Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura uproszczona – czym jest i jak ją wykazać w JPK V7

Wprowadzone w 2020 r. przez ustawodawcę zmiany w zakresie raportowania  miały na celu uszczelnienie systemu podatkowego VAT w Polsce. Jednocześnie są to nie tylko usprawnienia procesu kontroli przeprowadzanych przez organy skarbowe, ale również udogodnienia dla przedsiębiorców. Faktura uproszczona nie jest nowym pojęciem podatkowym. Warto natomiast wiedzieć, w jaki sposób należy wykazywać ją w nowym JPK.

Czym jest faktura uproszczona?

Podstawowym dokumentem, który jest potwierdzeniem zawartej transakcji, a tym samym dowodem księgowym uprawniającym do odliczenia podatku VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) i będącym podstawą do wykazania sprzedaży, jest faktura VAT. Ustawa o VAT, jak również rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur dokładnie określają, jaki zakres danych powinna zawierać faktura VAT w różnych przypadkach. Ustawodawca przewidział ponadto sytuacje, kiedy podatnik może wystawić tzw. fakturę uproszczoną.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT w przypadku gdy jednocześnie:

  • kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro)

  • faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku

– podatnik może wystawić tak zwaną fakturę uproszczoną. Uproszczenie to polega na tym, że faktura nie musi zawierać danych wymienionych w art. 106e ust. 1 pkt 3, 8, 9 i 11–14 ustawy o VAT, czyli danych takich jak:

  • imię i nazwisko lub nazwa nabywcy towarów lub usług oraz jego adres;

  • miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

  • cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

  • stawka podatku;

  • suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Reasumując, faktura uproszczona musi zawierać dane takie jak:

  • data jej wystawienia;

  • kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku;

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;

  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury;

  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;

  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

  • kwotę należności ogółem.

Paragon fiskalny dokumentujący transakcję nieprzekraczającą kwoty 450 zł lub 100 euro, który zawiera NIP nabywcy oraz wyżej wymienione dane, może być traktowany jak faktura uproszczona.

Faktura uproszczona - kiedy nie można jej wystawić?

Przywilej wystawiania faktur uproszczonych nie dotyczy każdego rodzaju sprzedaży. Udokumentowana w ten sposób nie może być:

  • sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju;

  • sprzedaż, dla której na fakturze nie jest podawany NIP nabywcy;

  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów;

  • wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług.

Oznacza to, że m.in. sklepy internetowe prowadzące sprzedaż wysyłkową lub podmioty zawierające transakcje z nabywcami z innego kraju UE nie wystawiają faktur uproszczonych.

 

Paragon z NIP jako faktura uproszczona

Od stycznia 2020 roku sprzedawca ma możliwość wystawienia faktury do paragonu wyłącznie w sytuacji, gdy:

  • na paragonie został zamieszczony NIP nabywcy – w przypadku gdy nabywcą jest firma;

  • na paragonie nie został zamieszczony NIP nabywcy – w przypadku gdy nabywcą jest konsument (osoba prywatna, nieprowadząca działalności).

Wystawienie faktury do paragonu bez zachowania powyższych zasad będzie skutkowało nałożeniem sankcji na obie strony transakcji. Po stronie sprzedawcy powstanie dodatkowe zobowiązanie podatkowe wynoszące 100% podatku VAT, który został wykazany na fakturze do paragonu. W konsekwencji sprzedawca będzie zmuszony do odprowadzenia podwójnej kwoty podatku VAT należnego. Natomiast gdy fakturą taką posłuży się nabywca, również i on zostanie ukarany sankcją 100%, w konsekwencji na gruncie podatku VAT transakcja będzie dla niego neutralna. 

Więcej informacji o obowiązku zamieszczania NIP na paragonie znajduje się w artykule: NIP nabywcy na paragonie a faktura do paragonu – warto wiedzieć!

Przykład 1.

Pani Danuta prowadzi sklep spożywczy. Każda sprzedaż dokumentowana jest paragonem fiskalnym, a na żądanie klienta wystawiana jest faktura VAT. Czy w sytuacji gdy nabywca zażądał, aby na paragonie został zamieszczony NIP jego firmy, a transakcja opiewa na kwotę 400 zł brutto, pani Danuta może potraktować tak wystawiony paragon jak fakturę uproszczoną?

Tak, w związku z tym, że rodzaj sprzedaży nie został wymieniony w katalogu transakcji wykluczających wystawianie faktury uproszczonej, wartość transakcji nie przekroczyła 450 zł, a paragon zawiera wszystkie niezbędne dane, w tym NIP nabywcy, może zostać potraktowany jak faktura uproszczona.

Przykład 2.

Pan Łukasz prowadzi biuro projektowe. Wystawił klientowi paragon, który zawierał NIP nabywcy. Wartość sprzedanych usług to kwota 1000 zł. Czy wystawiony paragon może zostać potraktowany przez sprzedawcę jako faktura uproszczona?

Nie – pomimo że sprzedaż nie została wymieniona w katalogu wykluczającym wystawienie faktury do paragonu, wartość transakcji przekroczyła limit 450 zł, tak więc nabywca powinien zwrócić się do pana Łukasza z prośbą o wystawienie faktury do paragonu.

