Osoba fizyczna będąca podatnikiem w razie potrzeby może dokonać zgłoszenia bądź aktualizacji danych dotyczących adresu zamieszkania, numeru rachunku bankowego czy też danych kontaktowych w urzędzie skarbowym. Zgłoszenia lub aktualizacji wyżej wymienionych danych dokonuje się na formularzu ZAP-3. Kto może skorzystać z tego druku? W jaki sposób prawidłowo go wypełnić i w jakiej formie złożyć do urzędu skarbowego? Wyjaśniamy w artykule.
W jakim celu składany jest ZAP-3?
Formularz ZAP-3 służy do zgłoszenia:
- aktualnego adresu zamieszkania (w części B.2.);
- danych kontaktowych, takich jak e-mail lub telefon (w części B.3.);
- informacji dotyczących rachunku osobistego – do zwrotu podatku lub nadpłaty (w części B.4.).
Najczęściej druk ZAP-3 podatnicy składają w celu zgłoszenia lub zmiany numeru rachunku bankowego, na który ma być dokonywany zwrot podatku lub nadpłaty, w razie jej powstania na podstawie złożonego zeznania rocznego (np. PIT-37 w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). ZAP-3 to osobno składany formularz, który nie funkcjonuje jako załącznik do deklaracji rocznej.
Kto może zgłosić dane za pomocą ZAP-3?
Zgłoszenia danych za pomocą druku ZAP-3 może dokonać osoba fizyczna, która spełnia łącznie następujące warunki:
- posiada numer PESEL,
- nie prowadzi działalności gospodarczej,
- nie jest zarejestrowana na potrzeby podatku od towarów i usług (VAT),
- nie jest płatnikiem podatków,
- nie jest płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Z formularza ZAP-3 korzysta również osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrowaną, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, jeżeli nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT i nie prowadzi ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Jak wypełnić ZAP-3 krok po kroku
Formularz ZAP-3 został wprowadzony rozporządzeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających, w którym zawarty jest jako załącznik nr 3. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje wersja 7 formularza – ZAP-3(7).
Podczas wypełniania formularza ZAP-3, w pierwszej kolejności należy podać identyfikator podatkowy (PESEL) w pozycji 1.
W części A. należy wskazać miejsce złożenia zgłoszenia, czyli naczelnika urzędu skarbowego, do którego kierowane jest zgłoszenie. Podatnik będący osobą fizyczną składa zgłoszenie do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania.
Część B formularza służy do zgłoszenia aktualnych danych potrzebnych do rozliczeń z urzędem skarbowym.
W części B.1. podaje się dane identyfikacyjne składającego – nazwisko (poz. 5) i pierwsze imię (poz. 6). Pozycje 7–9 wypełnia się tylko przy pierwszym zgłoszeniu ZAP-3. Pozycje 7 i 8 (imię ojca i imię matki) dotyczą osób, które przed uzyskaniem numeru PESEL miały status podatnika, a pozycja 9 – osób, które przed uzyskaniem numeru PESEL miały nadany identyfikator podatkowy NIP.
W części B.2. w pozycji 10-18 należy podać aktualny adres miejsca zamieszkania.
W części B.3. wskazuje się dane kontaktowe: telefon, faks i/lub adres e-mail. Podanie tych informacji nie jest obowiązkowe.
Część B.3.1. należy wypełnić wyłącznie, gdy adres do doręczeń zgłaszającego jest inny niż adres miejsca zamieszkania (wskazany w części B.2.).
Część B.3.2. wypełnia się wyłącznie wtedy, gdy zgłaszający chce podać adres skrytki pocztowej. Podanie tych informacji nie jest obowiązkowe.
W części B.4. podaje się aktualne informacje dotyczące rachunku osobistego podatnika, który będzie służył do zwrotu podatku lub jego nadpłaty. Może to być jedynie rachunek, którego podatnik jest posiadaczem lub współposiadaczem. Pozycje 48 i 49 wypełnia się tylko wtedy, gdy zgłaszany jest rachunek zagraniczny.
Wskazanie rachunku nie jest obowiązkowe. Jeżeli podatnik nie wskaże rachunku osobistego, zwrot otrzyma przekazem pocztowym – pomniejszonym o koszty tego przekazu – chyba że zażąda zwrotu w kasie urzędu skarbowego. Zaznaczając pozycję 52, można zrezygnować z podanego wcześniej rachunku osobistego, np. w przypadku jego likwidacji.
W części C, w pozycji 58, składa się podpis składającego formularz ZAP-3 albo osoby, która go reprezentuje, np. opiekuna prawnego, kuratora lub pełnomocnika. W przypadku osoby reprezentującej wypełnia się pozycje 53–56. W pozycji 57 podaje się datę wypełnienia zgłoszenia.
Część D wypełnia w całości urząd skarbowy, więc podatnik pozostawia ją pustą.
Jak złożyć ZAP-3?
Wypełniony druk ZAP-3 należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Można to zrobić osobiście, pocztą tradycyjną lub elektronicznie. Najprościej złożyć ZAP-3 w e-Urzędzie Skarbowym – po zalogowaniu się do serwisu. Formularz elektroniczny wysyłany w inny sposób trzeba opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Formularz ZAP-3 można złożyć w dowolnym momencie – przepisy nie wyznaczają terminu jego złożenia. Jeżeli zwrot podatku ma trafić na nowy rachunek, ZAP-3 najlepiej złożyć przed złożeniem zeznania rocznego.
Polecamy:
