Poradnik Przedsiębiorcy

ZAP-3 czyli jak zgłosić i aktualizować dane podatnika?

Osoba fizyczna będąca podatnikiem w razie potrzeby może dokonać zgłoszenia bądź aktualizacji danych dotyczących adresu zamieszkania, numeru rachunku bankowego czy też danych kontaktowych w urzędzie skarbowym. Zgłoszenia lub aktualizacji wyżej wymienionych danych dokonuje się na formularzu ZAP-3. Kto może skorzystać z tego druku? W jaki sposób prawidłowo go wypełnić i w jakiej formie złożyć do urzędu skarbowego? Wyjaśniamy w artykule.

W jakim celu składany jest ZAP-3?

Formularz ZAP-3 służy do zgłoszenia:

  • aktualnego adresu zamieszkania (w części B.2.);

  • danych kontaktowych, takich jak e-mail lub telefon (w części B.3.);

  • informacji dotyczących rachunku osobistego – do zwrotu podatku lub nadpłaty (w części B.4.).

Najczęściej druk ZAP-3 podatnicy składają w celu zgłoszenia lub zmiany numeru rachunku bankowego, na który ma być dokonywany zwrot podatku lub nadpłaty, w razie jej powstania na podstawie złożonego zeznania rocznego (PIT-37 w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). ZAP-3 to osobno składany formularz, który nie funkcjonuje jako załącznik do deklaracji rocznej.Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zgłoszenia lub aktualizacji danych takich jak adres zamieszkania, numer rachunku bankowego czy danych kontaktowych za pomocą formularza CEIDG-1. Nie dotyczy jej druk ZAP-3.

Kto może zgłosić dane za pomocą ZAP-3?

Zgłoszenia danych za pomocą druku ZAP-3 może dokonać osoba fizyczna, spełniająca łącznie wymogi:

  • posiada numer PESEL,

  • nie prowadzi działalności gospodarczej,

  • nie jest zarejestrowana na potrzeby podatku od towarów i usług (VAT),

  • nie jest płatnikiem podatków,

  • nie jest płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Jak wypełnić ZAP-3 krok po kroku

Formularz ZAP-3 został wprowadzony rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 listopada 2014 roku w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających, w którym zawarty jest jako załącznik nr 3. Obecnie obowiązuje w wersji 5.

Podczas wypełnienia formularza ZAP-3, w pierwszej kolejności należy podać identyfikator podatkowy (PESEL) w pozycji 1.

Zap-3 - identyfikator podatkowy

W części A. należy wskazać miejsce złożenia zgłoszenia, czyli naczelnika urzędu skarbowego, do którego kierowane jest zgłoszenie. Podatnik będący osobą fizyczną składa zgłoszenie do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania.

Zap-3 - naczelnik urzędu skarbowego

Część B formularza służy do zgłoszenia aktualnych danych potrzebnych do rozliczeń z urzędem skarbowym.

W części B.1. wprowadza się dane identyfikacyjne składającego formularz, przy czym pozycję 7-9 należy wypełnić tylko podczas pierwszego składania w urzędzie ZAP-3. Pozycja 9 dotyczy wyłącznie osób, które przed uzyskaniem numeru PESEL posiadały identyfikator podatkowy NIP.

W części B.2. w pozycji 10-18 należy podać aktualny adres miejsca zamieszkania.

Zap-3 - adres

W części B.3. wskazuje się dane kontaktowe: telefon, fax i/lub adres e-mail. Podanie tych informacji nie jest obowiązkowe, bowiem wskazanie ich niżej w pozycji B.3.1. aktualizuje ich stan.

Część B.3.1. służy do wskazania adresu elektronicznego (e-mail), który ma mieć zastosowanie w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym przez organy podległe Ministrowi Finansów oraz nadzorowane przez niego. W tym miejscu można również zrezygnować z adresu e-mail.

Część B.3.2. należy wypełnić wyłącznie, gdy adres do korespondencji zgłaszającego jest inny niż adres miejsca zamieszkania (wskazany w części B.2.).

Zap-3 - dane kontaktowe

W części B.4. podaje się aktualne informacje dotyczące rachunku osobistego podatnika, który będzie służył do zwrotu podatku lub jego nadpłaty. Może to być jedynie rachunek, którego podatnik jest właścicielem lub współwłaścicielem. Pozycję 34 i 35 należy wypełnić tylko wtedy, gdy zgłaszany jest rachunek zagraniczny.

Wskazanie rachunku nie jest obowiązkowe. Jeżeli podatnik nie wskaże urzędowi własnego rachunku bankowego, na który ma być dokonywany zwrot podatku lub nadpłata, to otrzyma go przekazem pocztowym w gotówce. Zaznaczając pozycję 38 można zrezygnować z podanego wcześniej rachunku osobistego, co dokonuje się np. w przypadku likwidacji zgłoszonego rachunku osobistego.

Zap-3 - numer rachunku bankowego

W części C, w pozycji 44, należy złożyć podpis składającego formularz ZAP-3 lub podpis osoby reprezentującej składającego, którą może być opiekun prawny, kurator, bądź pełnomocnik. W przypadku osoby reprezentującej należy wypełnić pozycje 39-42. W pozycji 43 należy wpisać datę wypełnienia zgłoszenia.

Zap-3 - część C formularza

Część D wypełnia w całości urząd skarbowy, więc podatnik pozostawia ją pustą.

Zap-3 - adnotacje urzędu skarbowego

Jak złożyć ZAP-3?

Wypełniony druk ZAP-3 należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Można to zrobić osobiście, pocztą tradycyjną lub elektronicznie, lecz elektroniczne dostarczenie tego formularza jest możliwe wyłącznie, gdy podatnik posiada własny podpis elektroniczny.

Formularz ZAP-3 składa się w dowolnym czasie, gdyż nie ma przewidzianego terminu jego złożenia ze względu na specyfikę danych, które są zgłaszane lub aktualizowane za pomocą tego formularza.