Kto jest nabywcą? Jaki dokument sprzedaży? Jaki skutek?
Przedsiębiorca Paragon z NIP powyżej 450 zł / 100 euro Może zażądać wystawienia faktury do paragonu
Przedsiębiorca Faktura uproszczona (paragon z NIP do 450 zł / 100 euro) Dokument jest podstawą ujęcia wydatku w kosztach i odliczenia VAT
Konsument Paragon (bez NIP) Może zażądać wystawienia imiennej faktury do paragonu

Faktura uproszczona a JPK V7

W związku z tym, że paragon z NIP, który dotyczy transakcji o wartości nieprzekraczającej 450 zł lub 100 euro, może zostać traktowany jak faktura uproszczona, nie należy wystawiać na jego podstawie faktur do paragonu. Potwierdzeniem takiego postępowania jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 marca 2020 roku, 0114-KDIP1-3.4012.61.2020.1.ISK, w której czytamy, że „paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W przypadku takich paragonów należy je traktować jak zwykłą fakturę.

Mając na uwadze powyższe oraz wątpliwości Wnioskodawcy, wskazać należy, że skoro Wnioskodawca dokumentuje sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro) paragonem fiskalnym zawierającym NIP klienta (nabywcy) oraz pozostałe dane wymagane ustawą, to nie powinien z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu (faktury standardowej)”.

Jeżeli zatem paragon fiskalny może zostać uznany za fakturę uproszczoną, do której nie wystawia się standardowej faktury, pojawiły się wśród przedsiębiorców wątpliwości, w jaki sposób sprzedaż taka powinna być wykazywana w rozbudowanej strukturze jednolitego pliku kontrolnego, jakim jest nowy JPK V7.

Zgodnie z § 10 ust. 7 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych w deklaracjach podatkowych i ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług, w części ewidencyjnej JPK V7 przedsiębiorcy mają obowiązek wykazywać sprzedaż udokumentowaną fakturami uproszczonymi, czyli wystawionymi zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. 

Obowiązek ujmowania faktur uproszczonych jako osobnych pozycji w JPK weszło w życie 1 października, odkąd obowiązuje nowa struktura JPK V7.

Co więcej, Minister Finansów, wychodząc naprzeciw podatnikom, wprowadził przepisy przejściowe, zgodnie z którymi paragony z NIP nabywców uznawane za faktury uproszczone nie muszą być wykazywane jako osobne pozycje w JPK V7 do 31 grudnia 2020 roku. Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia:

„[...] zmiana związana jest ze stwierdzonymi problemami, jakie mogą pojawić się przy wypełnianiu wymogów zawartych w § 10 ust. 1 pkt 2 i pkt 7 lit. b, ust. 2 pkt 1 oraz ust. 3 i 4 rozporządzenia przez podatników stosujących kasy rejestrujące. Zmiana ta ma na celu uproszczenia obowiązków administracyjnych dla podatników w obecnie powstałym trudnym okresie, tj.: rozprzestrzenianiem się zakażeń koronawirusem i utrudnieniami w prowadzeniu działalności gospodarczej przez podatników”.

Oznacza to, że paragony fiskalne traktowane jak faktury uproszczone nie będą mogły być księgowane zbiorczo, jednym wpisem, razem ze zwykłymi paragonami fiskalnymi w formie okresowego raportu z kasy fiskalnej dopiero od 1 stycznia 2021 roku. 

Obowiązek ujmowania w JPK V7 paragonów z NIP, które uznawane są za faktury uproszczone, jako osobne pozycje w części ewidencyjnej wystąpi dopiero od 1 stycznia 2021 roku.

Przykład 3.

Pani Natalia wystawiła 1 października 2020 roku paragon z NIP nabywcy na kwotę 200 zł. W jaki sposób powinna wykazać na gruncie podatku VAT sprzedaż w nowym JPK V7, jeżeli paragon traktowany jest jak faktura uproszczona?

W takiej sytuacji pani Natalia może wykazać sprzedaż w rejestrze sprzedaży VAT na podstawie dobowego lub miesięcznego raportu okresowego z kasy fiskalnej. Jeżeli natomiast paragon ten zostałby wystawiony po 31 grudnia 2020 roku, pani Natalia musiałaby pomniejszyć o jego wartość łączny raport z kasy fiskalnej a następnie ująć fakturę uproszczoną jako osobny wpis w rejestrze sprzedaży VAT oraz w części ewidencyjnej JPK V7.

Podsumowując, podatnik nie zawsze musi wystawiać standardową fakturę uwzględniającą wszystkie dane nabywcy, sprzedanych usług czy towarów. Istnieją przypadki, w których możliwe jest wystawienie faktury uproszczonej, a nawet uznanie za taki dokument paragonu fiskalnego. Jest to duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy świadczą drobne usługi lub sprzedają niskocenne produkty, ponieważ skraca to czas, który muszą przeznaczyć na dopełnianie formalności księgowych. Warto jednak śledzić na bieżąco zmieniające się przepisy, aby w prawidłowy sposób wykazywać w ewidencjach faktury uproszczone, w tym paragony fiskalne zawierające NIP nabywcy. Wprowadzenie struktury JPK V7 spowoduje, że przedsiębiorcy będą uważniej wybierać systemy księgowe umożliwiające wystawianie faktur. Dzięki systemowi do fakturowania, który zapewni bezpieczeństwo rozliczeń, podatnik będzie mógł w pełni korzystać z dostępnych uproszczeń w dokumentowaniu sprzedaży, ponieważ dobry system księgowy wykaże transakcje w odpowiedni sposób we wszystkich ewidencjach.