Swoboda działalności gospodarczej oznacza m.in. dowolność wyboru branży, którą chciałby zajmować się przedsiębiorca. Dotyczy to także tak szerokiej kwestii, jak działalność szkoleniowa. Jakie warunki należy spełnić, aby można było legalnie uczyć inne osoby?
Czym jest działalność szkoleniowa?
Firmy szkoleniowe zajmują się edukacją osób dorosłych, które aktualnie pracują lub poszukują zatrudnienia. Ich działalność skupia się na oferowaniu tzw. pozaszkolnego uzupełniania i poszerzania wiedzy z różnych dziedzin życia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami działalność szkoleniową mogą prowadzić osoby fizyczne, osoby prawne, spółki cywilne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (tzw. ułomne osoby prawne). Szkoleniami mogą zatem zajmować się podmioty wpisane zarówno do CEIDG, jak i do KRS. W przypadku osób, które wykonują działalność nierejestrowaną, organizowanie i prowadzenie szkoleń jest niedopuszczalne.
Sama chęć prowadzenia szkoleń jest niewystarczająca, aby można było legalnie podjąć taką działalność. W pierwszej kolejności trzeba zadbać o właściwe PKD wpisane do CEIDG lub KRS danego przedsiębiorcy. Działalność szkoleniowa jest zaliczana do pozostałej działalności szkoleniowej, dla której obowiązuje kod 85.59.B. Organ zajmujący się rejestracją nowych firm szkoleniowych bada tę kwestię dosyć wnikliwe, a więc już na samym początku należy zadbać o to, aby powyższy kod PKD był widoczny np. w umowie prowadzonej spółki lub w CEIDG. Jeśli dany przedsiębiorca nie ma właściwego kodu przypisanego do swojej działalności, konieczna będzie aktualizacja tych informacji. Pamiętajmy jednak, że w przypadku zmian umowy spółki i danych w KRS zmiana PKD będzie wiązała się z opłatami sądowymi. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG nie muszą obawiać się takich kosztów, ponieważ zmiany w tym rejestrze są co do zasady darmowe i można je wprowadzić w zasadzie od ręki.
Kolejną ważną informacją jest forma rozliczania podatkowego przez firmy szkoleniowe. Przedsiębiorca ma w tym zakresie aż 3 możliwości opodatkowania:
- na zasadach ogólnych (skala podatkowa),
- podatek liniowy,
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Wniosek o działalność szkoleniową
Rozpoczęcie działalności szkoleniowej będzie możliwe, gdy zainteresowany uzyska wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych. W tym celu trzeba złożyć wniosek o wpis do RIS – osobiście, listownie lub w formie elektronicznej. W tym ostatnim przypadku wymagane jest jednak posiadanie aktywnego profilu zaufanego albo certyfikowanego podpisu elektronicznego. Aby skorzystać z elektronicznej formy złożenia omawianego wniosku, należy wejść na stronę Systemu Teleinformatycznej Obsługi Rejestrów PSZ (STOR): https://stor.praca.gov.pl/portal/#/ris
Katalog podmiotów mogących ubiegać się o wpis do RIS jest dosyć szeroki. Obejmuje on:
- osoby fizyczne;
- szkoły ponadgimnazjalne;
- szkoły wyższe lub kolegia;
- placówki kształcenia ustawicznego lub placówki kształcenia praktycznego;
- ośrodki dokształcania i doskonalenia zawodowego;
- placówki naukowe, naukowo-badawcze, ośrodki badawczo-rozwojowe;
- zakłady pracy;
- stowarzyszenia, fundacje, osoby prawne (w tym Zakład Doskonalenia Zawodowego);
- inne formy organizacyjne, np. spółki cywilne.
Wniosek składa się na urzędowym formularzu RIS-WNI – umożliwia on nie tylko wpisanie do rejestru całkowicie nowego podmiotu szkoleniowego, ale także dokonanie korekty lub aktualizacji danych przedsiębiorcy, który ma uprawnienia szkoleniowe. Wniosek o rozpoczęcie działalności szkoleniowej jest odpłatny i musi być skierowany do wojewódzkiego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę danego przedsiębiorcy. W treści takiego pisma podaje się m.in.:
- dane głównej siedziby i oddziałów przedsiębiorcy ubiegającego się o wpis do RIS;
- dane dotyczące planowanych szkoleń, w tym orientacyjną cenę i liczbę godzin szkolenia z konkretnego zakresu;
- informacje na temat posiadanego wyposażenia i lokalizacji planowanych szkoleń;
- informacje o kadrze dydaktycznej i metodach oceny jakości prowadzonych szkoleń;
- dane dotyczące nieodpłatnej pomocy udzielonej uczestnikom i absolwentom szkolenia lub przygotowania zawodowego dorosłych, polegającej na informowaniu o sytuacji na rynku pracy i zapotrzebowaniu na kwalifikacje.
