Workation to sytuacja, w której pracownik wyjeżdża na dłuższy pobyt – przeważnie za granicę – i łączy go z wykonywaniem obowiązków służbowych. Nie jest to dla niego czas urlopu, lecz okres świadczenia pracy na odległość. W tym kontekście kluczowym zagadnieniem staje się kwestia: workation a podatki pracownika i pracodawcy, która determinuje zasady rozliczania PIT oraz obowiązki płatnika.
Workation a podatki pracownika i pracodawcy – kwestia rezydencji podatkowej
Na wstępie wskażmy, że zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy PIT osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).
Natomiast zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy PIT za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:
- posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
- przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Ww. przepis wskazuje na dwa warunki, od spełnienia których uzależnia się kwalifikację danej osoby jako mającej miejsce zamieszkania w Polsce. Powyższe przesłanki są rozdzielone spójnikiem "lub", co jest równoznaczne z tym, że wystarczy spełnienie którejkolwiek z nich, aby uznać, że osoba posiada miejsce zamieszkania w Polsce, a więc – podlega w kraju nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli opodatkowaniu od wszystkich osiąganych dochodów.
Jako pierwszy warunek pozwalający na uznanie osoby za mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przepis wskazuje posiadanie centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych).
Przez "centrum interesów osobistych" należy rozumieć wszelkie powiązania rodzinne, tzn. ognisko domowe, aktywność społeczną, polityczną, kulturalną, obywatelską, przynależność do organizacji/klubów, uprawiane hobby itp. Z kolei "centrum interesów gospodarczych" to przede wszystkim miejsce prowadzenia działalności zarobkowej, źródła dochodów, posiadane inwestycje, majątek nieruchomy i ruchomy, polisy ubezpieczeniowe, zaciągnięte kredyty, konta bankowe itd.
Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się również osobę fizyczną, która przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Warunek ten stanowi samodzielną podstawę do uznawania określonej kategorii osób za rezydentów, niezależną od omówionego powyżej posiadania na terytorium Polski centrum interesów życiowych.
Należy zaznaczyć, że zgodnie z art. 4a ustawy PIT ww. przepisy stosuje się z uwzględnieniem postanowień właściwej umowy międzynarodowej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, której stroną jest Polska.
Jako przykład odnieśmy się do treści art. 4 ust. 2 lit. a polsko-tajskiej umowy międzynarodowej, gdzie czytamy, że jeżeli osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania w obu Umawiających się Państwach, to taką osobę uważa się za mającą miejsce zamieszkania w tym Umawiającym się Państwie, w którym ma ona stałe miejsce zamieszkania; jeżeli ma ona stałe miejsce zamieszkania w obu Umawiających się Państwach, to uważa się ją za mającą miejsce zamieszkania w tym Umawiającym się Państwie, z którym ma ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze (ośrodek interesów życiowych).
Jak zatem widać, w razie konfliktu rezydencji o jej rozstrzygnięciu decydują w pierwszej kolejności stałe miejsce zamieszkania i ośrodek interesów życiowych, a nie sama liczba dni spędzonych w danym kraju. Kryteria te określają miejsce zamieszkania dla celów podatkowych niezależnie od długości pobytu w danym kraju.
Przykład 1.
Pan Paweł jest zatrudniony na umowę o pracę. Jego pracodawca zgodził się, aby na 5 miesięcy wyjechał do Tajlandii, skąd nadal wykonywał pracę w formie zdalnej. Pan Paweł zostawił w Polsce żonę oraz dzieci. W Polsce posiadał cały czas ośrodek interesów gospodarczych. Pracodawca Pana Pawła ma siedzibę w Polsce i nie posiada w Tajlandii zakładu ani stałej placówki.
Jakie skutki podatkowe rodzi taki przypadek workation?
Pomimo kilkumiesięcznego pobytu w Tajlandii ośrodek interesów życiowych Pana Pawła cały czas pozostawał w Polsce. Sam pobyt w Tajlandii nie spowodował, że zmieniła się rezydencja podatkowa Pana Pawła. To oznacza, że przychód ze stosunku pracy cały czas podlega opodatkowaniu w kraju rezydencji, czyli w Polsce.
Ryczałt z tytułu pracy zdalnej a podatek PIT
W związku z pracą zdalną pracownik może otrzymywać ryczałt, którego celem jest zwrócenie mu wydatków związanych ze świadczeniem tego typu pracy. Ryczałt zastępuje obowiązek pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu. Podstawy do wypłaty ryczałtu szukać należy w regulacjach Kodeksu pracy.
Stosownie do art. 67(18) k.p. praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Natomiast w myśl art. 67(24) par. 1 k.p. pracodawca jest obowiązany:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2, bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu,
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
Co do zasady to pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Wynika to z ogólnej zasady, że ryzyko i koszty organizacji pracy obciążają pracodawcę, a nie pracownika.
Na mocy art. 67(24) par. 2 k.p. strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. Jak wynika z treści art. 67(24) par. 3 k.p. w przypadku, o którym mowa w § 2, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej czy internetu, albo wypłaty wspomnianego powyżej ekwiwalentu pieniężnego może zostać również zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu.
Stosownie do art. 67(24) par. 4 k.p. obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa powyżej, albo wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w § 3, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Natomiast w myśl art. 67(24) § 5 k.p. przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
W kontekście obowiązków podatkowych należy zwrócić uwagę na treść art. 67(25) Kodeksu pracy. W przepisie tym ustawodawca określił, że zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jak można przeczytać w interpretacji Dyrektora KIS z dnia 21.07.2023 r., nr 0115-KDIT3.4011.417.2023.1.PS:
„ Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany Państwa pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, nie będzie stanowił dla nich przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (przychód ze stosunku pracy), a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie będą ciążyły obowiązki płatnika z tego tytułu.”
Podsumowując, zagraniczny wyjazd pracownika w ramach workation nie musi wiązać się ze zmianą obowiązków podatkowych, które spoczywają na pracodawcy i na pracowniku. Jeżeli bowiem taki zagraniczny wyjazd nie wiąże się ze zmianą rezydencji podatkowej, to pracownik nadal rozlicza w Polsce całość swoich dochodów. Przy pobycie przekraczającym 183 dni w roku podatkowym należy jednak dodatkowo sprawdzić, czy państwo, w którym praca jest wykonywana, nie uzyskuje prawa do opodatkowania wynagrodzenia na podstawie właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania – od tego zależy, czy polski pracodawca ma pobierać zaliczki na podatek.
