia 2013 roku podatnicy VAT czynni oraz zwolnieni mają możliwość wystawiania tzw. faktur uproszczonych, jeśli kwota zakupu nie przekracza 100 euro lub 450 złotych.

Uwaga!

Faktury uproszczonej nie można wystawiać w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które proszą o fakturę.

Podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktury uproszczonej, a nawet niewielkie kwoty ma prawo udokumentować zwykłą fakturą.

Elementy faktury uproszczonej, które powinna zawierać to:

  • data wystawienia,

  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub świadczenia usług, o ile taka data różni się od daty wystawienia,

  • kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

  • imię, nazwisko lub nazwa podatnika oraz jego adres,

  • numery, za pomocą których sprzedawca oraz nabywca może być zidentyfikowany dla podatku od towarów i usług,

  • nazwa towaru lub usługi,

  • kwoty rabatów oraz wcześniej otrzymanych należności, jeśli są one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

  • stawki podatku VAT,

  • kwota należności ogółem.

Faktura uproszczona, zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 nie musi zawierać takich informacji jak:

  • imię i nazwisko lub nazwy nabywcy oraz jego adresu,

  • miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,

  • cena jednostkową netto towaru lub usługi,

  • wartości netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług,

  • kwota podatku.

Faktury uproszczonej nie należy wystawiać w celu udokumentowania:

  • dostawy towarów lub usług dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej,

  • sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,

  • wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów,

  • dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium innego państwa członkowskiego UE niż Polska, gdzie stroną zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika.

Termin wystawienia faktur

Zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podatnicy zwolnieni, zgodnie z zasadą ogólną mają obowiązek wystawić fakturę do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towarów lub wykonania usługi. Faktury mogą zostać wystawione również 30 dni przed:

  • dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi lub

  • otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

A więc co do zasady fakturę można wystawić w okresie maksymalnie 30. dni przed wykonaniem usługi/dostawy towarów lub otrzymaniem zapłaty lub po - do 15. dnia kolejnego miesiąca.

W niektórych przypadkach ustawodawca określił szczególny maksymalny termin wystawienia faktury. Zgodnie z postanowieniami, fakturę należy wystawić nie później niż:

  1. 30. dnia od dnia wykonania usług - w przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych,

  2. 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy m.in. książek drukowanych,

  3. 90. dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku dokonywania czynności polegających na drukowaniu m.in. książek,

  4. Z upływem terminu płatności - w przypadku dostawy m.in. energii elektrycznej i cieplnej oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych,

Ważne!

W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie wystawi faktury lub wystawi ją z opóźnieniem, nie następuje zwolnienie z obowiązku podatkowego. Obowiązek ten powstaje z chwilą upływu terminu wystawienia faktury. Jeżeli chwila ta nie jest ustawowo określona, to obowiązek podatkowy VAT powstaje z chwilą upływu terminu płatności.

Elementy faktur pro forma

Ogrom wątpliwości wśród przedsiębiorców wzbudzają faktury pro forma. Należy zaznaczyć, że faktury pro forma to jedynie dokumenty handlowe, które mogą być dowodem zawartej transakcji. Nie stanowią jednak dokumentów księgowych i nie mogą podlegać księgowaniu i ujęciu w rejestrach VAT.

Stanowisko takie zostało oficjalnie potwierdzone przez Ministerstwo Finansów. Po wprowadzeniu zmian dotyczących elementów, jakie powinny zawierać faktury, przetoczyła się burza medialna dotycząca zagrożenia uznania pro formy za fakturę VAT. W związku z nagłośnieniem tej sprawy Ministerstwo Finansów opublikowało komunikat, w którym potwierdzono, że pro forma nie jest fakturą, a jedynie ofertą handlową.

Uwaga!

Aby uniknąć zagrożenia, że pro forma zostanie błędnie odczytana przez nabywcę jako faktura uprawniająca do odliczenia VAT, najlepiej nie umieszczać na niej swojego NIP-u.