Do wniosku należy dołączyć dokument określający formę organizacyjno-prawną przedsiębiorcy ubiegającego się o zezwolenie na organizowanie i prowadzenie szkoleń. Mogą to być umowy spółek, akty założycielskie, kopie zaświadczenia o wpisie do CEIDG lub KRS, decyzja ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego o uprawnieniu do prowadzenia studiów wyższych na określonym kierunku albo poziomie kształcenia. Jeśli wnioskodawca ma ważne akredytacje lub certyfikaty jakości w zakresie prowadzonych już usług szkoleniowych, to takie dokumenty również warto załączyć do wniosku. W przypadku gdy załączane dokumenty sporządzone zostały w języku obcym, konieczne będzie dołączenie ich tłumaczenia przysięgłego.
Procedura badania wniosku o rozpoczęcie działalności szkoleniowej
Złożony wniosek RIS-WNI podlega dokładnemu badaniu ze strony wojewódzkiego urzędu pracy. W przypadku gdy okaże się, że zawiera on braki lub niewłaściwe informacje, wnioskodawca zostanie wezwany do ich uzupełnienia lub poprawienia. Z reguły urzędnicy decydują się w takich przypadkach na kontakt mailowy lub telefoniczny z przedsiębiorcą, mogą oczywiście wysłać do niego także stosowne wezwanie na piśmie. Jeśli braki nie zostaną uzupełnione w zakreślonym terminie, wniosek nie zostanie przyjęty do rozpatrzenia, choć oczywiście będzie go można złożyć ponownie w późniejszym terminie.
W przypadku gdy urząd nie stwierdzi żadnych nieprawidłowości, dokona wnioskowanego wpisu w RIS. Jednocześnie przedsiębiorca otrzyma stosowne potwierdzenie w formie pisemnej lub elektronicznej, w zależności od tego, w jaki sposób składał swój wniosek. W przypadku wydania decyzji odmownej zawsze istnieje możliwość wniesienia odwołania – zgodnie z terminem i zasadami wskazanymi w pouczeniu danej decyzji.
Dodatkowe obowiązki przy prowadzeniu działalności szkoleniowej
Przedsiębiorcy zainteresowani prowadzeniem szkoleń bardzo często pytają o to, czy muszą mieć szczególne uprawnienia do nauczania innych osób. Wyjaśnijmy, że choć działalność szkoleniowa jest pewną formą edukacji, to jednak nie można jej porównywać do szkolnictwa realizowanego przez publiczne i prywatne placówki oświatowe (przedszkola, szkoły podstawowe i szkoły średnie). W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy interesują się szkoleniami, co do zasady nie muszą mieć żadnych dodatkowych uprawnień. Stąd też cała procedura wpisu do RIS jest dosyć prosta i nie zajmuje dużo czasu. Oczywiście również w tym zakresie mogą znaleźć się pewne wyjątki, takie jak chociażby szkolenia z zakresu BHP lub szkolenia kierowców, co do których należy mieć stosowne uprawnienia.
Prowadzenie szkoleń jest zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, chyba że dotyczy:
- usług w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych (PKWiU 85.51.10.0),
- usługi szkół i instruktorów tańca (PKWiU 85.52.11.0),
- usług szkół nauki jazdy (PKWiU 85.53.11).
W trzech powyższych przypadkach przedsiębiorca zajmujący się szkoleniami ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej.
Kolejną ważną informacją jest to, że przedsiębiorca rozpoczynający szkolenia musi poinformować o tym ZUS w ciągu 7 dni od założenia firmy szkoleniowej, a więc de facto od dnia wydania ostatecznej decyzji o wpisie jego firmy do rejestru RIS. Dokonuje się tego poprzez złożenie dwóch formularzy:
- ZUS ZUA – jeżeli ma podlegać pełnemu ubezpieczeniu,
- ZUS ZZA – jeżeli ma podlegać jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Szkolenia mogą być prowadzone przez przedsiębiorcę samodzielnie, jak również przez zatrudnionych przez niego pracowników.
Podsumowując, wniosek o rozpoczęcie działalności szkoleniowej jest niezbędny do tego, aby przedsiębiorca mógł prowadzić tego rodzaju działalność. Procedura rejestracyjna jest dosyć prosta i nie wymaga ponoszenia dodatkowych kosztów. Konieczne jest jednak posiadanie kodu PKD 85.59.B, który musi być umieszczony w rejestrze CEIDG albo KRS danego przedsiębiorcy. Wniosek o rozpoczęcie działalności szkoleniowej może dotyczyć w zasadzie każdego rodzaju szkolenia, przy czym istnieje kilka szkoleń, co do których wymagane jest posiadanie dodatkowych uprawnień.
